(一) 沟通的三要素

沟通在我们的身边无处不在,而有效的沟通对提升和促进我们的工作水平、生活质量有着不可替代的作用。那么何谓沟通呢? 沟者,构筑管道也;通者,顺畅也。沟通的目的是让对方达成行动或理解你所传达的信息和情感。想要达到有效沟通的目的,就必须学习和明确沟通的重要内容,即沟通的三大要素。

1.沟通一定要有一个明确的目标

只有大家有了明确的目标才叫沟通。没有目标的谈话不是沟通,只是聊天。随便沟通沟通,本身就是一对矛盾。沟通就要有一个明确的目标,这是沟通最重要的前提。所以,我们理解了这个内容之后,在和别人沟通的时候,见面的第一句话应该说:“这次我找你的目的是……”沟通时说的第一句话就要表明你所达到的目的,这是非常重要的,也是你的沟通技巧在行为上的一个表现方式。

2.达成共同的协议

沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的协议,只有形成了这个协议才叫完成了一次沟通。如果没有达成协议,那么这次交流就不能称为沟通。由于我们对沟通内容的理解不同,没有达成协议,所以最终造成了工作效率的低下,双方又增添了很多矛盾。所以,在我们和别人沟通结束的时候,一定要有人来做总结,这是一个良好的沟通行为,也是沟通技巧的一个非常重要的体现。

3.沟通信息、思想和情感

沟通的内容不仅仅是信息的传达,还包括更加重要的思想和情感。信息是非常容易沟通的,然而现实交流中很多障碍使思想和情感无法得到很好的沟通,所以,就需要我们在交流沟通过程中付出百分之百的耐心和诚心,以求达到思想情感的和谐统一。在沟通的过程中,经常会出现局部冲突,这让沟通双方很累。原因在于,彼此没换位思考,也就是没有站他人的角度考虑问题,进而忽略了别人的处境。而一旦你站在了别人的立场想问题,那么就很容易在感情上产生共鸣,于是所有的问题也就迎刃而解了。

(二) 有效沟通的意义

21世纪是一个社交化的社会。生活中的每一天我们都会与别人交流。沟通随时随地都伴随着我们,及时有效地沟通不仅能最大限度地消除误解、减少隔阂和猜疑,更是调节人际关系的润滑剂、提高工作效率的催化剂。有效沟通是消除隔膜、达成共同远景、朝着共同目标前进的桥梁和纽带。有效沟通更是学习、共享的过程,在交流中可以互相学习对方的优点和技巧,提高个人修养,不断完善自我。

(1)沟通是人类集体活动的基础,是人类存在的前提。可以说没有沟通就没有群体活动,就没有人类社会的不断进化。

(2)沟通是现代管理的命脉。没有沟通或者说沟通不畅,管理效率就会低下。

(3)沟通是人际情感的基石。良好的沟通才可以造就健康的人际关系。

(4)沟通是人们生存、生产、发展和进步的基本手段和途径。

【案例一】

钟小姐在业内有多年的从业经验,是一家外资企业研发部门的主管,在业务的拓展方面有着自己独到的见解,只要她认为可行的方案必定会坚持到底。事实上,对于企业每月定下的工作任务,她都十分投入。

在钟小姐看来,在达到工作目标的同时一定要减少工作失误,即使是一个很小的细节,她也会很详细地向员工了解清楚,以避免产生不必要的差错。

严谨的态度确实让她所带领的部门出错的概率降低,部门的工作业绩也保持着平稳的发展状态。可是,同事和她的关系却并没有因眼前的业务成绩变好而融洽起来,相反相互之间的交流和沟通越来越少。(www.daowen.com)

她发现他们开始慢慢地远离自己,甚至表现出一种抗拒的情绪。这对提高部门的凝聚力来说很不利,刚开始时钟小姐也尝试着寻找话题增加与同事的交流机会,主动融入同事的圈子里。可是每次他们都只是相当被动地回答她的提问,上下级间不协调的状态似乎没有什么改变。渐渐地,钟小姐也在这种状态中沉默了。

对于部分管理者来说,要完成工作任务不是一件困难的事情,然而如何处理好上司和下属的关系,让整个团队的工作有更好的表现,却让他们不知所措。钟小姐的最大问题是在工作中过于坚持自己的看法以及容易纠缠细节问题,给身边同事传达出不信任的信息,忽视了别人的意见,即使是在刻意与同事交流,但似乎也不是发自内心地希望成为身边同事的朋友,因为她最后选择了放弃。不可否认,这与她自身的性格特征有着密切的联系,同时也反映出她的职场情商并不是很高。这时,加强修炼领导艺术以及与人沟通技巧的修养是一种改变困境的方法。用心交流能够有效地拉近人与人之间的距离,这也是职场交际压力管理的有效方法。

【案例二】

在初入职场的时候,张先生曾经听前辈说过,要在单位里站稳脚跟,首先要保持谦虚的态度,按照上司的要求努力完成手头上的工作就行了,其他的事情尽量少管,以免引来不必要的麻烦。对于过来者的建议,刚刚开始职业生涯的张先生深信不疑地采纳了。这对于性格本来比较内向的他而言,保持一定的沉默比在同事和上司面前表现和炫耀自己的能力,更容易接受。于是,在会议以及活动策划方面,张先生大多时候都保持沉默,往往扮演着 “闷葫芦”的角色。

在这些观点的影响下,他的工作开展起来还算顺利。然而,渐渐地,张先生发现身边的同事与他交流的时间越来越少,无论是吃饭,还是周末的活动,很少有同事会主动邀请他参加,于是,他似乎开始与同事产生了距离。同时在一些项目的推广上,领导也不再了解张先生的看法,直接就把任务交给他的下属负责了。眼看在单位里工作快两年了,与他一同上岗的同事,或跳槽,或晋升,而自己的职业发展仍然在原来的水平线上。是自己的能力有缺陷,还是职场情商不足? 张先生感到困惑不已。

“多做事,少说话”这种处理职场问题的原则在一定程度上还是可以接受的,这些忠于企业的员工与爱表现自己的员工相比,不会很容易地被老板 “炒”掉,因为他们不会存在在公众场合抢上司风头的危险。可是就职业发展而言,确实有着很大的阻碍因素。

而尽量多与同事和上司沟通是解决张先生所面临的职业问题的最佳办法。对于一些平常很少与上司接触的职业人来说,自然地进行交谈,并且把握好时机是相当重要的技巧,像汇报自己的工作进展,或者进行工作总结都是不错的交流机会。

【案例三】

小丽是老板的秘书,一向勤勤恳恳、规规矩矩,从不出大错。星期四她得到通知,说星期五公司有个舞会,小丽很想参加。虽然按照公司的规定,星期五可以不穿正装,但是身为老板的秘书,小丽每天都穿职业套装,她不敢穿得太随便。可是既然有舞会,总不能穿正装参加吧? 因此,小丽破例换上连衣裙,把自己打扮得漂漂亮亮的。她在老板办公室进进出出,老板看着很不舒服,但没说什么。下午,老板通知她:“3点钟有个紧急会议,你准备一下,负责会议记录。唉,你怎么穿成这个样子,赶快换掉。”小丽这才说:“公司有舞会,何况今天是星期五,公司规定……”老板火了:“到底是舞会重要还是工作重要?”

小丽认为自己并没有违反公司的规定,回答得理直气壮。殊不知小丽如果回答得没有道理,老板还可以批评她。她回答得有道理,老板更是下不了台,于是恼羞成怒,逼迫小丽换掉连衣裙,否则 “炒鱿鱼”。结果小丽强忍泪水,赶快打车回家换衣服。

如果小丽一开始就向老板暗示今天是星期五,可以穿便装,也许老板就会不以为意了。不要以为多说多错,不说不错。有话不说往往会使你陷入被动的局面。如果你的上司交给你一项很复杂的任务,你完成不了,又一直不敢开口,最后任务完不成,那所有的过错都是你的。如果你早说了,你的上司就会想其他的办法解决。而你明明完不成任务,还一声不响、硬着头皮继续做,往往贻误了时机。还有,如果你很少说话,别人就很难了解你,不知你整天想什么,所以有晋升的机会也轮不到你。孔子欣赏木讷的人,却也主张言辞必须通达。

【案例四】

廖先生,在一家单位负责广告部门的管理工作,对人际关系的奥妙深有感触:“与同事之间的关系是非常重要的,在很多情况下,人际关系有助于工作能力的发挥,而其中的人际协调能力本身就是工作能力的一种。”

在谈到一个单位内部的关系协调和集体氛围的处理时,身为部门主任的廖先生说:“内部成员之间的人际关系主要靠大家的相互尊重、相互信赖,而一个集体良好氛围的营造很大程度上在于领导。领导必须待人真诚,而且切不可太自私,至少也要真正做到对大家负责。

廖先生回忆起了一次客户划分事件,他把这个客户 “给”了两个下属A和B,其中A是他多年的得力助手。一段时间过后,有人向他反映,B有意回避A,并且从中捞了不少好处。得知这件事情后,廖先生说:“我的第一反应就是要把这件事情协调好,否则会影响部门内部成员之间的关系。”但是同时他也首先平静了一下自己的心情,希望能和平解决问题。“人的本性都是自私的,这些我是可以理解的,站在他们任何一个人的立场我都有过考虑。”

于是,他立即找到B,详细地分析了其这样做的利害关系。考虑到这件事牵涉的利益范围比较大,廖先生知道很可能需要有第二次交谈。一周后,他又找到这位同事,又做了一次思想工作,这位同事终于明白了其中的道理,“从那以后两个人合作得很好,为部门带来了不少收益。”廖先生很欣慰地对记者说。