就全部应用文而言，其特点一是实用性，二是惯用格式。为了更具体地说明应用文的这两个特点，将其具体化为以下几点予以介绍。

1.文体的实用性

实用性是指应用文体无论是在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用价值。“实用”是应用文的一个最基本的特点。任何一篇应用文，不仅要摆出问题，而且要提出解决问题的具体意见、办法。应用文书就是为了解决实际问题而写的。应用文的主要工具是文字，只有文字的成熟或成熟的文字，才使应用文的产生有了不可缺少的客观条件。从历史上看，应用文的载体是竹简、缣帛、钟鼎和纸张。欧阳修在《与陈员外书》中云：“古之书具，唯有铅刀、竹木。而削札为刺，止于达名姓；寓书于简，止于舒心意，为问好。”我们的先辈无论大事小事，必先“率民以事神，先鬼而后礼”，从而形成了以神、鬼、上天、祖先为精神依托的神权政治统治模式，而掌握刀笔并把神事活动的情况记录下来，便也成了我们最早的应用文，这些刻在龟甲和兽骨上的应用文，从一开始就体现出其异乎显著的实用性。

毛主席在《反对党八股》一文中指出：“任何机关作决定、发指示，任何同志写文章要靠有用。”“直接实用性”是应用文区别于其他文章的根本属性。与其他文章相比，理论文章重在析理，给人以知识；文学作品重在给人以审美愉悦，以陶冶读者性情为主；而应用文则不同，它重在为人们处理公私事务服务，作为临民治事的工具，它的功能是通过直接的实用价值体现出来的。

应用文体实用性的表现是多方面的。在内容上，应用文应有很强的目的性和针对性，要能反映社会生活实际，切实解决公私事务；在形式上，应用文的结构、格式、语言等要为直接实用性服务，语言要简洁、易懂、规范，讲求准确无误、直观明了；在时效上，应用文要讲求内容的单一性和强烈的时效性，一切从提高工作效率出发，要迅速及时，以免延误时机，影响工作，造成损失。

2.内容的真实性

真实性是指内容真实确凿，实事求是。应用文书是管理工作和传达交流信息的工具，要为解决实际问题、指导实际工作服务，因而它完全排斥虚构和杜撰。文中所写的数据、材料，包括地名、人名、联系方式等，都务必真实准确，不允许艺术加工，不允许夸大其词、添油加醋，更不允许凭空杜撰、无中生有。

应用文写作以“应”付生活，“用”于事务为目的，它必须以事实为依据，不允许虚构、虚拟、合理想象、移花接木、张冠李戴。这一特点与文学作品不同，文学作品也讲求真实，但文学作品的真实更强调艺术的真实，允许艺术的虚构，其“真实”是文学的真实，是相对的，它来源于生活但又高于生活。

应用文内容的真实，是一种完全的真实。要做到完全的真实，至少要做到“三真”。一是选用的材料本身必须是真实的，是符合客观实际和社会生活现实的。二是写作时动用材料的方式是得当的，反映给阅读者即受众的材料必须是真实可靠、准确无误的。三是材料的选用与事实核心或实质是一致的，即材料的取舍与应用文主旨之间的关系是紧密的，材料必须充分地支撑观点。如一份表扬某村是计划生育模范村的文稿，使用的材料是：“该村15年只生育了一个人口。”事实是：该村是贫困村，小伙子无法找到对象，15年只有一位小伙子找到了对象。这段材料是真实的，使用也是真实的，但这段材料只能说明该村的贫困现象，不能说明该村是计划生育模范村。材料的实质与表达主旨之间不能出现悖反。

3.体式的规范性(www.daowen.com)

应用文书体式的规范性，主要表现在两个方面：一是文种的规范，即需要解决什么问题就采用什么文种，文种有一定的规范，不能乱用；二是格式的规范，即每一种文种有大体的格式规范，不能用甲文种的格式规范代替乙文种的格式规范。

写作格式的固定是应用文的显著特点。它的形成，一方面是约定俗成，是历史留传，人们习以为常、共同遵守的，任何人不可随意违反它的固定的格式，否则会不伦不类，达不到应用文的写作目的。当然，随着社会的发展和进步，对一些陈旧的、约束人们精神的，甚至反映封建尊卑压迫关系的繁文缛节的格式，我们要敢于突破，敢于创新。日常应用类应用文的格式主要是约定俗成的。另一方面是法规使成，即国家相关法规对文件的格式进行规范，公文的格式就是法定使成的。

《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”

4.行文目的的特定性

文学作品的对象模糊不清，作者在写作时确立的读者对象是泛泛的，并没特定的读者。而应用文则不同，它的对象是十分明确的，行文者一清二楚。一般的书信类自不必说，就是海报、启事也是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，日常应用文也是明确的，它以某一个事件为其主要内容，发文所希望达到什么样的结果也是明确的。因此，日常应用文写给谁、写些什么、达到怎样的效果，撰写者事先是清楚的。

5.较强的时效性

应用文总是针对工作、学习或生活中所出现的具体事情而写的，往往是在问题已显现或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的，如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党、入团要先写申请书等。强调这种及时性是日常应用文的基本特征。

6.语言的准确性

应用文不是文学作品，语言一般要求朴实、简明、准确。说明清楚而不书面化；表达准确，让人一看就懂，不拖泥带水，条理清晰。一般应用文无须作什么修饰，也要少用形容词或描述性的句子，更不可用比拟或夸张等修辞方法。