任务概述

本任务以会展宣传的主要方式导入，介绍了展会准备工作中的客户服务环节，对参展商应该做好的业务和生活方面的招待服务，以及布展环节涉及的主要客户服务。

任务目标

●了解并掌握会展宣传的主要方式

●熟悉展会准备工作涉及的服务环节

●初步掌握为参展商参展提供的招待服务

●了解在参展商布展环节应提供的相关服务

学习内容

展前阶段的服务工作，决定了参展商的数量和质量，对展览工作的效率有直接影响。

一、会展宣传工作中的客户服务

广告宣传在整个展览过程中扮演着重要角色，是吸引目标观众的主要手段，展前、展中、展后都应有针对性地进行宣传。 专业展览管理公司认为参展厂商需在展览前3个月，要求内部公关部门或外面雇佣的公关公司在专业杂志上刊登至少一篇以上的特别报道，然后将该篇报道的复印本寄给目前及潜在客户群，并加附信件一封来提醒顾客该项产品将于会中展出。 此外，广告的时间间隔要事先安排好，连续刊登能加深客户的印象。

宣传是一种单向的信息传递，即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播得很广泛，作用举足轻重。 广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。 展会前应根据参展产品的特点进行宣传工作，不仅能为当期展会吸纳更多更好的观众来造势，而且能保证会前营销阶段中心目的的实现。

一般在展览会开幕前的3～4个月就应该有计划地进行广告宣传。 会展的前1个星期，对目标市场进行突击性的广告攻势。 展中和展后阶段也应该适量地进行宣传，促进专业观众和参展商沟通，宣传展会的品牌效果。 宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。

（一）媒体广告

选择何种媒体广告要以该媒体的读者、观众、听众是否为参展企业的目标观众作为标准，一般分为专业媒体和大众媒体两种。 专业媒体，如报纸、杂志、网站等；大众媒体，如电视、电台、主导性报纸等。

应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业设计制作不同的软广告和硬广告；还可以通过新闻发布会等形式组织新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。

（二）户外广告

户外广告视觉冲击力强，容易营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。 用户外广告进行宣传应注意以下两点：

1.场所

利用人流量较大的公共场所，如机场、车站、码头、商业街道和广场等地点。

2.形式

包括海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式。

二、会展准备工作中的客户服务

（一）进行参展商数据研究

一般来说，潜在的客户具备以下三个条件：有需要参展的商品，能够支付参展的费用，愿意接受展览推销人员的拜访。

1.追踪客户的需求并不断满足

只有不断满足客户的需求，才能取得他们的长期信任。 不同企业的需求也会存在很大差异，需要会展公司有针对性地去满足。 比如客户曾经经历过的不满和困惑等，尽量解决客户面临的直接困难，提供有价值的建议方案，通过登门拜访、电话拜访，促成客户决定参展。

2.收集可能参展的企业名录

收集企业名录或叫展商目标名录，建立信息库。 收集客户信息是会展客户关系管理的第一步，通过分析会展市场客户信息，识别市场机遇，从而制定相对应的营销策略。 对于一些主要的牵头参展企业，应上门拜访。 尤其注意的是大客户的管理，大客户是指业务频次高、业务需求量大或是与企业建立战略合作关系，以及与产品和服务关联性强、成长性好并有特定要求的客户。 收集完善的客户基础资料，了解大客户的差异及个性，为了保持大客户的忠诚度，它们得到的应该是最新、最实惠的优先服务。 除了展前准备阶段要做好会展客户关系管理，展中和展后也应加以重视。

（二）展前客户邀约

招展书、招商书是会展企业发布展会信息的重要形式。 招展书是发给目标参展商的书面文件，其基本内容是由展会简介、展会组织者、专业设置、专业观众、历史业绩、参展费用、日程安排和有关说明等构成的。 而招商书是邀请客商参展的书面文件，层次较高、规模较大的展览会一般会设计专门的招商书（邀请函），以此邀请客商的参展。 招商书的内容包括展会的介绍、预计可能到达的重要参展商、展会活动以及对客商参展目的调查等内容。 内容完整的邀请函，可以扩大宣传声势，增加展位参观人数，加大企业新产品或服务的发布力度，并促进贸易成交。 据统计，参观者参观那些曾在展前发过邀请函的参展商的单位，比参观其他公司展位的机会大4倍。 参展商目标名录确定后，应对其进行分析研究、筛选和甄别，并发送招展邀请函、征询函、调查表等。 通过买家目标名录分析，有计划地进行登记表和门票的发送。

（三）会展服务手册

在组展过程中，主办单位或展览承办商应该为每家参展商提供一本优质的会展服务手册或会刊，其特点是既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。 首先，应囊括一切可能想到的问题和解决方案。 其次，及时与大会主办方沟通，了解本届展览会服务的新变化。 最后，会展服务手册应该具有查询方面的功能，可读性强。 这样既具完整性又具易查性的会展手册可以节省会展工作人员和参展商的时间，减少摩擦。

会展服务手册主要包括：展览内容方面，包括展览的英文名称、展览举办城市及场馆的名称、展览日期，包括进场、出场日期，参展商简介、研讨会时间表、展位图、新产品发布会、技术交流时间表，参展商或其他相关承办商的姓名、地址、电话、传真；详述摊位租金付款方式（如果需要提供材料和服务的程序），相关规定，叙说展览的内容等。

（四）其他相关服务

除发出邀请函外，还可为客户提供配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺盆景租借、呼叫装置、模特儿现场展示或接待、法律咨询、翻译、运输代理等服务。

三、参展商招待工作中的客户服务

参展商是受会展组织者邀请，通过订立参展协议书（或会展合同），于特定时间在展出场所展示产品或者服务的主体。 主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用，因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的，服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。 要做好参展商的服务工作，可以从业务和生活两方面开展。

（一）业务服务

做好参展商参展抵达工作，并及时向参展商发送参展证、布展证等相关证件以及参展商手册等资料，告知展会议程、展位信息和布展要求等事项。

为首次参展的参展商举办相关讲座，帮助参展商熟悉参展过程。 还可以会议形式介绍展会的具体情况，为参展商提供交流机会。

协助参展商做好展品运输服务工作。

全力寻找对路的专业观众参展，为参展商在当地寻找合作伙伴，并安排双方的洽谈时间和地点。

成立展会保卫部门，工作范围，包括：参展商的人身安全，参展商的商业秘密和隐私安全，展品的存放保管，指挥交易团做好本团的保卫工作等。

（二）生活服务

为解决参展商的后顾之忧，可为其提供一系列生活服务，编制参展手册，内容包括：提供购票、酒店住宿、交通、银行提款、翻译等常规服务。

若条件允许，还可附加快递、照片冲印、与参展相关的行业协会信息、国际贸易新闻支持、法律、警察、休息及洗漱室、医疗站、邮局及媒体服务、运输代理、安排安全人员、失物招领等服务。

组织参展商游览当地的名胜古迹。

四、参展商布展工作中的客户服务

会场布置是筹办会展的主要业务工作，涉及场地、设计、设施、施工、布置等内容。 布置水平的高低对会场和展场的外观效果起关键性作用，是展会的重要因素。 展览组织者可协助参展商的展台设计和搭建，向参展商提供合适的展台设计师，介绍展台搭建承办商，也可由自己统一布展。 有的参展商则选择自己布置展台。 展会组织者应尽量配合客户，满足客户的需求。

（一）布展过程中的客户服务(www.daowen.com)

1.展览组织者布展

（1）提供有关参展企业的资料，包括：经营规模和内容、市场活动和位置、展出面积、展区位置、展台人员数量、展出目标、展出内容、展出重点、形象要求、展台区域分配要求、刀具要求、装修要求、设计要求、设备要求、图表、照片、标志、色彩、预期的观众量、服务要求、设计日程安排、设计预算安排等。

（2）有关产品或展品的资料，包括：性质、内容、种类、形状、重量、尺寸、外观、特征、重要性、有无操作演示、有无技术要求等。

2.参展商自己布展

如若参展商选择自己来布展，应向参展商提供有关展会的资料，包括：展会资料、规模、日期、参观者情况、参展企业数量、其他参展企业的展台情况、场地、设施、技术数据、图纸、规章制度以及定制展架、展具的供应和限制等。

3.相关规定和限制

所有的展览会对展览设计都会有各种管理规定和限制，应及时提供给布展人员，以免失误。 如有关展台的高度限制、开面限制，展脚、展具材料的限制，电器的规定，人流、环境和消防的规定，对异常展品如超高展品的限制，手续的规定等。

4.展会现场的检查

展会现场检查主要涉及展馆现场设备、展馆功能设置、人流物流通道以及展馆配套娱乐、休闲设施的配备等。

（1）检查展馆的落实情况。 查看展馆设施是否安全到位，设备是否按国家标准或展馆要求安装完毕并正常运转。

（2）检查展馆内布局的合理性。 展馆内展台、公共设施以及通道共同构成了展览会的布局，通道容量的大小、人流疏散的程度是保证参展物品和观众人身安全的重要因素，展前对展馆布局进行检查能有效防止人员踩踏、物品拥堵现象的发生。

（3）检查展览馆内各功能厅的布置是否合理、恰当。 如商务中心内的物品是否有助于展商和客商的洽谈，客户服务中心的所在位置是否便于客户前往，贵宾室的设备、用品是否具有相应的档次，卫生间等公共服务设施能否与需求相适应。

（4）检查展馆服务设施能否满足参展商的饮食和娱乐、停车需求。 目前，大型展馆已经注意在配套服务设施中安排一定的餐饮和客房，但这仍然难以满足大量剧增的参展人流，因此，在展前检查和落实餐饮和娱乐方面的服务能力非常重要。

另外，展馆的大规模停车场、各类智能停车场管理软件的使用，能有效解决展馆外乱停车、乱收费、车辆失窃、管理成本高等问题；可在展览期间设置临时的票务中心、餐饮服务摊点等，来缓解展馆服务的压力。

（二）会展物流过程中的客户服务

物流是会展活动中的关键环节，也是会展业的互动因素，是否安全、及时地将所有展品按照客户要求送达每一个目的地，也是参展商评定服务质量的指标之一。 需要考虑的因素包括日程、方式、费用、代理等，需要统筹安排。 会展物流是指为了满足客户的需要，以最低的成本，通过运输、保管、配送等方式，实现展品及相关信息由展品所在地到参展地所进行的计划、实施和管理的全过程，主要包括展品的国内运输、仓储、进出口报关、进入场馆，以及相关的物流信息等环节，手续较简单，重在展品清册和保险。

展品从参展地的机场、码头、火车站搬运到展馆的地面运输过程中，往往会发生货损货差，时间商也难以保证，而且对货物信息的跟踪难以实现，展品装船出去以后，查不到货在什么地方，遇到事故也难以及时采取补救措施。 为确保展品顺利抵达展出地，根据“快捷准时、保质保量”的基本原则，并考虑到参展商到异地参展“初来乍到”的实际问题，可以提供以下服务：

首先，根据展品的性质和展品所在地的条件，为参展商提供系列化、个性化、信息化的物流代理服务。 其中，应考虑的因素包括：

路线：以最少搬运次数为佳，尽量一次发运。

运输方式：根据实际情况选择水运、空运、陆运等。

日程：确定运输日程，需要考虑运输所需时间、展品准备所需时间、办理有关证件所需时间、运输公司的能力和装卸货的速度以及其他相关因素等，并为意外留出备用时间。

费用：运杂费包括发运地运费及杂费、发运地仓储费、装货港港口劳务费、保险费、海运费、目的港港口劳务费、装卸费、堆存费、港口至展馆运费、装卸费、空箱存放费、空箱回运费、运输代理费、海关代理费。 与运输有关的费用，如关税、增值税、销售税、所得税、附加税也应算在运输费用内。

其次，联系一家富有经验的会展物流专业公司，不仅提供展品的巡回展出运输及展品的专线往返配送，而且能研究、协调、解决会展物流中的一切问题，提供全程服务。

（三）涉外会展工作中的客户服务

根据《专业性展览会等级的划分及评定》所确定的标准，境外参展商比例以及参展商满意率，是评价专业展会级别的两个重要指标。 涉外会展的客户服务主要体现在展品的运输上。 展品运输的具体环节包括国际运输、国内运输、临时存储、进出口报关和进入场馆等需要，手续较为复杂，单证、报关、保险等三方面尤为重要。 组展商可根据国际展览运输协会的规定，为参展商寻找富有经验的、可靠的运输代理商完成展品运输工作，把展品及时、准确地打包装箱，并将展品安全地运回目的地，减轻参展商的压力。 另外，组展商也可提供以下服务：

1.配备通晓英语的翻译，以便进行有效联络。

2.提供必要的设备：如国际直线电挂、移动电话、传真设备和计算机。

3.根据运输货物的特性、预算和时间限制，向参展商建议最佳的运输方式和路线。

4.为方便参展单位撤展时展览样品回运，展会服务部可提供空运、铁路等代办托运服务。

拓展提高

企业参展的目标

根据德国贸易展览与博览会委员会（AUMA）所做的一项调查可知，企业参加展览会的目标可分成：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标、销售目标。 例如，德国著名研究机构IFO曾经对世界跨国展览集团之一——德国慕尼黑展览公司举办的世界最大规模的机械工程设备类展览会BAUMA进行过“企业参展目标”专门调查，其结果表明，参展目标中提高企业知名度的占85%，密切老客户关系和结识新客户的占70%，通过展览会宣传产品市场占有率的占63%，推介新产品的占60%，提升产品知名度的占58%，交流信息的占50%，发现客户需求的占50%，影响客户决策的占33%，最后才是签署销售合同，仅占29%。

可见，对成熟的参展商来讲，他们知道，尽管其参展的根本目的就是提高产品销售率、获得订单、扩大市场份额，但是，他们更知道，企业作为一个组织机构的影响力大于任何一种产品的力量。 而展览会作为一种中立的连接客户和市场的桥梁，对专业观众而言最具有影响力的除了产品性能和价格之外，更关键的是企业实力。 企业实力可以理解为一种对产品供销的市场保障能力与提供服务的执行能力，也就是企业强大实力基础上形成的企业卓越信誉，其在展览会上的表现形式就是展示企业形象和提高企业知名度，对于大企业来讲是一个基本的参展特征。 因此，几乎所有大型的成熟参展商通常的参展标准目标可以简述为：在知名展会上集中精力“展示企业形象”和“推介创新产品”。

思考练习

一、单项选择题

会展的前（ ）个星期，对目标市场进行突击性的广告攻势。

A.1 B.2 C.3 D.4

二、多项选择题

1.潜在客户一般具备三个条件，包括（ ）。

A.有需要参展的商品 B.能够支付参展的费用

C.愿意接受展览推销人员的拜访 D.有大量的资产

2.展览会宣传的主要方式包括（ ）。

A.专业媒体 B.大众媒体

C.户外广告 D.网络广告

三、判断题

1.参展商是展会价值的主要体现，同时也是展会收入的主要来源。 （ ）

2.展品运输的路线以最少搬运次数为佳，尽量一次发运。 （ ）

四、简答题

展览会展中宣传方式包括哪几种？