书写表扬信需要了解哪些基本礼仪？

一、表扬信的特点及分类

表扬信是用来表彰好人好事的先进思想、先进事迹的一种书信，表扬信可以以组织的名义，也可以以个人的名义写。表扬信是用来表彰某个行政机关、企事业单位、社会团体或个人的先进思想、先进事迹、高尚风格，用以弘扬正气的一种专用书信。

表扬信可以根据不同的划分标准分为不同的类型。

（一）从表扬双方的关系来看，表扬信可以分为两种。

1.上级对下级、团体对个人的表扬

以领导机关或群众团体的名义表扬其所属的单位、集体或个人，这种表扬信可以在授奖大会上由负责同志宣读，也可以登报、广播、上电视。

2.群众之间的表扬

这种表扬信不仅赞颂对方的好品德、好风格，也有感谢的意思。这种表扬信可直接寄给本人或所属单位。也可将表扬信寄给报社、电台，请新闻单位帮助在报纸、广播、电视台进行宣传。

（二）从被表扬者的身份来看，表扬信可分为两种

1.对集体的表扬。对集体表扬的可以是上级领导，同级单位，也可以是群众团体，或某一普通个人。

2.对个人的表扬。由于个人在工作中取得了优异的成绩，或为单位作出了巨大贡献，或者帮助别人解决了某些困难，因此受到单位或个人的表扬、表彰。

二、表扬信的写作格式

表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。

（一）标题

一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。

（二）抬头

表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”、“校长”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。

（三）正文

正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。

1.交代表扬的理由(www.daowen.com)

用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。

2.指出行为的意义

在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。

（四）结尾

该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某给予表扬。并要求在结尾处写上“此致 敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。

（五）落款

落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。

三、表扬信范文

××中学：

在“绿化城市，美化家乡”的义务劳动中，你校师生不仅提前、出色地完成了分给你们的任务，而且能主动协助邻近单位，主动承担额外任务，这种积极主动、助人为乐的精神受到了大家的一致赞扬，对推动我市绿化工作起了积极作用。

为此，特奖贵校锦旗一面，授予贵校“绿化标兵”的光荣称号。

望贵校全体师生，发扬优良作风，再接再厉，为搞好我市的绿化工作而继续努力！

××市人民政府绿化办公室

××年×月×日

四、表扬信写作的注意事项

叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要实事求是，恰如其分。

要用事实说理。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替了动人的事迹。

表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。

表扬信可以用组织名义写，也可以用个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。