办公环境的布置是一种无声的语言,向来访者传递着信息,体现着单位的风格和精神面貌。随着现代化进程的加快,人们的办公硬件水平逐渐提高,因而对办公环境的要求也越来越高。整洁、宽敞、明亮、舒适是最基本的要求。

好的办公环境,不仅对工作人员的心理情绪、言谈举止、待人接物的礼仪产生好的影响,而且对提高员工的工作效率起着积极的作用。办公室环境礼仪主要注意以下几点。

1.物理环境的基本要求

一是要做到办公室整体效果的和谐美观,尽可能地使办公室的空间显得宽敞,桌椅及其他办公设备摆放要井然有序。采光要合理,无论是自然采光还是人工采光,都应做到光源充足、光线柔和、光色和谐;如果光线不足,可以用人工采光来调节,所选择的灯具造型及光色要与整个办公环境相协调。办公室的通风要好,给人以清爽的感觉。二是应适当布置一点绿色植物,让人在工作之余抬眼望去顿觉心旷神怡,又可让来客一走进办公室就感到一股春意和朝气。办公室墙面要保持洁净,不要乱贴乱挂。员工的衣帽不要乱放乱挂,应统一挂在更衣室内。常用工具要放于隐蔽处。从视觉上要给人以宽敞、清爽之感。(www.daowen.com)

2.办公桌环境的基本要求

办公桌是个人办公的具体场所。办公桌使用的基本原则,一是便于开展公务,二是要兼顾整个办公室的协调,三是可以体现个人的特点。桌面的物品要各就其位,远台正中摆放台历或水杯、电话等;远台右侧摆放文件筐 (盒)、等待处理的文件资料;近台正中摆放需要马上处理的业务文件,近台右侧摆放急需查阅的资料;办公桌左侧摆放计算机显示器,近台正中下方为抽拉式键盘和鼠标。

在休息前应做好下一项工作的准备;离开座位时,应将文件覆盖起来;用餐前应将正在处理的文件暂时移开。下班后,桌面上只摆放计算机显示器,而文件、资料应该收放在抽屉或文件柜中。从办公桌上的物品摆放形态可以看出一个人的工作作风,桌面上井然有序的人,工作起来也是干净、爽快、高效。