教学案例7.1

时间表

毕业班高三 （一） 班是由40人组成的班级， 一群精英学生组成的团体， 在课上总是弥漫着浓浓的学习竞争气味， 让人喘不过气来。 班主任老师见此情景， 深感担心， 想把这种竞争变成一种公平、 公开、 良性的个人竞争。 于是他想了一个办法， 买了一个大的钟表挂在班级墙上。 同学们大都以为这只是一个普通的时间表而已。

张三突然想起来下午化学老师要讲考试题， 可是他的化学试卷放在寝室了。 他立即回去取， 来回往返， 把时间白白浪费在路上不说， 还累得气喘吁吁。 而李四在激烈学习竞争中深知班主任的良苦用心， 很快搞清了钟表的用途， 一步一步地按既定的时间安排学习和生活， 早上仔细而耐心地背单词， 上午学数学， 下午看化学， 晚上复习新知。 即使学习时间很紧， 他都能运用自如、 从容不迫， 同学们渐渐地习惯向李四请教确切的时间安排方法，李四也成为班级上时间管理的明星。

仔细阅读案例分析7.1， 深入思考后与其他同学讨论：

（1） 如何看待张三和李四出现的差异？

（2） 如果你是张三的老师， 你会怎样建议？

（3） 在时间管理上， 你有哪些经验和小窍门？

（一） 认识时间管理

1. 时间的特征

在我们认知的范畴内， 时间表现出一定的序列性和规律性。 人类可以感知到的时间特征如下：

（1） 时间具有绝对的公平性。 无论年龄的长幼、 地位的高低、 财产的多寡， 个人在有生之年， 拥有的时间资源是同样的， 时间的流逝速度也是相同的。

（2） 时间具有不可再生性。 时间是不可再生资源， 一旦流逝， 就不会再次出现。

（3） 时间具有不可逆转性。 无论过去、 现在还是将来， 时间都以同样的速度前进， 任何人、 任何事物都不能阻止时间前进的步伐， 时间是绝对不会停止， 不可能重新来过的。

（4） 时间具有不可增减性。 时间的供给量是固定不变的， 每天24小时， 无法改变。

（5） 时间具有不可替代性。 时间是绝无仅有、 独一无二的， 任何东西都不能替代时间。

（6） 时间具有不可积蓄性。 时间不会像物质力量、 财力和技术那样能被积蓄储藏， 无论是否愿意， 都必须消费时间， 无法改变。

2. 时间的分类

时间的这些特征决定了它是世界上最为稀缺、 最宝贵的一种资源。 人们可以根据活动的不同类型把时间划分为： 工作和学习时间、 休闲时间、 家庭时间、 个人时间、 思考时间等。

（1） 工作和学习时间。 时间用在工作和学习上， 是为了谋生和充实生活； 就业前的学习和工作时的进修， 也是为了充实生活。 学习和工作将成为个人实现梦想， 成就幸福人生的主旋律。

（2） 休闲时间。 它包括休息、 睡眠及体育活动、 娱乐时间。 学会养生， 懂得放松， 养成良好的睡眠、 休闲及运动的习惯， 这样才能把身心调整到最佳状态。

（3） 家庭时间。 家庭是心灵放松的港湾， 是幸福生活的源泉， 所以应倍加珍惜亲情，争取和家人团聚的机会， 与家人和谐地相处。

（4） 个人时间。 这是完全属于个人独自享受的时间， 是用来修身养性、 充实自我的。

（5） 思考时间。 思考过去、 现在和未来。 反思以前的错误， 考虑现今如何改进， 重在规划自己未来的发展。

3. 时间的价值

从人们投入时间的活动价值看， 时间可以被描述为一种资源。 作为资源， 时间是珍贵的。 因为人的生命是有限的， 投入一项活动， 可能就选择了放弃其他的活动， 所以人类在时间的投入上是有成本的， 成本投入是需要回报的， 这就决定了时间的价值。 时间的价值基本上分为两种： 一种称为无形的价值； 另一种称为有形的价值。

（1） 时间的无形价值。 时间的无形价值是把时间投资于工作、 家庭、 社交的功能方面，建立工作关系、 家庭关系、 人际关系等。 为此花掉大量的时间， 但它带来的收获可能是无法用金钱来衡量的， 这称为无形的价值。

（2） 时间的有形价值。 时间的有形价值是指把时间投资于相应的事物和关系， 所带来的有形的报酬。 例如， 你是一名销售人员， 拜访客户， 跟客户建立关系， 最后与客户达成交易， 你一定会有报酬。

可见， 虽然每个人每天都有相同的时间， 但时间在每个人手里的价值却不同。 从生命的有限性来说， 我们必须认真对待时间， 并高效使用时间， 也可以称为高效管理时间。

（二） 时间管理的含义

时间管理作为概念是指： 为了达到相应的目的， 应用可靠的工作技巧， 引导并安排管理自己及他人的生活， 合理有效地利用可以支配的时间。 时间管理的实质还是个人对自我的管理。 要理解时间管理的内涵， 应注意以下几个方面。

1. 时间管理除了决定该做些什么事情之外， 还要决定什么事情不应该做

时间因为事件的不同而变得意义不同。 时间本身不能够被管理， 时间管理说到底是对单位时间内事件的管理， 时间管理的关键就是事件的控制， 即把每一件事情都能够控制得很好。 事件分为两类： 一类是能够控制的事件， 特征是与个人密切相关， 可以因个人的意志和行为而改变。 能够控制的事件有很多， 例如， 学习、 工作、 吃饭、 穿衣等。 另一类是不能够控制的事件， 特征是它的生产、 发展和消失不以某一个人的意志为转移， 不能以个人的意愿选择有还是无。 不能够控制的事件大的方面包括自然规律、 生命现象、 历史规律、社会变革等； 小的方面包括社会风俗、 法律法规、 公司章程、 企业文化等。

2. 时间管理不是要把所有事情做完， 而是更有效地运用时间

时间管理也不是对时间的完全掌控， 而是要提高效率达到目的。 时间管理最重要的功能是将事先的规划变为一种提醒与指引。 管理自己， 就是要管理自己的时间； 管理了自己的时间， 有助于发挥更大的生命价值。 时间的公平性及人的主观能动性决定了每个人都可以选择自己要做的事情， 选择及控制时间决定着生活的质量。

因此， 我们只能在认识和适应不能控制事件的前提下， 去选择我们能够控制的事件。然后最大限度地去充分利用可控制的那一面， 把不可控制的因素降到最低， 避免在不可控制因素上浪费时间。 如此区别对待， 才能够充分地利用有限的时间， 产生最大的效能。

3. 时间管理是有目的的

时间管理的目的就是将时间投入与个人的目标相关的工作中， 达到 “三效”， 即效果、效率、 效能。 效果是指确定的期待的结果； 效率是指以最小的代价或花费获得更多的结果；效能是指以最小的代价和花费获得最佳的期待结果。 反省和检讨效果、 效能、 效率三个主题， 慢慢地找到生命中真正的既有人生方向， 又有价值观的东西。 时间管理的意义还在于培养一个人的基本素质。

（三） 关于时间的统计

1. 人生的时间统计

绝大多数人的一生在庸庸碌碌中度过， 很大程度上是因为人们已经对无处不在的时间产生了麻木与漠然。 好多人都有对生命的困惑， 都会莫名地产生焦虑、 失望、 悲观的情绪，这是对时间逝去所产生的不自觉的反应。 下面的两个案例分析描述了人生在不知不觉中度过的一般情况。

教学案例7.2

人生的时间

据有关专家的统计， 人的一生， 如果按照目前的平均年龄80岁来计算， 每一个人的一生有3万天左右的时间， 在这3万天里， 大约有30％的睡眠时间， 也就是20多年。 剩下的50多年里， 生病、 发呆、 上厕所等占去了约4年的时间。

案例分析： 人生有限的时间总是在不知不觉中消耗掉的。 时间的无情流逝、 生命的不断衰老， 往往会令人产生无奈的困惑： 人生苦短， 我欲何求？

人生时间的度过

一个人的一生， 按照80岁来计算， 7岁之前， 是在一种混沌和无知的状态下度过的。7岁到22岁在上学， 在寒窗苦读。 从22岁到40岁左右在为自己的生活和事业奋斗。 40岁以后到60岁则要稳定之前取得的成果。 60岁到70岁则不得不跟病魔苦斗。 70岁到80岁， 可能就是在跟死神苦斗。 正如俗语所说：40岁以前， 用命在换钱；40岁以后， 用钱去换命。

案例分析： 这样一个过程大家都会经历。 如果要改变这种宿命， 要让这一过程变得充实而有意义， 就要从不自觉状态上升为自觉状态， 就不能不对时间有所认识， 不能不对生命中的时间有所规划。

2. 企业员工的时间统计

企业员工个人创造的价值直接影响着企业的效益。 企业内部按部就班的工作方式使企业员工的工作不再具有创造价值的积极性， 虽然工作的时间很长， 但是多数时间被耗费在无效益或效益很低的事情上， 工作所产生的最终效益很有限。

教学案例7.3

企业员工的有效工作时间

企业员工一天的工作企业员工一年有多少工作时间？ 按照一年365天计算， 减去100多天的假期及事假生病的时间， 还剩下240多天。 企业员工平均每个月在公司工作的时间也不过20天左右。 据有关资料显示， 我国企业中员工的工作普遍存在下述现象： 每天早上8点钟上班， 迟到、 工作前期准备用去半个小时。8点半到9点半清理前一天积压的工作需要一个小时。 从9点半到10点半， 一些人就开始互相串联， 开始打扰工作。 10点半到12点就开始开会了。12点到下午2点是午饭和休息时间。 下午2点到4点又是相互沟通与协调。 下午4点到5点， 或者开会或者聊天， 或者有些人在那儿发呆。 下午5点到5点半， 就准备回家， 或者是准备加班。 晚上加班时， 很多企业的员工是上网聊天， 或者发呆甚至睡觉。

案例分析： 从案例中可以看到， 在一个企业里， 不管是文职人员、 市场营销人员还是管理人员， 都在日复一日的重复工作中， 不知不觉漫无目的地消耗着时光。

教学案例7.4

企业员工工作时间的利用据有关专家统计， 我国很多企业的员工， 大约只有20％的时间在为公司创造着效益； 有30％的时间在等待， 在推诿， 在无所事事。 还有30％的时间虽然在工作， 但是他们所做的这些工作根本就没有任何的效益。 剩下20％的时间在搞内耗，做一些可能有损公司的事情。 由此可以看出， 企业员工往往有80％的工作时间不能够产生效益。

案例分析： 企业员工创造效益的时间只有整个工作时间的20％， 这就造成了中国企业的生产效率只有发达国家的30％。 如果能够将企业员工剩余的80％的时间有效地利用起来，令其产生效益， 那么， 企业的整体效益就会大幅度提高， 企业的竞争力也会大大增强。

（四） 时间管理的优先矩阵法

新一代的时间管理理论， 把时间按其紧迫性和重要性分成A、 B、 C、 D四类， 形成时间管理的优先矩阵，如图7-2所示。

图7-2 时间管理的优先矩阵

紧迫性是指必须立即处理的事情， 不能拖延。 重要性与目标是息息相关的。 有利于实现目标的事物都称为重要， 越有利于实现核心目标， 就越重要。 有些事情紧迫又重要， 如有限期压力的计划； 可能有些事情是紧迫但不重要， 如有不速之客， 或者某些电话； 有些事重要， 但是不紧迫， 如学习新技能、 建立人际关系、 保持身体健康等。 当然有很多事情不重要，又不紧迫，如琐碎的杂事、无聊的谈话等，如图7-3所示。

图7-3 时间管理重要性与紧迫性示意图

不同类的事情要如何去安排， 时间如何加以调整， 加以运用， 这些事情让你去做一个什么样的人，有四种可以参考，如表7-1所示。

表7-1 四种实践观念不同的人

压力人 （A）， 认为每样事情都很重要、 很紧迫。 应该做的是有条有理、 有条不紊地去完成你的工作， 你应该学习投资你的时间， 去做一个从容人 （B）。 你千万不要去做那种很紧急， 但不重要的， 那种叫作无用人 （C）， 你总在应付一些杂事， 做不重要又不紧迫的事的人称为懒人 （D）。 注重哪一类事务， 你就成为哪一类人。(www.daowen.com)

教学资料7.9

如何使用时间管理优先矩阵？

1. 将有待进行的行动方案列一分清单。 例如， 秘书在上班半个小时之后列了一份今天上午需要做的事情的清单：

a. 到餐馆订餐， 并查看宴请环境。

b. 给A公司的小王打电话， 约定今晚的活动。

c. 给远在北京的B公司副总寄一封信。

d. 完成报告写作工作， 并打印成文。

e. 安排老板与客户会面。

f. 给一个同学打电话。

g. 为老板报销出差费用。

2. 绘制一张矩阵图。 根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同， 将所有方案填入图形中，如图7-4所示。

图7-4 案例矩阵图

3. 根据个行动方案所在象限不同，确定各行动方案的优先顺序，如图7-5所示。

图7-5 优先顺序调整矩阵图

本例： 根据优先矩阵， 秘书排定了今天商务待做事情的先后顺序是e、 c、 g、 d、 a、 b、f。 要用时间管理优先矩阵的意义。

（1） 优先矩阵可以由一个人或若干人来实施， 既可用于制订计划， 也可用于决策思考。

（2） 注意不要让太多的人参与进来， 那样的话会由于意见太多而无法实施。

（五） 时间管理的其他方法

1. 兴趣目标

做你真正感兴趣、 与自己人生目标一致的事情。 我发现我的 “生产力” 和我的 “兴趣” 有着直接的关系， 而且这种关系还不是单纯的线性关系。 如果面对我没有兴趣的事情，我可能会花掉40％的时间， 但只能产生20％的效果； 如果遇到我感兴趣的事情， 我可能会花100％的时间而得到200％的效果。

2. 记录时间

知道你的时间是如何花掉的。 挑一个星期， 每天记录下每30分钟做的事情， 然后做一个分类 （例如： 读书、 准备GRE、 和朋友聊天、 社团活动等） 和统计， 看看自己什么方面花了太多的时间。 凡事想要进步， 必须先了解现状。 每天结束后， 把一整天做的事记下来，每15分钟为一个单位 （例如： 1： 00—1： 15等车， 1： 15—1： 45搭车， 1： 45—2： 45与朋友喝茶……）。 在一周结束后， 分析一下， 这周你的时间如何可以更有效率地安排？ 有没有活动占太大的比例？ 有没有方法可以增加效率？

3. 零散时间

使用时间碎片和 “死时间”。 如果你做了上面的时间统计， 你一定发现每天有很多时间流逝掉了， 如等车、 排队、 走路、 搭车等， 可以用来背单词、 打电话、 温习功课等。

4. 要事为先

每天一大早挑出最重要的三件事， 当天一定要能够做完。 在工作和生活中每天都有干不完的事， 唯一能够做的就是分清轻重缓急。 要理解急事不等于重要的事情。 每天除了办又急又重要的事情外， 一定要注意不要成为急事的奴隶。 有些急但是不重要的事情， 你要学会放掉， 要能对人说NO！ 而且每天这三件事里最好有一件重要但是不急的， 这样才能确保你没有成为急事的奴隶。

5. 要有纪律

要有纪律。 有的年轻人会说自己 “没有时间学习”， 其实， 换个说法就是 “学习没有被排上优先级次序”。 曾经有一个教学生做时间管理的老师， 他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。 他做了一个实验， 在其中一个玻璃缸中先把小石、 砂倒进去， 最后大石头就放不下了。 而另一个玻璃缸中先放大石头， 其他小石和砂却可以慢慢渗入。 他以此为比喻说： “时间管理就是要找到自己的优先级， 若颠倒顺序， 一堆琐事占满了时间， 重要的事情就没有空位了。”

6. 二八原则

运用二八原则。 人如果利用最高效的时间， 只要20％的投入就能产生80％的效率。 相对来说， 如果使用最低效的时间， 80％的时间投入只能产生20％效率。 一天头脑最清楚的时候， 应该放在最需要专心的工作上。 与朋友、 家人在一起的时间， 相对来说， 不需要头脑那么清楚。 所以， 我们要把握一天中20％的最高效时间 （有些人是早晨， 也有些人是下午和晚上； 除了时间之外， 还要看你的心态， 血糖的高低， 休息是否足够等综合考量）， 专门用于最困难的科目和最需要思考的学习上。 许多同学喜欢熬夜， 但是晚睡会伤身， 所以还是尽量早睡早起。

7. 平衡原则

平衡工作和家庭。 我对于家庭的时间分配是用下列的原则：

划清界限、 言出必行——对家人做出承诺后， 而且一定要做到， 但是希望其他时间得到谅解。 制定较低的期望值以免造成失望。

忙中偷闲——不要一投入工作就忽视了家人， 有时10分钟的体贴比10小时的陪伴还更受用。

闲中偷忙——学会怎么利用时间碎片。 例如， 家人没起床的时候， 你就可以利用这段空闲时间去做你需要的工作。

注重有质量的时间 （Quality Time） ——时间不是每一分钟都是一样的， 有时需要全神贯注， 有时坐在旁边上网就可以了。 要记得家人平时为你牺牲很多， 度假、 周末是你补偿的机会。

8. 有效管理

有意识地安排自己的时间， 只允许自己把时间管理的重要性用在最有意义的事情上，或者， 干脆什么都不干！

使一切趋于平衡， 就算我们以往获得的成就在别人眼中只是微不足道的， 我们依然有无数个为自己骄傲的理由， 然而， 大家却都对这些理由视而不见， 而且越是能干的人对自己越苛刻： 明明已经提高了效率， 明明已经能够在越来越短的时间里完成越来越多的工作，明明已经是无数人羡慕的对象， 内心却仍然感到不满意， 总是觉得自己不幸福。 究其原因，其实就是日复一日的忙乱生活阻碍了我们追求幸福的脚步， 使我们失去了实现梦想和愿望的能力。

在这个寻找平衡点的过程中， 组织才能与时间管理的重要性能力尤为重要。 但是， 时间管理并不是教你买一本记事本， 学会制定一个高效的日程表， 也不是让你故意放慢速度，消极地应对生活中的压力。 所谓寻找平衡点， 就是寻找自己的生活节奏， 寻找自己心目中最重要的事， 而且， 还要注意同时顾及工作和私人生活两个方面。

要想同时获得事业的成功与生活的幸福， 我们必须在以下这四大生活板块之间找到一个黄金平衡点： ①家庭与社会交际。 家庭、 夫妻关系、 朋友、 爱、 外界关注、 社会认同。②事业与成就。 成功、 升职、 金钱、 稳定的生活。 ③健康饮食。 营养、 充沛的体力、 放松解压、 精神状态。 ④人生的意义与价值。 自我实现、 心理满足、 信仰、 哲学思考、 关于未来的设想。 我们的生活有四大组成部分： 工作、 身体、 社会关系、 人生意义。 一旦这几个部分之间出现了不平衡， 生活就会开始向一边倾斜， 最终导致精神上的崩溃。

9. 平衡点

怎样才能找到生活中的平衡点？ 这个问题长期困扰着许多人， 因为对于大多数现代人来说， 事业和私人生活总是像鱼与熊掌一般， 难以兼得。 为了取得事业上的成功， 我们不得不做出妥协， 而这种妥协的前提通常都是牺牲自己的私人生活。 但是， 生活中的每个部分都是密不可分的， 对任何一方面的过度偏重都必然会使其他方面出现问题。 这也就是说，这种所谓的妥协根本就是不必要的！ 我们完全可以通过一套完整的时间管理的重要性与生活管理体系， 为自己生活的每一个方面都创造出足够的时间与空间， 找到它们之间的平衡点， 继而获得长期的和谐生活。

一个长期缺乏体育锻炼、 不注重营养搭配的人， 是不可能持续保持体力充沛的。 而且，这种亚健康状态还会进一步影响到自己的工作效率与生活质量。

10. 选择与决定

一天只有24个小时， 时钟每时每刻都在不停地往前走， 但是， 我们想干的事情又偏偏那么多。 因此， 我们必须学会选择并做出明确的决定： 面对不同的人或事， 我们要选择说“是” 或者说 “不”； 面对那么多的事情， 我们要决定如何利用每天仅有的24小时。 这本来就不是一件容易的事， 更何况对一件事情的选择与决定， 往往还意味着放弃更多其他的可能性。 正是出于这种原因， 人们才会那么害怕选择、 害怕决定。 当然， 你有权选择被动地维持现状， 不做出任何选择与决定。 但当你面临这种恐惧而止步不前时， 请想想这句话：没有选择与决定的生活是不可能达到平衡的。

11. 学会放弃

现代人的生活太纷繁复杂了。 形形色色的责任、 工作、 约会、 消遣或是娱乐使人越来越应接不暇， 渐渐忘记了那句至理名言： “少即是多。” 有人认为， 因为别人对自己有所期待， 所以自己不能辜负他们的厚望， 必须尽量满足他们的要求； 也有人认为， 多一分耕耘必然会多一分收获， 所以自己必须要完成尽量多的工作， 以获得最大的成功。 其实， 这些都是他们不舍得放弃的借口。 放手吧！ 没有人能够做完所有的事， 也没有人可以拥有一切。只要你敢于放弃生活中次要的方面， 集中精力关注重要的事， 你最终获得的就不仅是成功，还有最宝贵的平衡生活。

12. 学会专注

你是否经常边打电话边写E-mail， 还不时地翻翻手中的财经类日报？ 当然， 一心多用是一种了不起的本领， 但这往往会使你不知不觉地在琐碎的小事上浪费了很多时间。 老人家常说的那句话 “该干什么的时候就干什么”， 还是有独到智慧的。 因此， 请你在处理一件事情的时候尽可能地专注， 在生活中也要时刻谨记自己的目标与方向。 千万不要只顾追求表面上的高效率， 不断地盲目加速， 却忘记了自己生活与工作的重心。 如果学会了如何专注于重要的事情， 你就能掌握生活中的主动权， 提高自己的创造性， 并最终为自己赢得时间， 为生活赢得平衡。

13. 接受不完美

不要再追求所谓的完美主义了！ 这种思维方式对己对人都是不必要的苛求。 每个人都有自己的缺点， 也都会时不时地犯些小错， 这有什么关系呢？ 一个人如果能够集中精力把所有重要的事都做好就已经很不容易了。 对那些无关紧要的细枝末节睁一只眼闭一只眼，用省下来的时间与精力关注自己生活的重心， 难道不是既省心又省力吗？

14. 接受懒惰

在我们周围普遍存在一种对成功的极大误解： 大多数人都认为， 获得成功的第一步就是高效利用时间管理的重要性， 而提高效率的方法则是把生命中的每分每秒都安排得有意义， 即便是在双休日或是假期也要始终过得积极主动。 请你不要再误导自己了！ 真正的成功人士是最懂得享受时光的。 不想参加那些无聊又吵闹的派对？ 不想陪同事逛街？ 不想陪客户打高尔夫？ 那就不去好了！ 如果你喜欢躺在家里的沙发上听最喜爱的古典音乐， 那就尽管拿出整晚的时间尽情享受属于自己的音乐旅程； 如果你更喜爱大自然， 那就去找一片安静的绿草地， 尽情享受一下午后阳光的温暖。 真正懂得慵懒意义的人才能更轻松地找到生活的平衡点， 而且放松与享乐也是创造力与灵感的最佳源泉。

15. 坚持

随着现代社会的进步， 一切都在向多功能的方向迅速发展， 咖啡机变成了多合一饮料机， 复印机变成了全能办公助手， 最后连人类也躲不过这一时代潮流： 为了保证自己不被社会淘汰， 我们不得不终身学习， 不断提升自我能力， 使自己也变得更加 “多功能化”。 正是由于这种不断增大的压力， 寻找生活平衡的道路也就变得越来越曲折。 很多时候， 我们会自以为找到了生活的平衡点， 但通常不过一个月， 忙碌与混乱就又会使我们迷失在高速运转的社会之中， 失去了生活的重心。 因此， 我们绝不能以一劳永逸的心态对待平衡。 平衡是要我们不断寻找或创造的， 平衡是通过持续的重新调整获得的， 平衡是需要坚持不懈地努力的， 平衡是一项一生都做不完的功课。

16. 相关软件编辑

（1） 日事清。

日事清是一款时间管理软件。

（2） 时间表。

时间表是一个智能日程提醒和待办事项管理相结合的平台， 并提供多人协作功能， 实现相互提醒和安排。

（3） 时间管理。

通过文本、 图片、 语音三种方式记录下所需保存的信息。