团学活动常规注意事项

我从事团学活动已有14年，大学时代当过舍长、团支书、学院实践部长、学生团委副书记、学院学生会主席；工作后当过学院辅导员、学院团委副书记；调到校团委主要负责校级学生组织的管理和校级团学活动的执行与宣传。其中到团省委挂职锻炼过一年；借调省委组织部工作一年多，也曾经到教育工委协助准备会议资料一个多月。这些经历对许多人来说或许就是一个简单的过程，但对我这样的一线团学工作人员来说，却显得弥足珍贵，因为让我增长了见识、开拓了思路，接触到了不同的工作领域，注意到了许多工作思考的角度与细节，懂得了如何将一个团学活动准备得更全面，执行得更完美，总结得更到位。近期活动很多，经常发现许多学生干部在筹备时就丢三落四，更不必说执行与总结了，肯定是比较马虎的。现将平时团学活动的常规注意事项列出，读者可根据实际活动需求自行择取：

一、前期准备

（一）前期准备的宣传类

1.活动策划书：要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书主要内容含目的意义、活动内容方式及经费预算等。

2.正式发文：一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的文件，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词等。

3.悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏：要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查后，才能在校园内宣传。

4.幕布：目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如共青团广场的是长12米，高4米，青春剧场是长14米，高5.8米。

5.借用展板：展板是用于活动的宣传，张贴海报等，如果是三块板以上，一定要提前到学生会办公室提出申请并审批。

6.制作邀请函和节目单：有些活动为了扩大宣传会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好邀请函。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带的红色A4或B5大小纸张，这样做一来可融入创意，二来美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。

7.演示文稿：现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范，这点我在《幕布》一文有详细的说明。

8.联系校内外媒体：以福建为例，在正常情况下，省教育电视台、福州日报、海都报、东南快报相对比较好联系的。要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，方便报道；接待程序化：如要到宣传部和保卫处审批入校条，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。

9.领导及嘉宾发言稿：一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导和嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。

10.主持词：为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持词写出来是很必要的。

11.准备拍摄相机、摄影机:这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12.奖状设计及制作：这点我在《证书》一文有详细说明，这里不重复。

13.热气球、彩旗：有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了。

（二）前期准备的物品类

1.水：无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导、嘉宾。经费充足就用矿泉水，一般就用桶装水，不足就用白开水。

2.地毯：无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯（这点在我的博文《繁华的背后》有详细谈到）。

3.灯光、音响等设备：现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。现在这个行业竞争很激烈，一般晚会租简单的灯光音响1500元足够了。

4.准备签到本、中性笔、毛笔：现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5.花：许多活动的场景布置都需要用到鲜花，例如：会议桌上、致辞台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好（除了献花之外，借一些假花足够了）。

6.礼花炮：很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这一个可按经费多少来安排，没有必要强求。

7.水果盘、水果：现在的社会越来越人性化，所以重要活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要“对”，如新鲜、易食用等。这个环节要注意摆放抽式纸巾。

8.桌椅：许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更美观。

9.观众座位安排表制作及张贴：事先要划分好区域，在座位贴上座位表。这个特别适用于大型活动，保证观众的有效引导。

10.领导座位签（牌）：正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。

11.帐篷：一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题，提前准备好帐篷，最主要用于音响、灯光和工作人员的避雨等。

12.预定工作餐：重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13.观众服装：比较正规的活动需要观众服装统一，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。

14.哨子、荧光棒：如果是晚会这一类型的活动，为了活跃现场的气氛，可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。到台江农贸市场可以用很便宜的价钱买到。

15.小礼品：如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。

16.提示板：若是访谈这一类型的活动，为了保持随时和主持人的联系，还应该准备好提示板。

17.借用礼仪服、鞋子、礼仪盘：许多活动现场正式，都需要用到礼仪，比如颁奖典礼等活动，要联系好礼仪队，并准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

（三）前期准备的其他

1.确定到场的领导及嘉宾：活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。(www.daowen.com)

2.邀请评委：如果是赛事性质的活动我们还要提前与评委预约。

3.确定主持人:所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选择要慎重，性质不同的活动就要选择不同风格的主持人。

4.活动场地借用：无论是室内还是室外的活动，都需要活动场地，为了保证活动能够如期开展，我们一定要在活动开展之前就审批好场地。

5.管弦乐队、背景音乐：会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的，我们一般要先准备好管弦乐队或背景音乐，以营造现场气氛。

6.批电：活动基本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。如果需要电缆，则要提前联系好。

7.摆放节目单、矿泉水等：在许多时候，要求我们把节目单与矿泉水、开水摆放规范，如横竖都成一条线等。

8.活动前现场卫生清扫：活动开始之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。

9.确定礼仪及颁奖顺序：如果活动包含颁奖仪式，我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序，这样方能更好的保证会议的顺利进行。对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了还是不能很好的完成，因为变数实在太多了，如领导临时调整等因素。

10.安排基本观众：许多到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要，有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们活动后就会四处进行负面宣传。

11.更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品:如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的，在租借活动场地之时，我们要一起准备好更衣室与化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多美容店都喜欢义务帮忙。

12.后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员：晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较混乱，所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。

13.路标制作及摆放：如果我们活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外嘉宾，我们还需要事先做好路标，方便大家顺利到场。如果是重大活动，就需要一些工作人员站在重要地点如学校大门口、转弯处等举着指示牌引导。

二、活动现场

1.现场停车位安排：如若活动是比较大型的，我们还要准备好停车场地，安排好停车引导人员。

2.贵宾室：校园相对简单，但许多时候，贵宾来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就需要贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。

3.现场全程拍摄：为了做好后期工作的宣传和总结，我们有必要安排人员全程拍摄。

4.签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影：当领导和嘉宾到来时，我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还可以合影留念。然后由礼仪人员引导领导及嘉宾入席。

5.司掌员：为了保证现场的气氛，我们最好先前安排好司掌员。

6.维持现场秩序（纠察队）：为了保持整场活动的秩序，我们要让纠察人员在现场维持秩序，最主要的是不要让观众在台前不停的晃来晃去，所有人员如有需要均从后排走动。

7.现场话筒传递：当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。

8.观众的调整，如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。

9.记者接待：要保证记者的座位、行动的方便等。

10.活动开始：一定要由总负责人说了算，不一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。

11.领导介绍：许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍他，所以这个环节也是比较紧张。

12.场内纪律：有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，手机铃声，随意出入等。

13.标明洗手间的位置：许多来宾是第一次来，这点很细节，也很重要。

三、后期工作

1.整理会场和物料：一场活动结束了，但我们的工作还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生等。

2.和媒体沟通确认是否报道：现场整理完了，我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报道。

3.整理照片、录像、新闻报道：为了加大活动的宣传，我们还要进行活动照片的整理，做好校内刊物的报道。摄影的录像还应当及时刻成光盘，视频上传到校园网络，这样方能更大力度的宣传我们的活动。

4.汇报工作：活动结束后，我们应该及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指出我们的不足之处。

5.召开总结大会：要及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何改进，这样才能取得更大的进步。

6.整理文件材料，存档：最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。

以上这些内容，如果将其制成表格，加上负责人、联系电话、完成时间等，就是活动执行表了。

其实每次通过一项完整的活动，我们都能从中学到许多东西，这些是我们在课堂上无法学到的，这就是学生干部的锻炼。以后在工作中的许多场合需要的恰恰就是这些！长期训练之后，我们就可以更加自信地步入社会了。