(一) 称呼礼仪

在社交中,人们对称呼一直都很敏感,选择正确、恰当的称呼,既反映自身的教养,又体现对他人的重视。称呼不仅仅是一个礼貌问题,更是一块人与人之间交际、交流的敲门砖。准确、得体、饱含恭敬的称呼是交际、交流的润滑剂,它能在一开始就营造出一种和谐的交际氛围,使交流与交际顺利地进行下去。而不当的称呼往往会使人觉得别扭、难堪和讨厌,给交际、交流制造出一种格格不入的气氛,甚至导致交际、交流的失败。

称呼一般可以分为职务称、姓名称、职业称、一般称、代词称、年龄称等。职务称包括经理、主任、董事长、科长、老板等;姓名称通常是以姓或姓名加 “先生、女士、小姐”;职业称是以职业为特征的称呼,如:秘书小姐、服务先生等;代词称是用 “您”“你们”等来代替其他称呼;年龄称主要以 “大爷、大妈、叔叔、阿姨”等来称呼。使用称呼时,一定要注意主次关系及年龄特点,如果对多人称呼,应以称呼年长者为先、上级为先、关系远者为先。

(二) 介绍礼仪

介绍就基本方式而言,可分为:自我介绍、为他人做介绍、被人介绍、引见介绍四种。在做介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度都要热情得体、举止大方,整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答。

1.为他人做介绍

应遵循 “让长者、客人先知”的原则。即先把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年纪大的;先将主人介绍给客人;先将男士介绍给女士。

介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。可简要地介绍双方的职业、籍贯等情况,便于不相识的两人相互交谈。介绍某人时,不可用手指指点对方,应有礼貌地以手掌示意。

2.被人介绍

被人介绍时,应面对对方,显示出想结识对方的诚意。等介绍完毕后,可以握一握手并说 “你好!”“幸会!”“久仰!”等客气话表示友好。

男士被介绍给女士时,男士应主动点头并稍稍欠身,等候女士的反应。按一般规矩,男士不用先伸手,如果女士伸出手来,男士便应立即伸手握住轻轻点头。

3.自我介绍

可一边伸手跟对方握手,一边做自我介绍,也可主动打招呼说声 “你好!”来引起对方的注意,眼睛要注视对方,得到回应后,再向对方报出自己的姓名、身份、单位及其他有关情况,语调要热情友好,态度要谦恭有礼。自我介绍有四个要点需要注意。

①最好是先递名片再介绍。交换名片时有个时机的问题,一见面就把名片递过去,再重复一下自己的名字。

②自我介绍时间要简短,越短越好。一般自我介绍在半分钟以内就可以。

③内容要全面。自我介绍一般包括四个内容:单位、部门、职务、姓名。要训练有素,一气呵成。

④倘若单位和部门头衔较长的话,第一次介绍的时候使用全称,后面才可以改简称。所以在国际交往中,用字母来做简称,或者以中文来做简称,一定要注意先讲全称,再讲简称,否则容易南辕北辙。

4.引见介绍

对来办公室与领导会面的客人,通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的途中,工作人员要走在客人左前方数步远的位置,忌把背影留给客人。在进领导办公室之前,要先轻轻叩门,得到允许后方可进入。进入房间后,应先向领导点头致意,再把客人介绍给领导。如果有几位客人同时来访,要按照职务的高低依次介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方,保持较好的行姿,出门后回身轻轻把门带好。

(三) 握手礼仪

握手是沟通思想、交流感情、增进友谊的一种方式。握手时应注意不能用湿手或脏手。与他人握手时,目光应注视对方,微笑致意,不可心不在焉、左顾右盼,不可戴着帽子、墨镜或手套与人握手。在正常情况下,握手的时间不宜超过3秒,必须站立握手,以示对他人的尊重、礼貌。握手的标准方式是行至距对方1米处,双腿立正,上身略向前倾,伸出右手,四指并拢,拇指张开与对方相握,握手时用力适度,上下稍晃动三四次,随即松开,恢复原状。与人握手,神态要专注、热情、友好、自然,面含笑容,目视对方双眼,同时向对方问候。握手的禁忌是:一般不要在握手时戴手套或墨镜,女士在某些社交场合,可以戴薄纱手套与人握手。另一只手不能放在口袋里。握手时也不宜发长篇大论,点头哈腰,过分客套,这会让对方感到不自在。不交叉握手,不摇晃或推拉,不坐着与人握手。

握手也讲究一定的顺序:一般讲究 “尊者决定”,即待女士、长辈、已婚者、职位高者伸出手来之后,男士、晚辈、未婚者、职位低者方可伸出手去呼应。若一个人要与许多人握手,那么顺序应是:先长辈后晚辈,先主人后客人,先上级后下级,先女士后男士。握手时要用右手,目视对方,表示尊重。男士同女士握手时,一般只轻握对方的手指部分,不宜握得太紧太久。右手握住后,左手又搭在其手上,是我国常用的礼节,表示更为亲切,更加尊重对方。握手是一种沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式。

握手引发的尴尬

郑瑞是某单位的经理,有一天,他被邀请参加一场晚宴,此次晚宴规模巨大,聚集了众多职场上的成功人士。在宴会上,郑瑞被朋友介绍给一位曹女士。为了表示自己的友好,他先把手伸出去了,可是那位曹女士居然没有反应,还在与一旁的朋友说说笑笑。郑瑞觉得非常的尴尬,觉得手不能再缩回去了,撑了大概20多秒,那位女士还是不配合,后来他一着急说:“蚊子!”转手去打莫须有的蚊子。这种场面让周围的人都不禁捏了把冷汗。郑瑞也是满脸通红地离开了。

像郑瑞这样的情形在职场并不少见,原因是不懂握手顺序,男士与女士握手,应遵循 “女士优先”原则,应由女士首先伸出手来。如果郑瑞了解握手礼仪,就不会引发这样的尴尬。

(四) 致意礼仪

致意是一种不出声的问候礼节,它表示问候之意,通常用于相识的人之间在各种场合打招呼,是随着现代生活节奏加快而流行的一种日常人际交往中使用频率最高的一种礼节。

1.致意的原则

致意的基本原则是应先向尊者表示致意。即男士应先向女士致意,年轻者应先向年长者致意,学生应先向老师致意,下级应先向上级致意。

2.致意的方式

致意的方式是多种多样的,常用的有以下几种:

①举手致意。

举手致意,一般不必出声,只将右臂伸直,掌心朝向对方,轻轻摆一下手即可,不要反复摇动。举手致意,适于向较远距离的熟人打招呼。

②点头致意。

点头致意,适于不宜交谈的场所,如在会议、会谈进行中,与相识者在同一场合见面或与仅有一面之交者在社交场合重逢,都可以点头为礼。点头致意的方法是头微微向下一动,幅度不大。

③欠身致意。

欠身致意,即全身或身体的上部微微向前一躬,这种致意方式是表示对他人的恭敬,其适用的范围较广。

④脱帽致意。(www.daowen.com)

与朋友、熟人见面时,若戴着有檐的帽子,则以脱帽致意最为适宜。即微微欠身,用距对方稍远的一只手脱帽子,将其置于大约与肩平行的位置,同时与对方交换目光。

致意时要注意文雅,一般不要在致意的同时向对方高声叫喊,以免妨碍他人。致意的动作也不可以马虎,或满不在乎,而必须是认认真真的,以充分显示对对方的尊重。

(五) 名片礼仪

1.名片的使用

在国际交往中,没有名片的人,被视为没有社会地位的人。一个不随身携带名片的人,是个不懂得尊重别人的人。名片不仅要有,而且要带着。在外国的公司,员工的名片放在什么地方都有讲究,一般放在专用名片包里,或放在西装上衣口袋里,不能乱放。

名片在制作上,讲三个 “不”。第一个 “不”:名片不随意涂改。在国际交往中,名片犹如脸面,脸面是不能改的。第二个 “不”:不提供私宅电话。涉外礼仪讲究保护个人隐私。第三个 “不”:名片上不出现两个以上的头衔。倘若一个名片上给的头衔越多,有三心二意、用心不专、蒙人之嫌。所以很多外国人,他身上会有好几种名片,对不同的交往对象,使用不同的名片。

2.名片的内容与分类

名片的基本内容一般有姓名、工作单位、职务、职称、通信地址等,也可以把爱好、特长等情况写在上面。选择哪些内容,由需要而定,但无论繁、简,都要求信息新颖,形象定位独树一帜。一般情况下,名片可分两类。

①交际类名片。除基本内容之外,还可以印上组织的徽标,还可在中文下面用英文写,或在背面用英文写,便于与外国人交往。

②公关类名片。公关类名片可在正面介绍自己,在背面介绍组织或宣传经营范围,公关类的名片有广告效应,以使组织收到更大的社会效益和经济效益。

3.名片的设计

名片的语言一般简明清晰、实事求是,传递个人的基本情况,从而达到彼此交际的目的。在现实生活中,我们可以看到有些名片语言幽默、新颖,别具一格。如:

① “您忠实的朋友——×××”,然后是联系地址、邮编、电话,名片上没有任何官衔,语言简洁,亲切诚实。

②另有:“家中称老大,社会算老九,身高一七八,自幼好旅游,敬业精神在,虽贫亦富有,好结四方友,以诚来相求。”

③著名剧作家沙叶新的名片有一幅自己的漫画像,自我介绍的文字很幽默、有趣,使人对其了解更加深刻:“我,沙叶新,上海人民剧作家——暂时的;上海人民艺术剧院剧作家——永久的;××委员、××理事、××顾问、××教授——都是挂名的。”

在设计上,除了文字外,还可借助有特色或象征性的图画符号等非语言信息辅助传情,增强名片的表现力,但不能有烦琐的装饰,以免喧宾夺主。

4.名片的放置

一般说来,要把自己的名片放于容易拿出的地方,不要将它与杂物混在一起,以免要用时手忙脚乱,甚至拿不出来;若穿西装,宜将名片置于左上方口袋;若有手提包,可放于包内伸手可得的部位。不要把名片放在皮夹内、工作证内,甚至裤袋内,这是一种很失礼雅的行为。另外,不要把别人的名片与自己的名片放在一起,否则,一旦慌乱中误将他人的名片当作自己的名片送给对方,这是非常糟糕的。

5.出示名片的礼节

①出示名片的顺序:名片的递送先后虽说没有太严格的礼仪讲究,但是,也是有一定的顺序的。一般是地位低的人先向地位高的人递名片,男性先向女性递名片。当对方不止一人时,应先将名片递给职务较高或年龄较大者;或者由近至远处递,依次进行,切勿跳跃式地进行,以免对方误认为有厚此薄彼之感。

②出示名片的礼节:向对方递送名片时,应面带微笑,稍欠身,注视对方,将名片正对着对方,用双手的拇指和食指分别持握名片上端的两角送给对方,如果是坐着的,应当起立或欠身递送,递送时可以说一些“我是××,这是我的名片,请笑纳”“我的名片,请你收下”“这是我的名片,请多关照”之类的客气话。在递名片时,切忌目光游移或漫不经心。出示名片还应把握好时机。当初次见面,在自我介绍或别人为你介绍时可出示名片;当双方谈得较融洽,表示愿意建立联系时就应出示名片;当双方告辞时,可顺手取出自己的名片递给对方,以示愿结识对方并希望能再次相见,这样可加深对方对你的印象。

6.接受名片的礼节

接受他人递过来的名片时,应尽快起身或欠身,面带微笑,用双手的拇指和食指接住名片的下方两角,态度也要毕恭毕敬,使对方感到你对名片很感兴趣,接到名片时要认真地看一下,可以说:“谢谢!”“能得到您的名片,真是十分荣幸!”等,然后郑重地放入自己的口袋、名片夹或其他稳妥的地方。切忌接过对方的名片一眼不看就随手放在一边,也不要在手中随意玩弄,不要随便拎在手上,不要拿在手中搓来搓去,否则会伤害对方的自尊,影响彼此的交往。

7.名片交换的注意点

①与西方、中东、印度等地的外国人交换名片只用右手就可以了,与日本人交换名片要用双手。

②当对方递给你名片之后,如果自己没有名片或没带名片,应当首先对对方表示歉意,再如实说明理由。如:“很抱歉,我没有名片。”“对不起,今天我带的名片用完了,过几天我会亲自寄一张给您的。”

③向他人索要名片最好不要直来直去,可委婉索要。比较恰到好处的交换名片的方法大概有这么几个:

交易法。“将欲取之,必先予之”。比如你想要史密斯先生名片,你先把名片递给他:“史密斯先生这是我的名片。”当然,在国际交往中,会有一些地位落差,有的人地位身份高,你把名片递给他,他跟你说声谢谢,然后就没下文了。这种情况是存在的,你要担心出现这种情况的话,也就是当地位跟对方有较大落差时,不妨采用下一个方法。

激将法。“尊敬的威廉斯董事长,很高兴认识你,不知道能不能有幸跟您交换一下名片。”如果对方还是不给,那么可以采取下一种方法。

联络法。“史玛尔小姐我认识你非常高兴,以后到德国来希望还能够见到你,不知道以后怎么跟你联系比较方便?”她一般会给,如果她不给,其深刻含义就是她不会再跟你联系。

8.接受名片的注意事项

①回敬对方。“来而不往非礼也”,拿到人家的名片时一定要回送。在国际交往中,比较正规的场合,即便没有也不要说出来,而是采用委婉的表达方式:“不好意思名片用完了”“抱歉今天没有带”。

②接过名片一定要看,这是对别人的尊重、待人友善的表现。接过名片一定要看,通读一遍,这个是最重要的。为什么要看? 因为如果你把人家的名字和姓氏搞错了,就显得很不礼貌了。

名片的失误

某公司新建的办公大楼需要添置一系列的办公家具,价值数百万元。公司的总经理已做了决定,向A公司购买这批办公家具。这天,A公司的销售部负责人打电话来,要上门拜访这位总经理。总经理打算,等对方来了,就在订单上盖章,定下这笔生意。

不料对方比预定的时间提前了两个小时,原来对方听说这家公司的员工宿舍也要在近期内落成,希望员工宿舍需要的家具也能向A公司购买。为了谈这件事,销售负责人还带来了一大堆的资料,摆满了台面。总经理没料到对方会提前到访,刚好手边又有事,便请秘书让对方等一会儿。这位销售员等了不到半小时,就开始不耐烦了,一边收拾起资料一边说:“我还是改天再来拜访吧。”这时,总经理发现对方在收拾资料准备离去时,将自己刚才递上的名片不小心掉在了地上,对方却没有发觉,走时还无意间从名片上踩了过去。看来只是个不小心的失误,却令总经理改变了初衷,A公司不仅没有机会与对方商谈员工宿舍的家具购买,连几乎到手的数百万元办公家具的生意也告吹了。

A公司销售部负责人的失误,看似很小,其实是巨大而不可原谅的。名片在商业交际中是一个人的化身,是名片主人 “自我的延伸”。弄丢了对方的名片已经是对他人的不尊重,更何况还踩上一脚,顿时让这位总经理产生反感,A公司丢失了这笔生意也就不是偶然的了。