杨 毅
【内容摘要】信息时代的工作流技术为加强高校学生信息管理的科学化提供了技术和方法，可以帮助高校走出传统信息管理中所处的困境。
【关键词】工作流 信息管理 信息系统
原教育部部长周济2009年9月11日在国新办新闻发布会上表示，中国的高等教育现在毛入学率是23.3%，今后10年，由于人口因素的变化，中国高等教育毛入学率大概可以增加10%左右，中国下一阶段高等教育的整个工作方针一定是把重心放在提高质量上来。提高我国高等教育质量是一项系统工程，当我们面对在校学生保有量的积聚膨胀时，加强在校学生的信息管理无疑是这个系统工程中基础的基础。高校学生信息管理的科学化、规范化建设已经成为摆在我们面前的一项十分紧迫的任务。信息化时代的工作流技术在社会经济发展中的成功范例，必将为高校学生信息管理提供可靠的技术和方法。
1.高校学生信息管理的困境
1.1 传统的管理模式束缚了学生信息管理的有效性
我国高校以科层制为基础的传统管理模式决定了各系部的辅导员必然会是我们学生管理工作的具体执行者，高校教育的直接对象就是学生，所有工作都直接或间接地与学生有关，从工作的部署层面上看，信息流从上往下，所有的工作都将在辅导员身上汇集并最终落实到学生（图1高校信息部署流），正所谓“上面千根线，下面一根针”，同时，我们从工作的反馈层面上看，信息流由下往上，所有学生的信息仍然是通过辅导员汇集并最终作为学校决策的依据。应该说信息下达的过程还是比较通.的，但难免不失真，信息上传的过程还是有效的，但难免不打折。辅导员实际成为了学校教育管理的基础通道，这就是一个“瓶颈”，可以说辅导员工作的好坏直接决定了学生管理是否有效。在现有模式下，辅导员被赋予了太大的责任与太高的定位。为了对学生信息进行有效管理，必须对辅导员进行重新的定位，更进一步明确其职责所在。
图1 高校信息部署流
高校传统的以事务为中心的行政管理理念，直接表现就是凡事以“把事情做好”为最终要求。学生管理工作中类似于国家助学贷款、评先评优、困难补助、日常考勤等大量的事务性工作，每天都要产生大量的信息数据，这些都往往以传统的口头加手工的方式进行布置、收集、加工、统计和传递，重复劳动多，实效性差、信息追踪难度大。现行的一些数据信息系统，也往往是为了信息而信息，每次的重复录入数据，工作量大，加上部分系统更新能力有限，使用率几近于零，再加上各职能部门间的数据信息模块不一，各自为阵，往往是为了数据而数据，大大制约了工作效率。辅导员整天埋在数据信息的事务中，教育引导工作也只能是落到“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的境地，教育管理的效率更是几近于零。
1.3 以评促管的激励机制约束了学生信息的过程管理
高校现行管理模式下的激励机制，主要表现在年终考核和考评中，考评指标就是个“指挥棒”，怎么干不重要，干得怎么样说了算。各职能部门牢牢抓住这个“指挥棒”，要求各院系紧紧围绕“指挥棒”开展工作，各系部在具体事务中成为了事务的处理中心，削弱了学生在教育过程中的主体性作用，不利于学生开展自我管理，不利于发挥学生在管理中的主动性和创造性，学生始终处于被管理的境地。在对学生的管理过程中学生缺失了过程管理，学生信息管理的过程也缺失了过程管理。
1.4 “三育人”的教育理念分化了学生信息管理的有效性
教书育人、管理育人、服务育人的“三育人”理念，赋予了教师、党政管理干部、后勤服务人员各自的育人义务。“三育人”过程中各自有自己的权利和义务，各自有自己的领域和目标，但在实际工作中，往往各自为阵，教师以传授知识为己任，后勤服务以提供保障为中心，辅导员忙于应付日常事务，极大地分化了学生信息管理的有效性，难免出现“三张皮”的现象，难以形成合力。但是，所有的过程最终表现出来的所有矛盾和问题又总是汇总到辅导员身上。辅导员可谓集三千宠爱于一身，既要沟通上下，还要协调左右，辅导员已经成了学生信息管理焦点的焦点，可以说，要真正实现“三育人”理念关键是解决协同性问题。
2.工作流技术
2.1 工作流
工作流（Work Flow）就是工作流程的计算模型，是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，文档、信息或任务遵循一定的规则在不同的执行者之间进行传递与执行［1］。工作流要解决的主要问题是:为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。(www.daowen.com)
2.2 工作流管理系统
工作流管理系统（Workflow Managemen System，WFMS）是一个真正的“人——机”系统，用户是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而后者是直接面向用户的。这样，用户的任务分派和任务的完成状态，可以被最大限度地电脑化和受到控制。
2.3 工作流技术
工作流技术是工作流管理系统（WFMS）的核心技术，它监督、控制、协调整个业务过程的完成，并对信息流进行跟踪。目前，工作流技术被看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术[2]。许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流技术，使用者只需在电脑上填写有关表单，然后电脑会按照定义好的流程自动往下跑，高一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。
3.工作流技术的应用
3.1 建立一个科学的学生信息管理系统
高校每个学生的信息从高考招生开始，到毕业离校的全过程每天都在不断的壮大，涉及学生在校学习、生活和工作的方方面面，以往的学生信息系统往往都只是孤立的、片面的、静止的，只是为了信息而信息，最终只能是不断的重复劳动，最终还是逃脱不了手工劳作。事实上，我们对学生的信息管理必须是发展的、全面的、动态的，客观上决定了我们的学生信息管理必然是一个庞大而复杂的系统工程，这也必然要求我们的学生信息管理系统要有一个总揽全局的核心系统，围绕这个核心系统的各个模块都必须在核心系统的框架下建设。应该说，这个结构可以将过去各自为阵的独立模块统一由核心系统指导建设。当然，这只是完成“建”的工作，要能实现高效的目的，还必须让这个庞大的系统“活”起来。
3.2 运用工作流技术让信息系统“活”起来
工作流技术的内在要求给了我们将看似独立的每一项具体事务“流”起来的技术方案。传统的管理模式、行政理念都是把事务的部署落实作为管理的一个重要手段，正所谓“落实、落实再落实”。工作流技术则是把我们学生日常事务直接面对用户，这个用户可以是学生，也可以是辅导员或是教师、后勤服务人员，用户就是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，工作流过程中，每一个用户都是管理对象，同时又是管理者。一方面必须在规定期限内完成相应事务，实现数据更新。一方面可以在相应的管理权限中完成数据统计、分析，实现事务传递的无缝连接。
3.3 工作流技术可以实现学生信息管理的科学化
3.3.1 事务完成即提交，完成即反馈。由于各用户都可以看作是一个独立的“人——机”系统，事务流程中的所有用户即是一条完整工作流，工作流有如一条生产线，工作流过程中免去了中间的传递环节、减少人工催缴环节，完成即是提交，完成即是反馈，克服了过去电子文档报送、审核、反馈、更新、再汇总、再统计、再分析的诸多环节，减少了因信息不断往返过程中产生的重复和更新，大大地提高效率。
3.3.2 事务完成即考核。在工作流这条生产线上，每项事务的每个环节都规定了具体完成时限、完成要求，提交审核通不过，即是考核通不过，实现过程考核，而不仅仅是过去在年终岁末的由考核对象自己收集工作成果的集中考核，克服了集中考核拉关系、凭印象，将考核工作分解到每一项事务每个环节的每个用户，年终的考核就是将各流程考核汇总计算。
3.3.3 有助于辅导员角色的回归和“三育人”主体作用的发挥。工作流技术实现每个用户的管理者身份。一方面调动了大家共同参与管理的责任；一方面将辅导员从日常行政事务中解脱出来，有更多的时间去分析学生的信息数据，去发挥信息数据的教育管理功能，真正回归一个思想政治工作所必须履行的职责。同时也强化了“三育人”各个育人主体的责任与义务，有助于“三育人”各个育人主体作用的发挥。
参考文献:
［1］史美林，杨光心，向勇，伍尚广．WfMs:工作流管理系统［J］．计算机学报，1999，22（3）.
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