活动的顺利举办，除了要控制好时间外，还要有各方的配合，其中最重要的是要有人负责统筹全局。活动一旦失去这个统筹全局的人，就没有了灵魂，没有了方向，就会产生错乱。从学生干部成长的角度说，逐渐学会统筹全局的过程就是学生干部逐步在学生干部成长轨道进步的过程。这个统筹全局大体上可以分为两部分：
一是活动准备前期的统筹。这个过程包括以下几点：1.活动的时间、主办方、地点等；2.活动的规模、层次等；3.活动的费用、宣传物料等；4.活动的分工及各方协调，如主持人与演员，主办方与商家等；5.更细的如基本观众、主持稿、申请用电等具体落实督促。在这个环节，最重要的是要有一个人能主持大局，只要有人不懂，问他一个人就可以了。而且这个人还要不断的推进、督促各方工作，并对各方工作存在的问题能给予明确的解决办法，才能保证活动的顺利筹备、开展。
但我们实际的情况是：一个重大活动，经常没有这样的一个人，各自负责自己的工作，流程变了，主持稿没变；主持稿变了，主持人不知道；主持人知道了，演员不晓得；演员晓得了，观众不清楚；观众也清楚了，新闻通稿写错了。在大活动中，是环环相扣，在分工明确的基础上，所有的改变就要由这个统筹的人来推动、督促和完成，这个人可以是主席团中的任何一人，甚至是主抓这个活动的部长。或者我可以这样说，不管他是谁，只要他能站出来做这些事，提醒负责人或者其他部门的人完成这些事，我想他的能力就足以胜任主席一职了！
二是活动过程的全程统筹。这点是建立在第一点准备工作的基础上的。这个过程主要包括以下几点：
1.总体把握活动的进程。如时间的控制等，这点在前文有所说明，这里不重复。(www.daowen.com)
2.根据实际情况调整流程。如果有特殊情况，如下雨等因素，就要果断的对流程进行调整，将不必要的环节、甚至是活动临时取消。想延长时间，可以增加领导的讲话、选手的感悟发言、主办方的致辞、媒体的采访等。
3.接待工作。如当晚的元旦嘉年华活动，我就发现没有一个主席团成员在负责接待工作，以至许多学院的主席、校级学生组织负责人来了也不知道找谁。不是做活动别人就一定了解，接待就是沟通，就是解说，就是加强感情，机会是非常宝贵的。
4.调整事先没注意到的细节。如活动当晚校保卫处的许多保安都到现场负责保卫工作，这是他们主动来的，可是我们连一瓶水都没有准备，我就请他们去抽奖，虽然他们都没有抽到礼品，但我感觉他们也很高兴——因为尊重。如当晚的礼仪小姐，穿的是夏天的礼仪服装，我发现他们一到场就冷得不行了。我们的工作肯定是以人为本的，是服务同学的，如果有礼仪小姐感冒了，影响了期末考试，那就是我们造成的。我马上对负责人说，取消礼仪小姐，他们的任务由工作人员承担就可了。但整个活动我所看到的学生干部负责人都穿得看不见脖子，又是帽子又是手套的，至少也有三四件，怎么就没有换位思考呢？
5.应对一些突发性事情。活动的始终，我都在外场绕来绕去，就是生怕哪个环节出现意外或问题。举个例子，我一到现场，发现遍地是纸屑，我想要是其他老师、同学来了，我们的形象就有影响了，不就是一个活动嘛，怎么会产生这么多的垃圾？我想所有的学生干部都看到这个现象了，但就是没有人去“统筹”。我非常明确地找了一个副部长，一个晚上的任务就是维护地面卫生。还有一个例子，就是时不时有人站在共青团广场的大石标志上，上面还有领导的题词，一方面显得某些学生素质有待于提高，一方面也显得对领导的不尊重。再说，这个石头离地面有一米多高，万一看得激动摔下来，事情的后果应该是不言而喻的吧。所以我就叫了一个同学（不知道是什么部门，只知道是美术学院）一直站在石头旁边，责任就是不要让任何人爬上去。还有一件事我还心存余悸，就是在上一次的元旦嘉年华活动中，许多同学都在排队等待抽奖，有的等了一个多小时了，但是负责人临时宣布奖品抽完了！所以有几个激动的同学往前挤，把抽奖台挤破了，我们费了许多力气才解释清楚。所以我很早就叮嘱负责抽奖的同学，动作要迅速，奖品完了要提前告知同学。此外，以前我还遇到过化装间流氓骚扰演员，观众起哄打架等事情，这些事情如果没有人负责，有时会不堪设想。
当然，以上写的只是我当晚遇到的部分，只想说明，一个活动一定要有人指挥、负责，统筹好全局，控制住场面，才能将活动办得更好！
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