一、商务信函的语篇特征

商务书信的内容常常是一种业务安排、一个协议或一个合同，因此必须谨慎撰写，商务信函通常具备以下七个特点：

（一）完整（Completeness）

信件应涵盖写信人希望收信人做出积极应对的一切情况及问题，或者回答写信人提出的全部问题或要求。

（二）具体（Concreteness）

信要写得生动、具体、明确。

（三）清晰（Clarity）

信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。

（四）简洁（Conciseness）

信要长话短说，避免啰唆和重复。

（五）礼貌（Courtesy）

信要有礼有节，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。

（六）体谅（Consideration）

多从对方的角度出发，理解并体谅对方的需求、愿望、情感，着重正面、肯定地谈问题。

（七）正确（Correctness）

正确是指英语语法、标点符号、拼写的正确，还指表述正确，尤其是金额和条款。商务书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。因此，必须正确理解和运用商业术语，使译文更加准确、得体。

二、商务信函的文体特点(www.daowen.com)

下文将从词汇和语法两方面来介绍商务信函的文体特点及其翻译。

（一）词汇特点

1．用词规范正式

正式词汇、基本词汇和非正式词汇并存，且使用正式词汇和中性词汇的情况较多，充分体现了其规范、正式、公事公办的特性。

常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform/ advise代替tell，dispatch代替send，otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for/in connection with/ in respect/ with regarding to代替about等。

2．表意准确、专业性强

商务信函中大量使用专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。如trimming charges（平仓费） ，insurance policy（保险单），coverage（保险项目），premium（保险费），underwriter（保险人），establishment（开证），counter-offer（还盘），counter-suggestion（反还盘），bid（递盘），surcharge（附加费），pro forma invoice（形式发票） ，clearance sale（清仓削价销售），L/ C（信用证），CIF（到岸价格），FOB（离岸价格）等。

本来意义差异很大的词汇在特定语言情境中所表达的内涵和外延却是相似的。

3．用语朴素、淡于修饰

在追求效率的当今时代，商贸人员使用简单朴素的日常用语便于双方理解和接受，淡于修饰，直截了当地表达主题内容，可以避免重心转移和误解。

上述书信的用词充分体现了商务信函的七个特点。这些文体特点也决定了译文特征，即充分体现出原文内容的准确和简洁。

（二）句法特点

1．句子类型

商务信件中较多使用陈述句，有时也用祈使句表示请求、劝告、命令等。在表达写信人的观点和向对方提建议时，除了使用祈使句外，还可以使用疑问句，因为在表示客气礼貌的程度上疑问句给对方留有的余地更大，在语气上也更有礼貌。

鉴于商务信件客观、严谨的文体，很少使用表示强烈感情的感叹句。

2．状语位置独特

按英语写作的一般规律，主谓语之间不能放置较长的状语；但在商务函电英语中，较长的状语经常出现在主谓语之间。