第三节　物流信息系统的概念和特点

物流信息系统是企业管理信息系统在物流领域的应用，也可以说是管理信息系统的组成部分。在了解物流信息系统的概念之前，首先必须对企业管理信息系统有所了解，而要对管理信息系统有所了解，必须理解系统的含义。

一、系统（SYSTEM）

（一）系统的概念

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分，为了某一目标结合而成的有机整体。如办公自动化系统、财会电算化信息系统等。

系统的概念有三层含义：第一，系统是由若干组成部分结合而成的，即集合性；第二，系统的各组成部分之间是相互作用和相互依赖的，即相关性；第三，系统的各组成部分是为了某个目标而结合成为一个有机的整体的，即目标性。

（二）系统的模型

系统的模型包括：输入、处理和输出。定义和描述一个系统的各种特征构成了系统的边界。系统属于边界之内，边界之外称为环境。

系统的输入和输出包括三种类型：物资、能量和信息。系统的处理过程包括物理过程、化学过程、生物过程和社会过程。比如，一个计算机信息系统，用户通过用户界面输入数据和指令，计算机经过处理输出符合要求的信息。这样，它输入的是数据，输出的则是特定的（经过处理的）数据，其处理过程是由计算机硬件和相关软件来实现的。

（三）系统的主要特征

（1）目标性：组成系统的各个部分是为了某些目标而集中起来的。

（2）界定性：系统与外界环境有明确的边界，并通过边界进行信息交流，所以说，一个系统是由它的边界所确定的。

（3）集合性：系统是由子系统组成的，即系统是若干功能的集合。

（4）相关性：组成系统的各个子系统之间是互相联系和互相制约的。

（5）层次性：系统由子系统构成，而子系统又可以分解成为更低一级的子系统。子系统的层次之间互相联系，互为环境。

（6）动态性：系统随着时间的推移，经历一个孕育、产生、发展、衰退到消亡的过程，因此，系统是一个“动的”和“活的”实体。

二、管理信息系统（MIS，Management Information System）

（一）什么是管理信息系统

从20世纪50年代的兴起到现在，半个世纪过去了，管理信息系统得到了快速的发展，但并没有一个严格的定义，其含义是随着系统的发展而变化的。目前一般认为，管理信息系统是一个由人和计算机等组成的能够提供信息以支持一个组织机构内部的作业、管理、分析和决策职能的系统。

管理信息系统的目的是有效地获取、管理信息并提供给用户其所需要的信息。它是一个信息处理系统，也称之为“信息系统”，其核心是由硬件和软件组成的计算机系统。而在计算机系统中，核心则是软件系统。所以我们通常所说的管理信息系统主要是指某种应用软件系统，所谓的系统开发也是指软件系统的开发。硬件方面要考虑的主要问题是如何根据系统的目的和结构来进行优化配置，以便最大限度地发挥软件的功能。

（二）管理信息系统的主要特征

（1）管理信息系统是以计算机为基础的人—机系统。

（2）管理信息系统是组织内部各种信息处理系统按照总体规划而建立起来的集成化系统。

（3）管理信息系统具备以数学方法为基础、以数据处理为基本功能的预测和控制能力。

三、物流信息系统

（一）概念

对于物流信息系统，同管理信息系统一样，也没有一个统一的定义。这主要是由于管理信息系统发展到今天，其集成度已经非常之高，如ERP系统，可以将企业的各种资源集中起来进行统一管理，各种资源都是为企业的效益最大化服务的，物流资源也是这样，所以实际上物流信息系统和管理信息系统之间是互相融合且密不可分的。

一方面，由于任何企业在经营过程中必然伴随着物流、信息流和资金流，所以任何企业的管理信息系统必然涉及物流子系统（名称不一定是物流，如库存、采购、销售、运输管理模块等，但都属于物流业务）；另一方面，专业的物流企业如仓储企业、配送中心、第三方物流企业等，其物流信息系统也并不只局限于对物流业务的管理，其中也包含着对资金和信息的管理。

可以说，在非物流专业企业里，物流信息系统是作为企业管理信息系统的子系统存在的，而在专业的物流企业里，物流信息系统是企业管理信息系统的具体应用和特殊形式。

所以我们认为，物流信息系统属于管理信息系统的范畴，是计算机管理信息系统在物流领域的应用。广义上来说，物流管理信息系统应包括物流过程的各个领域的信息系统，包括运输、仓储、海关、码头、堆场等信息系统，是一个由计算机、应用软件及其他高科技的设备通过全球通信网络连接起来纵横交错的、立体的、动态互动的系统。而狭义上说，物流管理信息系统只是管理信息系统在某一涉及物流的企业中的应用，即某一企业（物流企业或非物流企业）用于管理物流的系统。

（二）物流信息系统的目的

1.物流管理信息系统的最终目标

它是提高对客户的服务水平和降低物流的总成本。其在于以Speed（速度）、Safety（安全）、Surely（可靠）和Low（低费用）的3S1L原则，即以最少的费用提供最好的物流服务。

2．物流管理信息系统要解决的主要问题

缩短从接受订货到发货的时间，使库存适量化，提高搬运作业效率，提高运输效率，使接受订货和发出订货更为省力，提高订单处理的精度，防止发货、配送出现差错，调整需求和供给，提供信息咨询。同时，加强对物流各操作环节的监控，通过对各物流环节的有效组合降低综合物流成本，提高对客户的服务水平。

3．物流管理信息系统的各组成系统的目标

物流管理信息系统由物流作业系统、物流控制系统组成。启动物流作业系统是从物流控制系统得到相应的信息，只有这两个系统很好地结合成为一个总体系统，才能组成一个真正的物流管理信息系统。

物流作业系统的目标：在运输、保管、搬运、包装、流通加工等作业环节中使用种种先进技能和技术，并使生产据点、物流据点、输配送路线、运输手段等网络化，从而提高各物流活动的效率。

物流控制系统的目标：在保证订货、进货、库存、出货、配送等信息通畅的基础上，使通信据点、通信线路、通信手段网络化，提高物流作业系统的效率。

（三）物流信息系统的基本特征

1．开放性

为实现物流企业管理的一体化和资源的共享，物流管理信息系统应具备可与公司内部其他系统如财务、人事等管理系统相连接的性能。且系统对应的物流企业不仅要在企业内部实现数据的整合和顺畅流通，还应具备与企业外部的供应链的各个环节进行数据交换的能力，实现各方面连接的无缝。

尤其我国加入WTO后，系统还需考虑未来与国际通行的标准接轨的需要。目前国际上在运输领域已推行一系列EDI标准，我国交通部也制订推广了一部分EDI标准，物流系统应具备可与这些标准接入的开放性。

2．可扩展性、灵活性

物流信息系统应具备随着企业发展而发展的能力。在建设物流信息系统时，应充分考虑企业未来的管理及业务发展的需求，以便在原有的系统基础上建立更高层次的管理模块。(www.daowen.com)

现在整个社会经济发展非常快，企业的管理及业务的变化也很快，这就要求系统能跟着企业的变革而变革。如物流企业进行了流程再造，采用了新的流程，原先的系统不能适应新的流程了，企业还需再进行投资，重新对新的流程进行管理信息系统的建设，就会造成资源的极大浪费。这就要求建设物流管理信息系统时应考虑系统的灵活性与可扩展性。

3．安全性

广域网（Intranet）的建立、Internet的接入使物流企业触角延伸更远、数据更集中，但安全性的问题也随之而来。在系统开发的初期，这个问题往往被人们所忽略，但随着系统开发的深入，特别是网上支付的实现、电子单证的使用，使安全性更成为物流管理信息系统的首要问题。

（1）内部的安全性问题。资料的输入、修改、查询等功能应根据实际需要赋予不同部门的人适当的权限，如资料被没有权限的人看到或修改容易造成企业商业机密的泄露或数据的不稳定；公司的客户资料被内部非业务人员的其他员工看到并泄露给企业的竞争对手；运费等费用被别有用心的员工纂改，都会对企业造成极大的损失。这可通过对不同的用户授予不同的权限、设置操作人员进入系统的密码、对操作人员的操作进行记录等方法来加以控制。

（2）外部安全性问题。系统在接入Internet后，将面临遭受病毒、黑客或未经授权的非法用户等攻击而导致系统瘫痪的威胁，也可能遭受外来的非法用户的入侵并导致公司的机密泄漏，甚至数据在打包通信时在通信链路上遭截获等，因此系统应具备足够的安全性以防止这些外来的侵入。可通过对数据通信链路进行加密、监听，设置Internet与Intranet之间的防火墙等措施实现。

4．协同性

（1）与客户的协同。系统应可以与客户的ERP系统或库存管理系统实现连接。系统可定期给客户发送各种物流信息，如库存信息、船期信息、催款提示等。

（2）与企业内部各部门之间的协同。如业务人员可将客户、货物的数据输入系统，并实时供商务制作发票、报表，财务人员可根据业务人员输入的数据进行记账、控制等处理。

（3）与供应链上的其他环节的协同。如第三方物流应与船运公司、拖车公司、仓储、铁路、公路等企业通过网络实现信息传输。

（4）与社会各部门的协同。即通过网络与银行、海关、税务机关等实现信息即时传输。与银行联网，可以实现网上支付和网上结算，还可查询企业的资金信息；与海关联网，可实现网上报关、报税。

5．动态性

系统反映的数据应是动态的，可随着物流的变化而变化，能实时地反映货物流的各种状况，支持客户、公司员工等用户的在线动态查询。

6．快速反应

系统应能对用户、客户的在线查询、修改、输入等操作作出快速和及时的反应。在市场瞬息万变的今天，企业需要跟上市场的变化才可在激烈的市场竞争中生存。物流管理信息系统是物流企业的数字神经系统，系统的每一神经元渗入到供应链的每一末梢，每一末梢受到的刺激都能引起系统的快速、适当的反应。

7．信息的集成性

物流过程涉及的环节多、分布广，信息随着物流在供应链上的流动而流动，信息在地理上往往具有分散、范围广、量大等特点，信息的管理应高度集成，同样的信息只需一次输入，以实现资源共享，减少重复操作，减少差错。目前大型的关系数据仓库通过建立数据之间的关联可帮助实现这一点。

8．支持远程处理

物流过程往往包括的范围广，涉及不同的部门并跨越不同的地区。在网络时代，企业间、企业同客户间的物理距离都将变成鼠标距离。物流管理信息系统应支持远程的业务查询、输入、人机对话等事务处理。

9．检测、预警、纠错能力

为保证数据的准确性和稳定性，系统应在每个模块中设置一些检测小模块，对输入的数据进行检测，以把一些无效的数据排斥在外。如集装箱箱号在编制时有一定的编码规则（如前四位是字母，最后一位是检测码等），在输入集装箱箱号时，系统可根据这些规则设置检测模块，提醒并避免操作人员输入错误信息。又如许多公司提单号不允许重复，系统可在操作人员输入重复提单号时发出警示并锁定进一步的操作。

（四）物流信息系统分类

对物流信息系统进行分类只是为了更好地理解它。这里并没有一个分类的标准，而实际的信息系统也不会受到所谓分类的约束，因为无论什么样的信息系统，能得到用户满意和认可的就是好系统。前面已经提到过，任何企业的管理信息系统基本上都会涉及物流的管理，而任何物流企业的信息系统也会涉及资金流和信息流，所以在这里将把物流信息系统分成两类作进一步的阐述。

1．企业物流管理信息系统

这是指非物流企业对其物流进行管理的信息系统。非物流类企业通常指一般的生产制造企业和批发零售业。

制造企业的物流管理一方面是制造企业为顺利进行生产对原材料、物料、日常耗用品等的采购时间、路线、存储等进行计划、管理、控制和对产成品的销售时间、存储以及送至用户的路线等进行计划和管理的外部物流系统；另一方面是制造企业对采购来的物资在生产过程中的包装、搬运、存储等进行设计、计划、管理等的内部物流系统。

制造企业根据企业的销售情况确定生产计划后，就须对需要的物资制定采购计划以配合生产进度，同时储备一定数量的产成品以供应销售，当企业的生产管理系统将生产计划、采购计划、销售计划设计出来转入物流系统后，物流系统将采购计划、销售计划分解、设计成物流计划，然后对物流计划进行执行，直至生产、销售完成，这样的过程循环往复、交替出现、互相重叠。

当前，电子商务盛行，利用互联网进行B2B或B2C业务的网站纷纷涌现，一些制造商也纷纷建立自己的网站进行网上销售，直接面对用户，根据客户的订单进行采购和销售，这样减少了库存，也减少了中间流通费用。电脑制造商DELL采用这样的销售方式，成功地站在了电脑制造业的前沿。

而对于零售商、中间商、供应商来说，其本身不生产商品，而是为用户提供商品，为制造商提供销售的渠道，是用户与制造商的中介。专业零售商为客户提供同一类型的商品。综合性的零售商如超市、百货商店为人们提供不同种类的商品，这样的企业的经营有商品种类多、生产地点分散、消费者群体极其分散的特点。面向零售商、中间商、供应商的物流管理信息系统是对不同商品的进、销、存进行管理的系统。

这类系统中的典型代表是20世纪60年代开始出现的物料需求计划（MRP）和70年代后期出现的制造资源计划（MRP－Ⅱ）系统，其核心都是物流，目的是制定企业的生产计划和采购计划。而今天的企业物流信息系统基本上已经融入了企业管理信息系统，仅以企业管理信息系统的子系统或功能模块出现，比如ERP系统。ERP系统的主线是计划，其中包含了物流管理，但其管理的重心已经从物流转移到了财务上。

2．物流企业的物流管理信息系统

物流企业主要包括运输、仓储、配送中心等物流单项服务企业和第三方物流企业。与前面所提到的制造商、供应商等提供的是有形商品不同，这些企业提供的是无形的产品——服务，通过服务将供应方和需求方联系起来。

比如第三方物流，严格意义上的第三方物流是整个供应链的组织者，通过第三方物流企业的物流管理信息系统将供应链上的各个节点（如制造商、零售商）及相应的交通运输工具（如船运公司、拖车公司等）链接起来。

不少物流公司是拥有实质性资产的公司（如航运公司、仓储公司、拖车公司、铁路运输公司）的附属公司，与第三方物流企业不同的是他们只提供供应链上的某一项服务，这样的企业可称类物流企业。这些公司除提供自己专长的专门服务外，还提供一些相关的服务，在原有的业务上往供应链的其他方向延伸，面向这些不同的物流公司的系统各有不同。于是可分为基于仓储的物流管理信息系统、基于海运的系统、基于汽车运输的系统、基于铁路运输的系统……

这一类的物流管理信息系统应该是我们关注的重点。

（五）物流管理信息系统的发展过程

物流管理信息系统的发展是伴随着物流业务、管理和计算机应用、网络通信技术的发展而发展的，系统的发展是多方位、多侧面、立体的。下面从物流信息系统软件的角度将系统的发展划分为几个阶段：

1．简单处理阶段

这一阶段电脑技术还不十分发达，电脑之间也没联网，处于单机状态，小型的数据库（如FOXPRO、ACESS、EXCEL）被用于系统的开发。系统的应用只限于打印报表，如提单和简单的统计，物流管理信息系统与物流企业其他系统如财务、人事等系统的运行各不相干、各自独立运行。这时物流企业虽然解决了手工制作单证的问题，但内部数据没有实现共享，存在大量重复劳动，可能造成同样的内容需在不同的系统中输入的情况。

2．物流企业内部系统的整合

大型数据库（如ORACLE、SY-BASE、SQL—SERVER、INFORMIX等）、结构化工具（如Visual Basic,Delphi，Powerbuilder等）及网络技术开始在物流企业中应用，物流企业内部局域网建成，企业各部门间的信息流动基本实现无纸化。物流管理信息系统与物流企业其他系统如财务系统有接口连接，内部数据实现共享。

3．物流企业内部联网

物流企业内部不同地区的子公司之间实现联网（Intranet），数据实现共享、整合。物流企业的网络可能遍布全球，企业子公司之间的业务往来频繁，数据的整合和共享无疑可提高企业的整体效率。

4．物流企业与其他合作伙伴及客户的联网

企业内部系统与外部的其他合作伙伴及客户的管理信息系统（如ERP）的接口已做好，数据可通过专门的通信通道进出物流企业，形成物流企业的Extranet（外联网）。