应用文是一种工具，它在不同的历史时期，起着不同的作用。如果认真考察我国的历史，不难看出历代应用文对当时整个国家的政治、经济、文化、军事、外交等方面所起的作用。可以说，任何一个国家、任何一个政党、任何一个部门或组织，使其行政、组织机构正常运作，使其不断发展、壮大，都是离不开应用文的。在经济全球化的过程中，应用文最基本的作用主要有以下几点。

1.宣传和教育作用

应用文具有宣传和教育作用。这主要是指通过制发应用文来宣传和贯彻党和政府的路线、方针、政策，领导广大干部和人民群众完成各项具体的工作任务。政府机关的大多数文件都有宣传教育的职能。特别是《决议》《决定》《报告》《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想、理论和实践的依据、方针政策及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想、提高认识、推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报道发表的文件，宣传教育的范围更广，影响更大。下级向上级报送的简报、报告等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。起广告宣传作用的日常应用文很多，像海报启事类的应用文，就是主要为了宣传而写的。它是要将有关的信息刊登发布出来，让尽可能多的人了解知道，从而满足其业务或个人其他目的的需要。有些日常应用文要配上图片或一些装饰物，其目的也是使其更好地起到广告宣传的作用。

2.联系和沟通作用

应用文具有联系和沟通作用。这主要是指通过制发应用文来实现机关、团体、企事业单位及其主体之间协商、联系工作的目的，从而使应用文写作成为联系公私事务的首选手段。古今中外大量的事实证明，国家之间、党派之间、国家与国际组织之间，都是通过应用文进行交流、沟通的，以达到互相了解、理解、信任，实现相互合作、共同发展的目的。在一个组织系统内，下级的希望要求，工作情况及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作、交流情况、协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多由应用文承担。

应用文一经成文发布，就是一种信息，及时捕捉、利用这种信息，在激烈的竞争中就有主动权，就能创造和把握更好的机遇来发展自己、壮大自己。总之，应用文是沟通上下的渠道、联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成一个有能力的、统一的整体，从而推动各项工作有序、顺利地进行。

3.规范和准绳作用(www.daowen.com)

应用文具有规范和准绳作用。这主要是指某些应用文，特别是公文和规章制度类文体所具有的法律法规的性质，其在规范和约束人们的行为、维护正常的社会秩序、保障公民的合法权益等方面均产生了极其重要的作用。应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等，都有明确的规定，有的还具体地制定了奖惩办法。如长辈给晚辈的应用文，可以教育晚辈端正思想、要求进步、刻苦学习、不断成长；上级机关单位给下级机关单位的文书，可以严格约束下级机关单位的行为，通过组织控制来部署工作、安排事项；机关单位向社会发送的约束性文书，则可以对一定范围内的个人、团体在某一方面的行为严格规范，如有违反或违犯，当事人将承担一定的责任，受到某种程度的处罚。公务文书的约束控制作用如此明显，要求相关文书的制作者必须慎重、严谨、唯实，也要求有关单位和人员对应用文的内容认真领会，并做好每一项工作。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

4.凭据和档案作用

应用文具有凭据和档案作用。这主要是指通过应用文可实现对相关活动的管理，在一定范围内为人们办事、理事、行事提供一定的依据，进而成为各级各类团体或部门开展工作的重要依据和凭证。

现代社会，人们之间的交往不断增加，原始简单的人事关系已经被各种利益关系所取代，人们的往来关系错综复杂。各种票据是商品流通的基础性工具；各种契约是商品成交的原始记录；各种规约是现代社会良好运行的保证。可以说，应用文的工具性在这个社会被明显地突出，人们越来越依赖各种应用文来应付生活、解决实务。

在公务活动中，由于公务文书完整地记录着机关单位公务活动的情况，反映了一个机关单位成长壮大的足迹和过程，因此，公务文书还成为以后诸多工作的重要依据，是机关单位发展的历史见证，其史料价值比较明显。就效力而言，有些公务文书可能只在短时间内发挥作用，但也有不少公务文书，如法规性文书，在相当长的时间内均发挥着重要作用，因此，公务文书不仅是办事的依据，还是“备忘录”，记载着各个时期的政治、经济和文化等方面的情况，因此，它可以保存和积累大量的历史资料，为今后有关部门和个人的研究提供方便，随时供查阅使用。历史学家还可以透过公务文书，总结今后工作中可以借鉴的经验或教训，并通过查阅历史长河中的公务文书，对历史作出客观公正的评价，还历史本来的面目。