一、英语商务信函的定义与构成要素

（一）英语商务信函的定义

商务信函属于应用文体，是指在商业贸易往来中用于处理各种商业事务的来往信函的总称。商务信函既有一般公务信函的性质，有兼有一般书信的特点。商务信函不仅可以进行情感和信息交流，对树立公司良好的形象也有着极为重要的作用。

（二）商务信函的构成要素

商务信函在格式上有严格的规范要求，一般有缩行式、平头式和混合式。

一封完整的商务书信通常包括以下内容：

（1）信头　　　　　（Letter Head）

（2）案号　　　　　（Reference No.）

（3）日期　　　　　（Date）

（4）封内地址　　　（Inside Address）

（5）具体收信人　　（Attention Line）

（6）称呼　　　　　（Salutation）

（7）事由　　　　　（Subject line）

（8）正文　　　　　（Body of the Letter）

（9）结尾敬语　　　（Complimentary Close）(www.daowen.com)

（10）签名　　　　（Signature）

（11）附件　　　　（Enclosure）

（12）抄送　　　　（CC，即Carbon Copy Notation）

（13）附言　　　　（P．S．，即Postscript）

在上述13项要素中，信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名这7项属于基本构成要素，是商务信函中必不可少的内容，其他的要素可根据具体情况选择使用。

二、英语商务信函的分类与功能

（一）英语商务信函的分类

商务英语信函是商务交往的重要联系、沟通方式。由于商务活动的复杂性，商务信函按内容可以分为商务应酬函和商务业务函。商务应酬函可以细分为与商务往来有关的感谢信、祝贺信、慰问信、邀请信等，主要是用来联络感情、增进友谊、促进贸易的信函；商务业务函是联系业务、洽谈合作、解决经济问题等方面的商务信函，可以细分为建立业务关系函、产品推销函、资信查询函、询盘函、发盘还盘函、订购函、装运通知函、支付结算函、索赔函、保险函等，这些信函涉及商务活动的全过程。

（二）英语商务信函的功能

商务信函人们在从事国际商务活动中来往的信件，是公文性质的信函。它们承担答复、订货、任命、祝贺、感谢、介绍、邀请、联络、致歉、慰问、吊唁或推销磋商、咨询公务，内容涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解、申述、质问或谴责等功能，情态表达比较丰富。根据功能划分，商务信函大致可以分为两类：以信息功能为主的商务信函和偏重于交际功能的商务信函。

1．以信息功能为主的商务信函

以信息功能为主的商务信函的目的是为了传递信息——说明情况、陈述事实、找出解决问题的方法，如：询盘、发盘、还盘、索赔函、投诉函等等，使收、发信双方发生贸易往来，达成交易。要满足上述功能，其语言特点是必须使用专业术语准确传达信息意图，同时还要在适当的时候使用口语体词汇及与之相配套的较短的句式，使文体风格朴实平易，易拉近买卖双方的距离。

2．偏重于交际功能的商务摘函

偏重于交际功能的商务信函的目的是为了表达写信人的感情，增进交流，这类信件的作用是非常重要的，可以维系与客户的合作关系、促进业务，是企业之间进行交往的润滑剂。这类信件包括：感谢信、祝贺信、道歉信、慰问信等。