一、外贸工作流程

合同、信用证、单据，这是一条贯穿整个国际贸易程序始终的主线。交易的双方在从事贸易活动时首先要订立合同，以确定彼此的权利和义务，在此基础上（如果是信用证付款方式）由买方向本国开证行提出开证申请，并由后者向出口受益人开出信用证，然后买卖双方就以信用证和有关惯例的规定为准，履行各自的义务，实践中履行义务是通过单据的形式实现的。这条主线可简化为“3 Cs” ： S/C（合同），L/C（信用证），DC（单据）。第一，制作单据。第二，对制作完成的单据严格审核，审核的一般过程是：制单人及其所在公司内部先自行核实，确认所做单据没有问题的情况下，再向本国银行提交。银行有关部门将结合信用证等，对单据进行逐字、逐句的审核。如单、证内容表面一致，银行将通过快递方式把全部单据寄往国外有业务往来的银行（付款行），付款行审核后如无异议即履行付款义务。买方从付款行赎单前也要对单据进行审核，所以审核单据在出口方、出口银行、进口银行和进口方之间一直在进行。第三，如果单据的制作和审核没有发现任何问题，出口方按规定的时间、方式和要求的种类、份数提交合格单据就成为顺理成章的事了。

二、外贸工作流程的翻译

外贸翻译涉及很多方面，译者首先要对产品出口程序做到心中有数，特别是对支付方式中的信用证有较高水平的认识程度，因为信用证的复杂程度代表了外贸业务与外贸翻译的最高难度，掌握了信用证，就等于掌握了外贸业务与翻译的金钥匙。一般而言，出口货物流程主要包括：询价与报价、签约、付款方式、备货、包装、商检与报关、装运与保险、制单与结汇等等。以下对其过程中的翻译实务做简要梳理，让我们从这些基本过程来学习和认识外贸英语翻译的疑难点。

（一）外贸函电及其翻译

通过函电（信件、E-mail、传真）进行信息传递、交流和联络，已经成为国际间询价、报盘、确认的主要方式。商务函电（包括电子邮件）的写作与翻译应遵循一般信函的“7C原则”，即Clarity （清晰），Conciseness（简洁），Courtesy（礼貌），Consideration（体谅），Completeness（完整） ，Concreteness（具体），Correctness（正确）。交易磋商的过程可分成询盘（Inquiry），发盘（Offer）也叫发价，还盘（Counter Offer）与接受（Acceptance）四个环节。这个过程的起草与翻译需要体现商务函电“7C原则”。

1．清晰（Clarity）

即避免使用可能产生歧义或意义不明确的词。

译例：We hereby accepted that the payment is by D/P 60 days after sight.

译文：我方确认贵司未来的支付方式为托收——见票后60天付款。

以上这句话不清晰。关键处是“见票后”这几个词对收款人不利。因为在业务中，如按照译例去完成该笔业务，那么，付款人究竟何时见票并承兑，这个时间是非常模糊的，见票若晚10天，就意味着60天的远期汇票有可能变成70天。为了避免这种笼统模糊以及防止付款人可能钻空子，必须要列明“提单日期后或汇票日期后60天付款（payment by D/P 60 days after the date of B/L）”。

2．简洁（Conciseness）

要长话短说，开门见山，通常商业人士每天需要阅读大量的书信，啰唆的长句对阅读者是一种折磨。商业书信的内容要叙述得简洁，既不要说得不够（Understatement），更不要说得过头（Overstatement）。

译例：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days, and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.

译例过分“客气”，使用的句子过长，且不清楚。内容要求对方同意延期交货20天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期。

改译Please inform us immediately if you agree to delay the shipment until April 21.

3．礼貌（Courtesy）

表述方式上使用你式写法（You-attitude），你式写法充分体现对方的利益和需求，突出对方本位，故应尽量使用you，your，yours而不是we，our，ours。使用第二人称会显得更加真诚，有礼貌。少采用self attitude（自我态度），时时把对方放在获利的角度去考虑，这主要表现在对否定语气的弱化。在否定句前面加I am afraid，I do not think，I am not sure或I am regretted等，使强硬与绝对的语气得到弱化。在表达否定时，灵活使用unfortunately，always，quite，too，scarcely，hardly或really等，以便为对方留下考虑与回旋的余地。如：Unfortunately，this is our bottom price，we could not make any further reduction（很遗憾，这是我方的最低价格，我们不能再让了）。unfortunately既表达了我方与对方达成贸易的诚意，又表明了鲜明的立场，语气坚定又不失礼貌。在业务洽谈表达主观意见或看法的过程中，通常使用I think，I hope，I regret或please等，使所要表达的观点或提出的要求不显主观、武断，同时保证语意明确。在外贸函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，还须特别注意，为表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。

译例：You could rest assured that we would make every effort to effect the shipment as soon as possible so as to meet your demand.

译文：贵方可以放心，我们向贵方保证会竭尽全力发货，尽可能地满足贵方的要求。

译例：We assure you that we shall do our best to expedite shipment.

译文：我们向贵方保证我们会加速发货。

4．体谅（Consideration）

当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方，语气上尊重对方，以客户为中心，礼貌而且友好。We are enclosing a catalogue outlining our company's goods available for export.就要比Enclosed is a catalogue outlining this company's goods available for export.显得亲切。

译例：We should be obliged if you would let us have some names and addresses of likely importers of good sanding from your customers, together with brief credit reports on them.

译文：如蒙告知贵司客户中比较可靠的进口商的名称和地址，并附其资信简报，我们将十分感谢。

以上实例从不同侧面体现了尽量令对方受益、自己吃亏的礼貌精神。“如蒙……将十分感谢”可以视作是典型的you-attitude（对方态度）的书写方式。它从对方立场出发看待事情，淡化了以第一人称写作的主观立场。

5．完整（Completeness）

即完整表达所要表达的内容和意思。接受对方报盘时，须把交易条件全部阐明：即谁订货、订什么货、何时交货、货运至何处、如何付款以及价格条件等。可概括为5Ws （who，what，when，where，why）和lh （how）。以下译例是合同条款：

译例：包装：货号502半英寸，长3码，小纸盒10件装，每个纸箱装50盒，托盘装20英尺货柜。

原译Art. No. 502 1/2"x 3yds packed in 10pcs boxes，50 boxes a carton，and 20feet container.

该条款被译成英文并发给客户时，意思没有说清楚，并且漏掉了一些重要信息如“小纸盒（paper box）”“托盘装（pallet）”，纸箱为carton。

改译Art. No. 502 1/2"x 3yds to be packed in paper boxes of 10 pcs. 50 boxes to a carton,then pallets and 20 feet container.

6．具体（Concreteness）

译例：Our product has won several prizes.

译例仅仅说了一个大概，而没有说清楚具体内容，从而在信息传达上显得很模糊。

改译The Swan washing machine has won the First Prizes in four national contests within the past three years.

改译后的句子提供了具体的产品名称，具体的时间，具体的奖项和数量，给对方提供了关于我方产品更准确详尽的描述，从而传递更具体且有说服力的信息。

7．正确（Correctness）

译例：本合同签订之后，签约双方中任何一方不得将合同内容泄露给第三方。

原译Any of the two parties can not divulge the contents of the contract to a third party after the conclusion of the contract.

以上译文：句法有误。双方中任何一方应该为either of the two parties，三方（或三方以上）中任何一方才用any of the parties，因本句为否定句，应当译为：Neither of the two parties can divulge the contents of the contract to a third party after the conclusion of the contract.

（二）外贸合同及其翻译

1．外贸合同的定义与功能

国际贸易合同具有特殊的社会和交际功能，即提供信息、规定权利和义务。大不列颠百科全书对合同所下的定义是：A contract is a promise enforceable at law. The promise maybe to do something or to refrain from doing something.（合同是具有法律约束力的承诺，该承诺可以是保证做某事或保证不做某事。）外贸合同的功能主要是提供信息，同时还要求相关订约人必须履约，所以又具备祈使（或称请求）功能。作为法律文件，合同文本属于正式程度最高的契约文体。外贸合同的起草与翻译最基本的要求就是：表述严谨，措辞确切，行文庄重。

2．外贸合同的类别

合同一般写作Contract，如果是副本则在左上方注明Copy，正本则注明Original。随着电子业务不断强大的功能，以E-mail/Fax等电讯手段签订的有关产品买卖的电子版合约，也算合同的一种。从总体上来看，由于贸易方式以及贸易内容的不同，国际贸易合同可以分为以下一些主要类型：购货合同Purchase Contract；销售合同Sale Contract；租赁合同Lease Contract；运输合同Shipping Contract；销售（售货）确认书Sales Confirmation；技术转让合同Contract for Technology Transfer；合资或合营合同Contract for Joint Venture/Joint Cooperation；补偿贸易合同Contract for Compensation；国际工程承包合同Contract for International Engineering Projects；代理协议Agency Agreement；来料加工合同Processing Trade Contract；保险合同Insurance Contract。

3．外贸合同的篇章结构

尽管许多外贸公司都有印制好的外贸合同，不需要业务员自己再去下工夫起草，但作为一名出色的外贸业务员，还是有必要了解和掌握合同基本的要素和翻译要点。外贸合同的结构大致可分成三部分：约首（the head）、正文（the body）和约尾（the tail/end）。以下分解一份简明的外贸合同主要内容。

（1）约首（the head）

合同约首部分主要为双方当事人的基本信息，包括合同号码Contract No.，买卖双方的公司名称、地址、传真、电话、电子邮件、日期。之后通常会有一至两段对合同起因的描述性文字，例如：

译例：This contract is signed by and between the Buyer and the Seller，according to the terms and conditions stipulated below.

译文：本合同依照买卖双方之间按以下条款签订。

（2）正文（the body）

序文之后会有一系列具体的合同条款，包括品名、品质、数量、体积、包装、装期、贸易术语、保险、运输、支付方式、仲裁等等。

1）货物的名称（Commodity）：货物的名称必须正确、规范，通常要包含品牌、规格和包装三要素。

译例：Great Wall Cellulose Tape 1/2"x 3yds，with plastic dispenser 800 doz.

译文：长城牌纤素带，宽半英寸，长3码，带塑料包装容器，800打。

2）品质条款（Quality）：通常可以在下述几个标准中，根据产品的不同来规定：

（1）凭样品　　　　（by sample）

（2）凭行业标准　　（by standard）

（3）凭商标　　　　（by brand）

（4）凭产地　　　　（by origin）

（5）凭规格　　　　（by specification）

（6）凭文字解释　　（by description）

3）数量条款（Quantity）：数量条款包括计量单位，计量办法和具体数量三部分。以下选取部分国际常用的计量单位：

重量：用于一般的自然产品（羊毛，棉花，谷物，矿产品等）：克（gramme-g）；公斤（kilogramme-kg） ；盎司（ounce-oz）；磅（pound-Lb）；公吨（metric ton-M/T）(www.daowen.com)

件（个）数：件（piece-PC）；套（set）；打（dozen）；罗（gross- gr）；令（ream-rm）；卷（roll coil）。

面积：木板、玻璃、地毯、铁丝网等。常用单位：平方米（sq. m. ）；平方英尺（sq.ft. ） ；平方码（sq. yd.）。

长度：布匹、塑料、电线、电缆、绳索等。常用单位：米（m）；英尺（ft）；码（yd）。

容积：谷物、小麦、玉米、液体等。常用单位：升（liter I.）；加仑（gallon-gal） ；蒲式耳（bushel-bul）。

体积：木材，工业品、钢材等，要用立方Cubic来表示。常用单位：立方米（cu.m.） ；立方英尺（cu. ft.）；立方码（cu. yd.）。

4）价格条款（Price Term）：包括计价单位，货物名称，单价金额和贸易术语。例如：UCP218 USD29. 50. CIF. Hamburg.这句话描述的意思是：218型号的轴承，运保费付至汉堡，单价29.50美元。

5）装运时间（Time of Shipment）：通常会规定一个出口方最晚可以装船的时间。

6）保险条款（Insurance）：会显示由哪一方办理保险，保何种险别（coverage），投保金额（insurance amount）等。往往是投保一个基本险，即一切险（All Risk），再加一种特殊附加险（additional risks）。

一般附加险包括以下11种：

Theft，Pilferage and Non-Delivery Risk （T. P. N. D.）　 偷盗，提货，遗失险

Fresh Water and Rain Damage Risk　　　　　　　　　　　　　海水雨淋险

Shortage Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 短量险

Inter mixture and Contamination Risk　　　　　　　　　　　混杂沾污险

Leakage Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　渗漏险

Clash and Breakage Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　 碰撞破碎险

Taint of Odor Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　串味险

Sweat and Heating Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　受潮受热险

Hook Damage Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　钩损险

Breakage of Packing Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　包装破碎险

Rust Risk　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 锈损险

特殊附加险包括以下7种：

War Risk　　　　　　　　　　 战争险

Strike Risk　　　　　　　　　罢工险

On Deck Risk　　　　　　　　 舱面险

Import Duty Risk　　　　　　 进口关税险

Failure to Deliver Risk　　　交货未到险

Rejection Risk　　　　　　　 拒收险

Aflataxion Risk　　　　　　　黄曲霉素险（指花生、大豆等）

7）包装条款（Packing）：包装条款须包含包装材料。一般情况下，可以采取笼统表示或详细规定两类方式。若无特殊要求，可以使用笼统表示法，例如：customary packing； sea-worthy packing； packing suitable for long distance；等等。详细规定的描述有：

译例：To be packed in wooden cases，30 pieces per case of 40 yd each.

译文：木箱装.每箱装30件，每件40码。

译例：In iron drum of 25kg net each.

译文：铁桶装，每桶净重25公斤。

译例：To be packed in polypropylene woven bags，50kg each，gross for net. The bags should he fairly good in quality and suitable for ocean transportation.on which the name of the goods，weight，country of origin and package date should be written/marked in English.

译文：使用聚丙烯编织包装袋，每包重50公斤，以毛重作净重，包装袋质量良好，适于海运，包装袋上须用英语写明品名、重量、原产地和包装日期。

8）唛头（运输标记）（Shipping Mark）：通常包括以下内容：目的港名称；件数；合同号码。

9）质量保证条款（Guarantee of Quality）：保证条款须要注明保证内容和保证时间。

10）检验、索赔条款（Inspection and Claims）：检验机构+检验内容（检验证书）+检验时间。请看以下合同内容及其翻译：

译例：It is mutually agreed that the goods are subject to the Inspection Certificate of Quality and Inspection Certificate of Quantity issued by China Import and Export Commodity Inspection Bureau at the port of shipment. The Certificate shall be binding on both parties.

译文：双方同意，在装运港由中国进出口商品检验局签发的品质及数量检验证书为最终依据，该证书时双方具有法律束缚力。

译例：Before delivery the manufacturer should make a precise and overall inspection of the goods regarding quality, quantity, specification and performance and issue the certificate indicating the goods in conformity with the stipulation of the contract. The certificates are one part of the documents presented to the bank for negotiation of the payment and should not be considered as final regarding quality, quantity, specification and performance. The manufacturer should include the inspection written report in the Inspection Certificate of Quality, stating the inspection, particulars.

译文：在交货前，制造商必须对货物的质量、规格、数量、性能作出全面细致的检验，并出具证书证明本批货物与原合同条款要求完全一致。该证书作为议付货款时向银行提交单据的一部分，但不作为货物质量、规格、数量、性能的最后依据。制造商应随同货物提交一份详细的质检单。

11）支付条款（Terms of Payment）：支付条款也称付款条款，主要为信用证Letter of Credit （L/C）；托收Collection （D/P，D/A），现金In Cash；支票By Check；汇票Draft/Bill of Exchange；电汇Telegraphic Transfer （T/T）等等。请注意下面的条款与翻译：

译例：The Buyer should pay 100% of the sale amount to the Seller in advance by telegraphic transfer not later than Dec. 15th.2010.

译文：买方应当于2010年12月15日前将100%的货款用电汇预付至卖方。

译例：The Buyer should make immediate payment against the presentation of the draft issued by the Seller.

译文：买方应凭卖方开具的即期汇票，在提示时立刻付款。

译例：The Buyer shall open a confirmation irrevocable L/C in favor of the Seller with/through the bank acceptable to the Seller one month before the shipment.

译文：发货前的一个月，买方通过银行，开立以卖方为受益人的不可撤销的保兑信用证至卖方。

12）运输条款（Terms of Shipment）：运输条款中要列明运输方式和贸易术语，如FOB.CFR. CIF，并根据不同的术语，在术语后列出装运港或目的港名称，例如：FOB Shanghai.CIF Rotterdam.

13）不可抗力条款（Force Majeure/Act of God）：在运输中，会遇到一些非人力可以控制的因素，此时需要事前协商在发生不可抗力事件时，如何解决，以免引起不必要的争端。

译例：Any event or circumstance beyond control shall be regarded as Force Ma-not restricted to fire, wind, flood, earthquake, explosion, rebellion, epidemic, quarantine and segregation.In case either party that encounters Force Majeure fails to fulfill the obligation under the contract, the other party should extend the performance time by period equal to the time that Force Majeure will last.

译文：如果遭受人力无法控制的事件或情形时，可以将此种事件或情形视为不可抗力。但不限于火灾、风灾、水患、地震、爆炸、叛乱、瘟疫、检疫与隔离。如果遭受不可抗力一方不能履行合同规定的义务，另一方应将允许合同执行的时间向后延伸，所延伸的时间应与不可抗力事件持续的时间相等。

译例：If the Force Majeure lasts over 6 months, the two parties of the contract should settle the case of continuing the contract by friendly negotiation as soon as possible.Should the two parties fail to reach an agreement, the case will be settled by arbitration ac-cording to Clause 12 of the contract thereof.

译文：如因不可抗力持续6个月以上，合同双方应尽速通过友好协商的方式解决合同事宜。如果双方无法达成协定，则可依据合同中第12条款通过仲裁解决。

14）仲裁条款（Arbitration）：当事人如因合同发生争议，可以有以下几类解决办法：

Negotiation　　　　　　　　　 协商，这是最佳的解决方式。

Consultation/Mediation　　　　调停，会有第三方参与。

Arbitration　　　　　　　　　 仲裁，这是组织或者机构的参与。

Litigation　　　　　　　　　　起诉，这是打官司。

以下是一份英文合同中的仲裁条款：

All disputes in connection with the Contract or the execution thereof shall be settled through friendly negotiations. In case no settlement can be reached through negotiations, the case should then be submitted for arbitration to the Foreign Trade Arbitration Commission of the China Council for the Promotion of International Trade. The arbitration shall take place in Shanghai and the decision rendered by the said Commission shall be final and binding upon both parties；neither party shall seek recourse to the law court or other authorities for revising the decision. The arbitration fee shall be borne by the losing party.

（3）约尾（the tail/end）

约尾包括合同的备注与解释、签约双方的签名、效期以及法规根据等内容。约尾称为合同的证明部分（attestation），是当事人签字或盖章的地方。双方签字处之前，通常会加上诸如译例中的一些类似文字：

译例：IN WITNESS WHEREOF，the parties hereto have caused this Contract executed in duplicate by their duly authorized representatives on the date first above written.

译文：本合同已分别由双方正式授权代表在上文首次提及的日期签字，一式两份，特此证明。

当事人为自然人的用SIGNED by...其后由证人在In the presence of...之后签名。当事人是法人或非法人单位时，授权代表则在SIGNED for and on behalf of...之后签字，最后由证人在In the presence of...之后签名。