室外活动常见的问题及对策

前面的文章《大型晚会常见的十大问题》和《室内比赛常见的问题》都对活动的某些细节进行了关照，但近期活动较多，使自己对一些问题又进行了思考，就当做一种补充吧。

前期准备时遇见的问题及解决：

问题一：布场人员。活动在开始之前要布场，这往往需要很多工作人员一起完成，但在工作时发现安排的工作人员并不在现场，结果导致布场工作很难按时完成。解决方案：大型活动一般都是在晚上开始，这就要求我们在下午5点之前布置好场地，组织者可以在2：30把工作人员集中到办公室，根据工作安排表对工作人员进行分工，工作人员在完成自己的工作任务后也不能离开现场，直至布场的所有工作顺利完成。

问题二：物料管理。一场大型活动往往需要很多物资，例如饮料，游戏环节需要的物品，获奖者的奖品，太阳伞，演员的服装等等，但经常是在需要这些物资时却突然之间找不到了；或是在活动结束后发现借出的东西没有及时的还回来。解决方案：在后台设置一个物料区，把所有的物料都放在物料区，由两个工作人员进行统一管理，在需要某些物料时到物料区去借用，借用时留下自己的联系方式，在晚会结束后及时归还回来，如果没有归还，工作人员可按照联系方式去追要。

问题三：幕布的信息确认。在活动的当天下午往往看见一群男生在悬挂幕布，有时突然发现幕布好像做长了或者短了等等现象，要不然就是挂好之后发现幕布上的一些字写错了，要么承办单位和协办单位写反了，要么少写了一个单位，要么主办单位应该写全称但幕布上面写了简称等一些列问题。解决方案：首先活动组织者应该清楚的知道背景的大小，共青团广场的舞台背景幕布应该做成12米*4米，其次在活动的背景幕布设计好时，一定要认真校对，最后要把电子版的设计先拿给主席团成员或指导老师审批，在确定没有错误后，再去进行幕布制作。

问题四：邀请函等信息确认。做一场活动往往会邀请一些同校兄弟组织和其他兄弟高校的同类组织，我们通常都会向他们派发出邀请函，邀请函发出之后，突然发现上面的时间或者地点之类的重要文字写错了，这样很容易造成对活动组织造成不良影响。解决方案：在某个部门设计好邀请函后先用普通的A4纸打印一张，由活动的负责人或指导老师确定无误后再全部打印和发出。如果错误的邀请函已经发出了，那么请该组织的主席团成员要亲自打电话给受邀请者给以最明确的信息，并给以真诚的歉意。

问题五：横幅的宣传周期。俗话说：活动的成功三分靠宣传，七分靠执行，可想而知宣传的重要性。在一场大型活动中，宣传是必不可少的，组织者都会安排活动的宣传周期。但是有的时候会出错，条幅挂上几天就被拆除。所产生的原因有可能是：署名不正确，悬挂地点不适当，条幅未得到有关部门的审批，到期未续批等。解决方案（以师大为例）：首先条幅应该主席团成员审批条幅内容地点和时间，在由宣传部长等负责人拿给指导老师签字同意，再次送至学校党委宣传部审批，将宣传部审批过的单据拿至保卫处审批，最后将审批完成的单据拿至公寓管理中心备案。上述手续全部履行后方可挂出，续批的程序同上。条幅到期后必须及时自行拆除，悬挂出的条幅内容必须与审批时的相一致。悬挂地点一般为生活区AB区之间，A区食堂外围的栏杆，公寓楼。

问题六：活动物品借用。一场大型的室外活动往往需要准备多张桌椅，地毯，礼仪服等。一个组织如果没有这么多物品的，这就需要向其他组织借用。但有的时候到了活动当天因为一些原因这些物品并没有按时和按数量借到。解决方案：首先在向其他组织借用物品时也一定办理正规手续，写好借条盖好该组织的印章交给其他组织的物品负责人，并约好借用时间。其次在活动的前一天在进行沟通，确认物品借用情况，如果一旦不能借到时，再想其他办法向其他组织借用，避免活动当天物品不能及时借用。

问题七：一场大型的室外活动，需要很多部门进行前期的准备工作，例如制作邀请函，节目单，条幅，借用物品等等，但是有的时候往往到了活动当天负责的部门都没有及时完成，有的甚至忘记了自己需要负责这项工作，导致活动效果大打折扣。解决方案：召开推进会。在活动开始的前一周，开一个统筹大会，根据各部门的性质和能力做出一个部门分工表，在大会上把分工表发给每个部门并作出详细的解释。在活动开始的前二天再开一个落实大会。由各位部长向主席团汇报自己的完成程度，如遇到什么困难向主席团提出，由主席团解决。

活动过程遇见的问题及解决：

问题一：晚会的开始时间由于各种原因容易推迟，导致评委，演员，观众非常不高兴。解决方案：要求演员提前半个小时到场，评委和嘉宾提前一个小时再确定一下，如果发生了推迟，可以先跳开场舞来缓解一下气氛。

问题二：比赛人员或演员比较混乱，没有固定的位置，工作人员很难催场。解决方案：在评委席用玻璃绳规划出来，把椅子摆在评委席的一块区域，让比赛人员按照顺序坐好，以便催场。(www.daowen.com)

问题三：事先安排好的工作人员并没有坐好自己的本职工作，导致整个后台只是由两三个主要负责人在忙碌。解决方案：活动之前一定要作出一个具体的流程出来，甚至是确定好职责，让在场的每一位工作人员都熟悉活动，明确任务。

问题四：在整场的晚会中会出现主持人对活动的宣传力度不够，导致很多观众对主办单位不是很了解。解决方案：主持人的主持稿要认真修改，在晚会开始之前更加注重主持人的彩排，确保在晚会中主持人能够更准确自如介绍活动。

问题五：在活动中往往会出现台下的观众突然听不到声音，这往往是因为演员的话筒没有开启，或者该演员第一次上台话筒和嘴的距离没有掌握好。解决方案：在活动中需要有专门负责话筒的工作人员，在演员为上场之前首先要提醒他们话筒与嘴巴的距离，更为重要的是在上台的前几秒中帮助他们把话筒打开，并提醒他们。

问题六：在活动中有时会出现演员在上台时突然发现表演所需要的道具不在台上，这时演员往往呆呆的站在台上不知所措。解决方案：在活动中往往有专门负责舞台道具的工作人员，一定要发给他们节目单和活动流程，确保他们对活动非常清楚，在彩排时负责道具的工作人员，要在节目单上清楚的记下哪个节目需要什么样的道具，以及道具体什么时间摆上去，具体摆在什么位置等等。

问题七：在演员上台表演时音箱突然之间坏了，音乐放到一半突然间卡掉或者突然之间停了，让人大为扫兴。解决方案：在活动开始之前把音箱检查一遍，准备好各个线路，在音箱突然断电后立即检查各个插座。

问题八：在演员将近走到舞台中央时突然发现他们表演的音乐放错了，导致他们尴尬的站在舞台上或者无奈的走到台下。解决方案：在一场晚会中一定要有专门的工作人员负责放演员所需要的各种原唱音乐或者伴奏音乐等，在彩排之前确保放音的工作人员手中有一张节目单，在选手上交音乐时根据节目单排好音乐的顺序，在正式彩排时负责播放音乐的人要在节目单上清楚的记下各个节目的音乐具体在什么时间开始，例如是在演员上台之前放音乐还是上台之后放音乐等等。还有一点很重要就是选手的文件夹最好就只有一首音乐，而不是标明是第几首，这样出错率就会大为降低。

问题九：在演员表演过程中灯光并不能准确的根据节目的类型而变幻。有些时候该用追光的时候没用，不该用的时候灯光师却打了追光，甚至有些时候灯光需要暗下来灯光反而亮了等等。解决方案：在活动之前，组织者就应该向演员索要他们需要的灯光以及灯光的具体实行，如果有的演员并不懂得灯光的实行，那么组织者应该根据自己的经验来帮演员安排灯光。在活动时，组织者要安排一个工作人员帮助灯光师在节目单上记下各个节目需要的灯光类型，以及幻化方式，例如追光在什么时候需要，在节目进行时什么时间需要灯光暗下等等。

问题十：后台的人员往往很多，很杂，工作人员很难控制。解决方案：后台一定要清场，只有工作人员在，非工作人员不得出现，表演完节目的演员也要及时离开。

问题十一：在后台化装处或演员等待区有时会有流氓地痞骚扰女演员。解决方案：加强保安力量，将化装处、演员等待区与一般人群隔离。

问题十二：活动结束后常常会有工作人员和演员合影留念，但是往往各个组织会忽略合影中并没有很好的体现组织，那么单单从一张照片中很难看出这个活动是哪个组织来举办的。解决方案：首先，在摄影中把背景幕布中体现该组织的内容一定要拍入进去，其次可以在第一排或最后一排把该活动的条幅举起，让人一目了然;再次，把本次活动的海报拿在手中，最后，在拍摄的最后准备几秒喊出：“某某组织是最好的”等类似话语。

当然作为一补充也没有思考得面面俱到，如收场、总结、对外宣传等也有许多注意事项，这里就不一一列举。上面这些小细节，其实做过的就会懂了，很简单，就是一种经历或积累而已，还称不上是高素质的体现，但当你懂了，会教别人了，你就可以成为部门负责人了。