第二节　展览会

举办展览会也是社会组织常用的公共关系专题活动方式之一。展览会是一种通过实物、文字、图表来展示某组织的成果、风貌、特征的宣传形式，它对塑造和巩固组织形象起着重要的作用。

一、展览会的特点

(一)直观、形象、生动，能产生强烈的传播效果

从传播学的角度看，展览会能够运用多种信息载体进行立体传播，如声音(讲解、交谈、广播等);文字(说明书、介绍材料等);图像(照片、幻灯、录像、电影等);实物(模型、产品等);人物(模特儿等)，可以利用各种媒介的优势强化传播的效果。一般展览会的展品以实物为主，辅以现场宣传讲解和示范表演。精致的实物，形象的画面，动人的解说，优美的音乐，再加上生动的艺术造型，这种有机的结合，能产生一种引人入胜的感染力。如时装展览会，不仅陈列有各种款式新颖、色彩鲜艳、风格各异的时装，还有文字、图表介绍服装的性能特点;不仅有服装设计师和缝制师的当场介绍、示范，还有时装模特儿的精彩表演，深受人们的欢迎。这样的展览会会场气氛往往十分热烈，信息传播的效果也极其强烈。

(二)能有效地引起新闻媒介的注意

由于展览会本身及其展示的内容都具有一定的新闻价值，因而会吸引新闻界的注意力。也正因如此，许多组织经常举办各种形式的展览会、展销会，进而制造新闻由头，引来新闻记者进行报道，提高组织的知名度和美誉度。

(三)能给组织提供与公众直接进行双向沟通的机会

在展览会上，本组织的工作人员可以广泛接触社会各界人士，直接与观众就双方感兴趣的问题进行交谈与讨论，并可利用这一机会解答一些问题。这样既让公众了解了组织，组织也对公众有所了解，能及时收集反馈信息，根据公众意见和需求改进组织的工作。这种双向沟通针对性强，收效大，而且具有人情味。

二、展览会的类型

(一)按展览会的规模分

大型展览会。其规模可大至世界性的博览会，如在我国昆明举办的“世界园艺博览会”等。这类展览会是综合性的，参展的组织多，展出的项目多，涉及面也广，需要有较高的专业技术水平和有一定权威的组织才能办好。

小型展览会。规模较小，如某企业新产品展示会等。这类展览会常常由一个组织自己举办，展出的项目比较单一。

微型展览。这是一种最小规模的展览，如商店橱窗的商品展览、某组织的宣传橱窗展示、流动展览车等。

(二)按展览会内容分

综合性展览会。综合展示一个国家、一个地区或一个组织的建设成就，既有整体概括，又有具体形象，观众参观后会有一个比较完整的印象。如“中国改革开放20年成就展”“世界博览会中国馆”等。

专题性展览会。介绍某一专业或专题的情况，展出内容不要求全面系统，但内容集中，主题鲜明，有一定深度。如“上海市仪表工业展览会”“消防器材与防火安全展”等。

(三)按展览会性质分

贸易性展览会。举办这种展览会的目的是为了促进商品交易，展出的也是一些实物产品和新技术等。这种展览会有一个最大的特点，那就是商品展览与订货销售融为一体，如我国每年春秋两季在广州举行的“中国进出口商品交易会”等。

宣传性展览会。通过展品向观众宣传某一思想或观点，或让观众了解某一史实，其特点是重在宣传，没有商业色彩，展品通常是照片、资料、图表及实物等。如“肩负人民的希望——中国共产党建党80周年纪念展”“反邪教展览”等。

(四)按展览会时间分

长期展览。展览形式是长期固定的，如故宫博物院、敦煌博物馆等。

定期展览。展出内容定期进行更换，如北京和上海的工业展览会。

短期展览。这是一种展出时间较短、展览结束后即行拆除的展览会。如“秋季服装展销会”等。

(五)按展出地点分

室内展览。在室内举行，不受天气影响、不受时间限制，可展出较为精致、价值很高的展品。如“景德镇名瓷艺术展”等。

室外展览。在室外举行，规模可以很大，布展也比较简单，但会受到天气的影响。如“洛阳牡丹展”“国产轿车展”等。

巡回展览。简称巡展，这是一种流动性的展览，往往利用车辆运往各地巡回展出。如“农业科技书刊巡回展”等。

三、展览会的策划与实施(www.daowen.com)

(一)必要性和可行性分析

在举办展览会之前，首先要分析其必要性和可行性。展览会是大型综合性的公关专题活动，需投入较多的人力、物力、财力，如不对其必要性和可行性进行科学的分析论证，就有可能造成两种不良后果：一是费用开支过大而得不偿失，二是盲目举办而起不到应有作用。所以，应对展览会的投入与产出、公共关系效果进行认真分析论证，认为有必要举办并且举办方案也切实可行的话，才能决定举办展览会。

(二)会务工作

在确定举办展览会之后，应认真做好各项会务工作。

(1)明确展览会的主题和目的、展览会的传播方式和沟通方式，确定整个展览活动的领导者、策划者、执行者和工作人员。

(2)确定参展单位和参展项目。根据主题和目的组织参展单位和参展项目。可采用广告和发邀请的形式体现展览会的宗旨、项目类型、要求及费用预算等。

(3)有针对性地搜集各种参展资料，把所有展品作有机的排列、组合，以便使展览会办得井然有序。

(4)指定展览文本的主编。主编要负责设计并确定会标，构思整个展览文字宣传内容的结构，撰写前言及结束语，并向各分展区(或展版)文本的编辑说明总体布局以及各部分之间的衔接要求。

(5)选择展览场地。首先要考虑方便参观者，如交通便利、容易前往参观等;其次要考虑场地的大小、质量、设备等;第三要考虑场地周围的环境是否与展览会主题相协调;第四要考虑辅助设施是否容易配备和安置，如停车场地等。江苏某地举办展览会，开幕式那天，不少来宾乘着大小车辆而来，因展览场所地处繁华地段，交通相当拥挤，又无停车场所，结果造成严重的交通堵塞。许多新闻记者目睹此景，采写了批评稿，电视台记者还录了像，在晚上的新闻节目中播出。这样的展览给主办单位带来的是负面影响。

(6)搜集展品，完成设计制作。展览会各分部的负责人要根据展览大纲搜集实物和有关资料，撰写展览文稿并提交设计室，由设计师、摄影师、美术师完成设计、排版、绘制、放样，再由制作组负责版面上的文字图表制作、裱贴和版面的加工、美化等。

(7)培训工作人员。展览会工作人员的素质和工作技能对整个展览的效果影响很大。理想的工作人员应具备三个条件：一要懂得展览项目的专业知识，能为观众提供专业咨询服务;二要善于交际，讲文明、懂礼貌，能得体地与各类观众交流;三要仪表端庄、大方。所以应对所有工作人员进行必要的专业知识和公关技能培训。

(8)成立专门的新闻发布机构，负责与新闻界进行联系，制订新闻发布计划，邀请新闻界采访、报道，同时能够主动撰写新闻稿，及时向社会传播有关展览会的各种信息，扩大参展单位及整个展览会的影响。

(9)准备辅助设备和相关的服务项目。落实观众接待室与休息室，划定停车场地。在入口处设置签到处、咨询部、服务台、留言簿，绘制展览会平面图等。

(10)准备好辅助宣传资料。设计与制作展览会的会徽、会标及纪念品，制作好介绍参展单位和参展项目的幻灯片、录像带，印制说明书、目录表、宣传小册子和传单等，供展出时分发。

(三)评估展览效果

展览会结束后应做好评估工作，总结经验，吸取教训，以利于以后把展览办得更好。评估应在展览期间就开始，如在出口处设置观众留言簿;召开观众座谈会听取意见和建议;留心新闻媒介对展览会的报道和评价。会后还可通过上门访问、发调查问卷等进行民意测验，了解展览会的实际效果。

四、展览会的经费预算

做好展览会经费的预算和使用计划，是举办展览会的重要工作之一。展览会的经费开支主要有以下几项：

(1)场地使用费，包括各种设备使用、能源等费用。

(2)设计制作费，包括展板等材料费。

(3)工作人员酬金，主要是工资、津贴、差旅费等。

(4)传播媒体广告费，包括电视台、电台、报刊、杂志社发布展览广告的费用等。

(5)纪念品、宣传品制作费。

(6)联络与交际费，包括举行招待会、购买茶点、接待宾客及交际应酬的各种费用。

(7)运输费，即展品运送的费用。

(8)保险费，贵重物品在展览期间要办保险所花的费用。

除以上费用外，还应有一定的预备金，以备调剂补充之用。预备金一般占总费用的5%～10%为宜。