3．3　记账凭证的填制和审核

3．3．1　记账凭证的基本内容

记账凭证是会计人员根据原始凭证编制的用于登记账簿的直接依据，作用在于对原始凭证进行归类、整理，确定会计科目，编制会计分录，并据以记账。因此，作为记账凭证，必须具备以下一些基本内容：

①记账凭证的名称。

②填制单位的名称。

③填制凭证的日期和凭证的编号。

④经济业务的内容和摘要。

⑤会计分录：账户（包括一级、二级或明细账户）名称、记账方向和金额。

⑥所附原始凭证张数和其他有关资料。

⑦填制人员、复核人员、记账人员、会计主管或其他人员审核签章，收款凭证和付款凭证还要有出纳人员的签名或签章。

3．3．2　记账凭证的填制

1）记账凭证填制要求

填制记账凭证，是会计核算工作的重要环节之一，在填制时应符合以下要求：

①填制记账凭证必须以经过审核无误的原始凭证为依据。记账凭证应附有原始凭证，并说明张数。如果原始凭证需要另行保管，则在附件栏中加以说明，以便查阅。

②应如实填列编制记账凭证的日期。一般来说，记账凭证填列的日期应该是根据原始凭证编制记账凭证的那一天。因此，记账凭证日期与原始凭证日期或经济业务发生日期可能一致，也可能不一致。

③摘要的填写很重要，必须根据原始凭证正确填写，不得漏填或错填。每一笔经济业务，通过借贷双方会计科目及金额，辅以相应的文字摘要说明它的实际情况，但摘要栏空间有限，字数不能太多。

④在编制会计分录时，必须按照会计制度统一规定的会计科目填写，相关科目必须保持对应关系，金额必须核对无误。

⑤记账凭证应连续编号。记账凭证在采用通用凭证的情况下，可按经济业务发生的先后顺序编号。记账凭证若采用收、付、转账凭证的，则按记账凭证的类别，顺序编号，每月重编一次。如现收字第1号……银付字第1号……如果一项经济业务需要编制多张记账凭证的，可采用分数编号法。

⑥记账凭证上必须有填制人员、审核人员、记账人员和会计主管签章。对收款凭证和付款凭证必须先审核，后办理收、付款业务。出纳人员应在有关凭证上签章，以明确经济责任。

2）记账凭证的填制方法

记账凭证按用途可分为专用记账凭证和通用记账凭证两种。专用记账凭证有收款凭证、付款凭证和转账凭证3种格式。下面分别说明它们的填制方法。

（1）收款凭证的填制方法　收款凭证的摘要栏应填列经济业务的简要说明，左上方的借方账户名称应填列“银行存款”或“现金”账户。贷方账户栏应填写与左上方借方账户相对应的一级账户及其明细账户。借方账户应借金额为贷方账户金额合计行的合计数。“记账符号”栏应填写记入总账、日记账或明细账的页次，也可以写上“√”符号，表示已经入账。(www.daowen.com)

［例3．1］　2011年5月10日，A企业收到B公司前欠货款5400元，银行已转来收账通知。

这是一笔收款业务，原始凭证是银行送来的收账通知。这笔经济业务应填制收款凭证，见表3．7。

（2）付款凭证的填制方法　付款凭证的填制方法与收款凭证的填制方法基本相同。左上方的借方账户名称应填列“银行存款”或“现金”，贷方账户栏填写与其对应的账户。在经济业务只涉及“现金”、“银行存款”两个账户时，一般只填制一张付款凭证，如将现金存入银行只编制现金付款凭证，从银行提取现金只编制银行存款付款凭证，而不要再编制现金收款凭证或银行存款收款凭证，避免重复记账。

表3．7　收款凭证

［例3．2］　2011年5月15日，企业从银行提取现金60000元，备发工资。

这是银行存款付款业务和现金收款业务，既可填制收款凭证，又可填制付款凭证。但为了避免发生重复填制、重复入账的差错，这类经济业务一般都只编制付款凭证。这笔经济业务的原始凭证是现金支票存根，据此编制的银行存款付款凭证见表3．8。

表3．8　付款凭证

应注意：出纳人员对于已经收讫的收、付款记账凭证及所附原始凭证都应当即加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收、重付。

（3）转账凭证的填制方法　转账凭证的填制方法与收款凭证、付款凭证略有不同，主要是凭证内的“账户名称”即科目栏应分别填列应借、应贷的一级账户和所属的明细账户。借方账户应记金额，在借方账户同一行的“借方金额”栏填列；贷方账户应记金额，在贷方账户同一行的“贷方金额”栏填列。借、贷方金额栏合计数应相等。

［例3．3］　2011年5月20日，物业服务企业工程部领用甲材料1000kg用于墙面维修，金额9000元。

这是一笔转账业务，原始凭证是材料领料单。据此编制的转账凭证见表3．9。

表3．9　转账凭证

3．3．3　记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的依据，其中收款、付款凭证还是出纳人员收付款项的依据。为了保证账簿的正确性，监督款项的收付，除凭证填制人员应对编制的记账凭证进行审查外，还应在会计部门建立必要的专人或相互审核制度。因此，记账凭证的审核，除了应对原始凭证进行必要的复核外，还应着重审核以下几方面内容：

①记账凭证是否附有原始凭证，记录的内容是否与所附原始凭证的内容相符。

②应借、应贷会计科目（包括一级科目、二级科目或明细科目）和金额是否正确。

③各个项目的填列是否齐全，有关人员是否都已签名或盖章。