一、会场的组织与服务

会议一旦开始，秘书人员就应按照会议程序的要求，承担一系列的组织与服务工作，以保证会议的顺利开展直至圆满结束。

1．报到与签到

会议正式开始前，秘书应做好与会者报到与签到工作，并准确统计人数（包括出席者姓名，缺席者姓名及原因），提交给会议主持人。

与会者报到与签到，可采用四种方法。一是秘书点名，即由秘书在预先拟好的与会人员名单上点名、做记号。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉。二是本人签到，即由与会者本人签名报到，签名应用毛笔或钢笔，签在专用的签到本上。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义。三是凭证件报到，即与会者凭会议通知报到，换取出席证或代表证报到，然后进入会场。这适合大中型会议。四是电子签到，即与会者以磁卡出席证，在进入会场时插入专用机签到，与此相连的电脑在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数，这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。

2．材料发放

与会者到达会址后，秘书应及时发放会议材料。会议材料主要是指开幕词、工作报告等主题性材料，以及议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录等管理性、程序性材料；有些会议还需要发放方针、政策、法规性文件，或是科技论文、信息性资料，以供在会议上学习、参考之用。

材料较多者，秘书可事先集中放在材料袋内，待与会者报到时领取；较少者可在会议正式开始前发送至与会者的席位上。

3．选举工作

代表性会议往往有选举，也需要秘书人员参与协助。秘书应事先准备好选票（通常应有不同颜色的两套，以防一套作废时，另一套备用）、票箱（按150至200人一票箱准备）、选举须知，大型选举还应划分选区、投票路线等。秘书还应熟知选举的方法和程序，准备担任选举时唱票、监票、计票、统计等工作人员。会议选举工作的内容和程序如下：

（1）用民主方式产生唱票、监票、计票等的工作人员；

（2）由选举工作人员统计并通报实到的代表人数和因故缺席的代表人数；

（3）分发选票并记录下发选票的总数；

（4）说明选票的填写方法及填写时的注意事项；(www.daowen.com)

（5）选举人员填写选票；

（6）由选举工作人员检查并出示投票箱；

（7）选举人员依照一定次序投票；

（8）选举工作人员当场开票，统计回收选票的总数；

（9）选举工作人员当场唱票、计票，并统计出有效选票的总数，废票的总数，以及各个候选人的得票总数；

（10）宣布选举结果。

4．会场服务

会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等等。

会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人，尽可能排除场外因素对会议的干扰。

小型会议由秘书服务，大中型会议则应组织其他工作人员协助秘书做好会场服务工作。

5．会场临时调度

当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持人修改会议程序或暂时中止会议，必要时协助主持人，组织与会人员撤离会场。