二、会议信息的收集与编发

1．会议信息的作用

这里讲的会议信息不是指开幕词、工作报告、闭幕词等已经形成的文件中所包含的比较成熟、集中的信息，而是指一般与会人员发言中所提供的零星、分散的信息，秘书应加以收集和编发。

会议信息具有交流、深化、反馈、决策依据、储存备查等作用。

与会者信息中的正确、合理部分，应被会议主席或与会的领导者吸收、采用，作为制订政策、策略或修改决策的依据。与会者信息中可能有一部分暂时对决策不起作用，但只要是真实的、新生的、有代表性的或确有见地的，也应加以重视，需要收集、整理、立卷、归档，以备日后查考之用。

2．会议信息工作的程序与方法

会议信息工作的基本程序是：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档。其方法大致如下：

（1）记录。主要是靠秘书作现场笔记，可采用通用文字记录或专业符号速记（会后应译成通用文字稿）。重要的会议可由两名秘书同时记录。记录的详略应视内容的重要程度和意见是否重复而定。重要的、有新见解的应详记，即尽可能把每句话的意思都记下来，重复的则记其概要或表态，赞成谁的意见或不同意谁的意见。表态性意见对统计某个意见的代表性和赞同数量有用处。

大多数会议允许录音。当然，录音比笔记更具完整性，录音可供秘书在会后核对、补充或修改文字记录。但录音比起文字记录来仍处于次要地位，只适用于人数少、会场条件好的场合，且整理录音时需要比较强的辨听能力，因而只能作为一种辅助手段。何况，一些保密性会议根本不允许录音。(www.daowen.com)

记录的方法还有摄影和录像。摄影可以记录画面、形象，录像不仅有连续的画面，还可同时保留声音。从这方面说，摄影和录像自然比笔记与录音又进了一步。但是，摄影只是静止的画面，录像一般也不可能是全过程，而只是几个重要的片段。因此，摄影的相片和录像通常只作为会议的宣传、补充和纪念之用。

（2）核实。秘书在会议现场作的发言记录很可能有遗漏或错误，需要会后及时予以核实。两位秘书同时记录的，需将两份记录对照、相互补充，合成一份较完整的会议记录。有录音的，应将录音与文字记录核对、补充或修改。会场上未听清的内容，尤其是重要的人名、地名、时间、数据、引文等，必须找发言人核实无误。

（3）汇总。小型的会议只有一份会议记录，自然比较简单。如果是大中型会议，或同时有几个会场，或有大会发言又有小组讨论，信息来源不止一处，就需要汇总。信息汇总首先是把多种会议记录汇合在一起，或听取、记录各小组的口头汇报，或收阅发言人的发言稿，或是因某种原因不上台发言却提交的书面发言稿。总之，应将会议全过程中所提供的信息尽可能齐全、完整地收集、汇总在一起。

（4）整理与筛选。汇总的信息往往是大量的、分散的，甚至是杂乱的、良莠不齐的，必须加以整理。整理的第一步是“归纳”，即将多数的、同类的信息归纳在一起。剩下个别的，如果是重要的、正确的，自然也应该挑选出来，这就进入第二步“筛选”。筛选就是过滤、挑选出有用的信息，同时把极少数陈旧的、不真实的、无意义的信息扬弃。

（5）编写。经筛选的信息，仍然是原始信息，须由秘书加以编写。编写的方法可以是归纳法，即秘书把共同的、有代表性的意见予以归纳、概括，用简明的文字重新表达。第二种方法是“摘要法”，即把重要的发言原文原句摘录。对相片、录音和录像则采取选用和剪辑的方法。总之，秘书应将会议的文字与录像信息编写并挑选出来，印制成资料，供与会人员学习参考。

（6）发送或归档。经编选、印制的材料，有利于会议进展的，应及时发送给与会人员。暂时不用、但日后有参考价值的材料，则应立卷、归档，以备会后查考之用。

3．会议信息编发的形式

会议信息的主要形式就是会议简报。会议简报具有“简、真、新、快”的特点。每期简报的字数在二三千字左右，可是内容很广，既有会议的综合报道，又有发言摘要，也有花絮新闻，内容都经过核实，具有高度的真实性和新闻性。简报编发速度很快，往往下午的情况，当天晚上就选、写、编、印，第二天早上就发送到与会者的手中。但简报属于内部文书，简报上所登载的信息往往未经原发言人审核，仅供会上交流之用。会议简报可以给与会者带回，作为宣传、传达的材料，但不能公开发表或引用。简报稿由秘书人员撰写，简报由会议秘书处编印。