3．4　会计账簿

3．4．1　账簿的意义

账簿是由具有一定格式的账页组成的，用来序时、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。设置和登记会计账簿也是会计核算的一种专门方法。

设置和登记会计账簿的作用可以概括为：

①为企业的经营管理提供系统、完善的会计信息。在账簿中，可以对全部经济业务按照不同的性质进行归类和汇总，使分散的资料进一步系统化。

②为定期编制会计报表提供数据资料。会计资料通过账簿进行归类整理后就能提供一个单位在一定时期内的资产负债、所有者权益的增减变化和结存情况，以及收入、费用、收益及其分配等经营情况，这就为进行成本计算和编制会计报表提供了数据。

③起会计分工作用。在规模较大、经济业务较多的大型企业里，会计工作要根据记账工作量的大小进行必要的分工，账簿的设置就要考虑到会计分工的要求。一般工作量不大、需要专人记账的，账簿也要单独设置，所以账簿也有利于会计分工。

④账簿是各单位会计档案的主要资料，也是经济档案的重要组成部分，设置账簿有利于保存会计资料，以备日后查找。

3．4．2　会计账簿的种类

为了全面、系统、连续地记录经济业务，必须设置各种不同的账簿。不同的账簿，其用途、形式、内容和登记方法各不相同。

1）按照账簿的用途分类

账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

（1）序时账簿　序时账簿通常称为日记账，它是按照经济业务发生时间的先后顺序、逐日逐笔登记经济业务的账簿。

（2）分类账簿　分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿可以分类反映和监督各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况，成本费用的发生和收入的取得情况，以及财务成果的形成和分配情况等。

（3）备查账簿　备查账簿也称辅助账簿，是对序时账簿和分类账簿未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。它可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。

2）按照账簿的外表形式分类

会计账簿按其外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿和磁盘式账薄。

3．4．3　会计账簿的基本内容

虽然会计账簿的种类、格式有多种多样，但它们一般都应具备下列基本内容：

（1）封面　载明账簿名称和记账单位名称。

（2）扉页　表明账簿的启用日期和截止日期、页数、册次等。

（3）账页　一般应标明以下几项：

①账户名称：一级或二级会计科目、明细科目。

②日期栏：记账的年、月、日。

③记账凭证的种类和号数栏。

④摘要栏：经济业务内容的简要说明。

⑤金额栏：“借方”、“贷方”和“余额”。

⑥总页次和分户页次。

3．4．4　会计账簿的格式和登记方法

1）序时账簿的格式和登记方法

（1）普通日记账的格式和登记方法　普通日记账简称日记账，它是用来序时、全面地登记一个单位的经济业务并确定会计分录的账簿。这种日记账的格式如表3．10所示。

表3．10　普通日记账

续表

上述日记账的登记方法如下：

①在“年、月、日”栏和“凭证编号”栏，按经济业务发生或完成的时间顺序登记。

②“摘要”栏记录经济业务的内容摘要。

③“会计科目”栏登记该笔经济业务应借、应贷的账户名称。

④“借方金额”和“贷方金额”栏，登记应记入各个账户的借方或贷方金额。

⑤“过账”栏。当将日记账的金额过入分类账后，在此栏做一“√”符号，表示已过账，以免漏记或重记。

可以看出，普通日记账是用来按经济业务的时间顺序编制会计分录并据以过入分类账的账簿。这种将日记账的数据转记到分类账的工作，会计上称为过账。普通日记账的优点是可以全面、连续地记录一个单位的经济业务情况，为过入分类账作好准备；可起到对会计凭证安全的保护作用，一旦凭证遗失，从日记账中也可查出。它的缺点是要逐笔过账，工作量大；账簿只有一本，只能一人记账，不便于会计分工。

（2）特种日记账的格式和登记方法　特种日记账是为记录某一类经济业务专门设置的日记账。为了及时掌握货币资金的收付和结存情况，加强货币资金的管理，企业等单位都必须设置“现金日记账”和“银行存款日记账”。前者用来专门记载直接用现金收付的经济业务；后者专门记载通过银行划拨转账或提现、解现的经济业务。

实际会计工作中所应用的现金日记账的一般格式见表3．11。

银行存款日记账的格式与现金日记账格式基本相同，所不同的只是在银行存款日记账中一般设有“结算凭证的种类和号数”栏，以便与银行对账单对账。具体格式见表3．12。

表3．11　现金日记账　　单位：元

表3．12　银行存款日记账　　单位：元

银行存款日记账的登记方法与现金日记账基本相同，所不同的仅是“结算凭证”栏要根据银行的结算凭证来登记。

现金日记账和银行存款日记账由出纳人员经管并根据现金、银行存款的收款凭证和付款凭证逐笔顺序登记，每登记一笔都要计算出余额记入到“余额”栏。每日终了，现金日记账的结算余额应当与当天的库存现金进行核对，银行存款日记账也应当定期与银行送来的“对账单”核对，以保证账实相符。

2）分类账簿的格式和登记

（1）总分类账簿的格式和登记方法　总分类账簿简称为“总账”，是按每一个总分类账户开设账户进行分类登记的账簿。由于总分类账户是用来记载总括的核算数据的，因而只使用货币作为统一的计量单位。为了适应实际工作需要，总分类账户中的账户格式，一般是采用表3．13所示的“三栏式”。

表3．13　总分类账

上述总账格式中，“摘要”栏记载有关经济业务的简要说明；“借或贷”栏按余额所属的方向填记，借方余额的填“借”字，贷方余额的填“贷”字。

总分类账户中各个账户的登记是根据记账凭证上的会计分录，按记账凭证上各账户的借贷方向转记的。具体登记方法如下：

①根据记账凭证上的借方或贷方记录，翻到总分类账中所要借记或贷记账户的所在页码。

②在各该账户的“日期”、“凭证号数”以及“借方金额”或“贷方金额”栏中，分别登记凭证的日期、号数和金额。

③根据已经记账的账户记录，计算账户的余额，记入“余额”栏，并按方向在“借或贷”栏内记上“借”或“贷”字。

总分类账的登记方法，由于采用的会计核算形式不同，其登记依据和登记程序也不一样。它可以直接根据收款凭证、付款凭证和转账凭证并按照经营业务发生时间的先后顺序逐笔登记，也可以通过一定的汇总记账凭证方式按期或分次汇总登记。

（2）明细分类账的格式和登记方法　明细分类账也称明细账，是按每个明细账户进行分类登记的账簿。它实际上是为了补充总分类账的不足而设置的。因此，凡是设有明细分类账的，在总分类账中必定设有一个作为总括记录的总分类账户，而且反映在总分类账户中的事项，必定要同时记入有关的明细分类账中。但明细分类账内的记录多是根据有关的原始凭证或原始凭证汇总表记入，而不一定根据记账凭证直接转记。当然，如果记账凭证列有明细账户的内容，也可根据记账凭证直接登记。

明细分类账一般采用活页式账簿或卡片式账簿，其格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式3种。

①三栏式明细账。三栏式明细账的格式与三栏式总账格式基本相同，账页内只设借方、贷方和余额3个金额栏，不设数量栏，只登记金额不登记数量。它一般适用于只能或只需采用金额进行明细核算的账户，如“应收账款”、“应付账款”等债权债务方面的明细核算。三栏式明细账登记方法与上述总分类账基本相同。

②数量金额式明细账。数量金额式明细分类账在收入、发出和结存3大栏下又分设数量栏和金额栏，它适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资账户。如“原材料”、“库存商品”等总分类账户的明细分类核算，以便于实物管理和监督。其格式如表3．14所示。

表3．14　数量金额式明细分类账(www.daowen.com)

这种格式的明细账事实上基本还是“借、贷、余”三栏式结构，式中的“收入”、“发出”和“结存”各栏，就分别等于三栏式明细分类账中的“借方”、“贷方”和“余额”栏。但它没有设“借或贷”栏，因此实物发出数不可能超出收入数，所以，只能是借方余额而绝不可能有贷方余额。它的登记方法，除在登记内容上增记“数量”和“单价”外，其他与“三栏式”相同。

③多栏式明细账。多栏式明细账是在账页的借方、贷方分设若干专栏进行明细分类核算的账簿。多栏式明细账的格式可以根据管理需要灵活设计，其基本格式见表3．15。

表3．15　多栏式费用明细账

这种格式一般适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算，并且管理上要求反映项目构成情况的费用成本、收入成果类账户，如“制造费用”、“管理费用”、“本年利润”等费用成本类和收入成果类账户的明细核算。

3．4．5　记账规则

登记账簿是会计核算的基础工作和重要环节，为了保证账簿记录的正确、完整和清晰，明确记账责任，记账必须规范，符合要求。

1）账簿启用规则

各种账簿在启用时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页的“启用表”上填明启用日期、编号、账簿册数、页数，记账人员或会计主管人员应签名盖章；经管账簿的会计人员更换时，应办理交接手续，交接双方应分别在表内填写交接日期，并由交接双方人员签名盖章。

2）登记账簿规则

会计人员要根据审核无误的会计凭证登记账簿。登记时应注意以下事项：

①登记账簿时，应按会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额等逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时。

②手工登账时，要在会计凭证指定位置上打“√”符号，表示已记账；记账完毕，记账人员应在记账凭证上签名盖章。

③各种账簿应按规定页次顺序登记，不得跳行、隔页，不得随意撕毁、抽换或涂改账页。

④登记账簿要用蓝黑墨水书写，不得用铅笔、圆珠笔登记，以保证账簿记录的耐久、清晰。红墨水只能在改错、画线、结账、冲账等情况下使用。

⑤每登记满一张账页时，应加计本页发生额总数，结出余额，在本页的最后一行摘要栏内注明“过次页”字样，在下页的第一行摘要栏内注明“承前页”字样。年度开始时，应在新账上第一行摘要栏内注明“上年结转”字样。

3）错账更正规则

记账过程中，如果账簿记录发生错误，不得任意涂改，应视不同情况，按规定的方法进行更正。对本年度内、结账之前账簿记录的差错，一般采用画线更正法、红字更正法和补充登记法进行更正。

（1）画线更正法　在结账之前，发现账簿记录是纯文字或数字的错误，而记账凭证并无错误（即过账发生的错误），这种情况可采用画线更正法进行更正。更正的方法是：在账簿中错误的文字或数字上画一条红线，以示注销。注意画线时要划去错误数字的全部数码，不得只划掉错误部分的数字。然后将正确数字写在原数字的上方，并盖章以示负责。

例如，记账时将数字341．54误写为431．54，应在数字431．54上画一红线，并在红线上端的空白处记入正确的数字341．54，然后加盖记账人员的印章。

（2）红字更正法　红字更正法一般适用于以下两种情况：

①记账以后，若发现记账凭证的会计科目有错，可用红字更正法。更正的方法是：先用红字金额填一张与原记账凭证完全相同的凭证，并用红字登记入账，以冲销原来的错误；然后，再用蓝字填制一张正确的凭证，并据以登记入账。

［例3．4］　某物业服务企业收到代管房屋的租金4500元，填制记账凭证时，误将其记入“经营收入”科目，并已登记入账。

更正时，先用红字金额填制一张与原错误凭证相同的记账凭证，并用红字登记入账。“［　］”内代表红字。

然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以登记入账。

上述有关账户的更正过程如图3．1所示。

图3．1

②记账以后，发现账簿记录错误，记账凭证所填金额大于应记金额，而会计科目并无错误，这时可用红字更正法予以更正。更正的方法是：将多记的金额用红字金额编制一张记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记的金额。

［例3．5］　某物业服务企业收到自管房租金6000元，在编制记账凭证时，误将金额6000元记为60000元，并据以登记账簿。

更正时，将多记金额54000元用红字填制一张与原记账凭证相同的记账凭证，并用红字登记入账。

上述有关账户的更正过程如图3．2所示。

图3．2

（3）补充登记法　记账以后，虽然记账凭证中应借、应贷科目没有错误，但记账凭证和账簿中所记金额小于应记金额，此时可以采用补充登记法进行更正。更正的方法是：将少记金额编制一张与原记账凭证相同的记账凭证，并用蓝字登记入账。

［例3．6］　假设例3．5中，误将收到的租金60000元记为6000元，并已登记入账。

更正时，将少记金额54000元用蓝字填制一张与原记账凭证相同的记账凭证，并用蓝字补充登记入账。

上述有关账户的更正过程如图3．3所示。

图3．3

3．4．6　对账和结账

1）对账

所谓对账，就是核对账目，定期将各类账簿记录核对清楚，检查账证、账账、账实是否相符。对账的主要内容包括：

（1）账证核对　各种账簿记录应与有关记账凭证相核对，做到账证相符。

（2）账账核对　账账核对是指账簿之间的有关记录要相互核对，做到账账相符。其主要内容有：

①总分类账各账户期末借方余额合计数与各账户贷方期末余额合计数核对相符。

②分类账中“现金”、“银行存款”账户的期末余额与现金、银行存款日记账的期末余额核对相符。

③总分类账有关账户的期末余额与其所属的各明细分类账期末余额之和核对相符。

④各种财产物资明细分类账期末余额同财产物资保管和使用部门的名称分类账的余额核对相符。

（3）账实核对　各种资产类账簿记录与有关实物存货和资金数额相核对，做到账实相符。主要内容有：

①银行存款日记账的账面余额应定期与开户行对账单核对相符。

②现金日记账的账面余额每日应与现金实际库存数额核对相符。

③各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资的实际库存核对相符。

④各种应收、应付往来明细账账面余额与有关债权、债务单位的账目核对相符。

2）结账

结账，就是把一定时期内全部经济业务登记入账以后，计算出各个账户的本期发生额及期末余额。结账一般分为月结、季结、年结。

结账时，应在期末最后一笔经济业务下面画一条通栏红线，在红线下结算出本期发生额和期末余额。如无余额，应在余额栏内写上“平”或“0”符号，并在摘要栏内注明“本月合计”或“本月发生额”字样，然后在下面再画一条通栏红线，表示月结。同理，进行季结时，结算出本季度发生额合计数，并在摘要栏内注明“本季累计”字样，上、下均画一条通栏红线。进行年度结账时，应在12月份结账的基础上结算出全年的累计发生额、年末余额，然后在年度结算数下再画两条通栏红线，表示年度结账或封账。