二、会议的要素

从前文所述可知，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。下面分别介绍之。

1．与会者

与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

必要性，是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围，有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。比如，组织内部的工作例会，与会者通常是组织的领导人和各部门的分管负责人。研讨会的与会者必须是对研讨的课题确有专长、能提出见解或解决办法的专家和有实际经验者。

重要性，指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的，如：上级组织的领导人，友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等等。有时，工作例会讨论专业问题，也需要邀请一些非部门负责人的专家、职工、教师或学生代表参加。

合法性，是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东等等。

有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性，而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系，造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时人头挤挤、轰轰烈烈，而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费，甚而冲淡或干扰了会议的主题，这种做法是应该反对的。

2．主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。另一种是临时的主持人，比如各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。

3．议题

议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。有时，会议有一个主要的题目（又称“中心议题”），另有几个由中心议题派生的小题目或有关联的题目。这样的题目，当然可以放在同一会议上讨论。

议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。

4．名称(www.daowen.com)

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。当然，具体的某一次会议不可能也不必要显示上述的全部项目，应视会议的需要而定，例如：“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围。“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示了地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等项。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备，又用于会后的宣传，扩大会议的效果，更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和庄严感。

大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。比如：“党的七届八中全会”，有人会问：是哪个党？又如某宾馆的会标：“省人行信息交流会”，见者不禁要问：哪个省？人行？卖人的行？即使口头上简称，也应避免误会。

5．时间

会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适？要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。

会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

6．地点

会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。