语言由语音、词汇、语法三部分构成，其分为口头语言和书面语言。语言表达是写作活动的最终归宿，表达效果决定着写作成果的质量。

1.语言的特指性

特指性包含两个方面的含义，一是指语言本身具有特指性，具体的字词通过语法连缀成句子所表达的意义，都有固定的含义，这个意义是特指的；二是由表述对象的规定性所决定的。

2.语言的确切性

所谓确切性，是指对表述对象作出准确、切实的表达。没有确切的语言，很难表达确切的思想。语言的确切性，就是要求语言表述无论采取哪种表达方式都要符合特指对象的实际属性。做到语言确切，一是要认真推敲，选择最恰当的词语，准确贴切地反映客观事物和表达作者的思想。二是要认真辨析词义，因为在汉语中有大量意义相同或相近的词汇，即同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别；“鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。应用文写作，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌，准确把握词汇在含义上和用法上的细微区别。三是要讲究语法和逻辑，应用文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。有三个要点必须明确：首先，句子成分要完整；其次，句子中词语之间的搭配要恰当；最后，造句还要讲究逻辑性，在遣词造句上要合乎语法规则和事理逻辑。

3.语言的鲜明性(www.daowen.com)

鲜明性是在特指性和确切性的基础上实现的，语言的鲜明，基于言辞的准确、明晰和精当。做到语言的鲜明，首先要思路清晰，作者所要表达的观点、主张要鲜明，文章内容所体现的思想倾向要鲜明。文章表述对象本身的鲜明，可促进语言表达的鲜明。其次是语言要简练明快，要提炼最精粹的词语，使表达变得言简意赅。

4.语言的简练性

应用文写作的语言不需要含有繁杂的语句，简洁而精练的语言是其根本。因此，有三个规则应当遵循：一是用语精确，以一当十；二是尽量使用短句；三是适当采用文言词语。

5.语言的质朴性

应用文写作与文学写作有着本质上的区别，应用文不需要华丽辞藻的点缀，质朴的语言使其具有了生命，因此，在写作应用文时应该把握两点：一是不做作，不生造；二是不溢美，不虚饰。