四、电子文档的处理程序和方法

1．电子文件的收集与积累

为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从文件形成阶段就开始，是一项经常性的工作。电子文件收集积累应贯穿于文书处理工作的整个过程，收集积累范围应按国家有关规定执行。电子文件的收集积累要求和方法是：

（1）草稿文件一般情况下可以不保留，但从保留电子文件的重要修改过程考虑，则应收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。对“无纸化”系统生成的电子文件，应在收集积累过程中制成硬拷贝或制成缩微品，以免系统发生意外情况时文件丢失。

（2）对不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩方法也不同，因而应分别采取措施以保证其完整性。电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以收集积累还必须包括这些内容。

（3）电子文件在计算机网络系统上进行收集积累，应用记录系统有自动记录的功能，可用来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。

（4）用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。

（5）电子文件的收集积累应由文书部门集中管理，不得由个人分散保管。在网络系统中运用，应建立电子文件数据库，或在数据库中将对应在积累范围的电子文件注明积累标识。

2．电子文档的传输

（1）电子文档传输的方式。主要有以下几种：

利用存储介质传输。存储介质包括磁盘、光盘、磁带等。传输前先把电子文档复制到存储介质上，利用人力送到目的地。这种方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式与纸质档案并无本质区别。

利用计算机网络技术传输。网络技术使档案传输不受地理、人力的限制，传输速度也大大加快。传输区域可分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部，传输速度快。目前很多单位已经实现了网上办公，文件的下发及签阅、工作安排等都可在网络上进行，形成的电子文档也可在网上传输。各种设计图纸、文书档案等都可通过扫描仪进入电子计算机，存在档案馆（室）的服务器上，将纸质档案电子化。当需要某份档案时，不用再到档案馆（室）翻阅，直接在电子计算机上进行查阅即可。远程传输是利用远程网络技术通过电子邮件的方式传输，使档案的异地传输变得简单易行，即使远隔千山万水，传输一份电子文档也只需几秒、几分钟时间。

（2）电子文档传输中的问题。利用网络进行电子文档的传输得到了越来越广泛的应用，也暴露出一些问题，主要是：

电子文档传输中的安全问题。电子文档在传输过程中，数据很容易被他人窃取。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密，档案达到目的地后再进行解密，这样即使传输中的数据被窃取，也是一堆杂乱无章的数字码，很难直接应用。

电子文档传输中的防毒问题。传输设备可能会携带病毒，对接受单位的电子计算机造成有意或无意的破坏。解决的方法是在电子计算机上安装防病毒软件，自动对来自网络上的文件进行病毒检测。

电子文档的合法性问题。纸质文档上的单位盖章和领导签字，是有法律效力的，在电子文档上的签字（即“电子签字”），目前在法律上也得到了认可（参阅第七章第三节内容）。

电子文档的传输主要体现在电子文件的收集整理和电子档案的利用上。秘书和文档管理部门一方面把办公部门产生的各种电子文件和生产设计部门产生的电子图纸通过网络收集到档案管理部门来，在电子计算机上进行分类、组卷、归档；另一方面当其他人员需要某份电子档案时要能准确及时地提供给用户。与纸质档案不同的是，电子档案在网上被查阅后不需要归还，因为原来的电子数据并没有被“拿走”，而只是“复制”了一份而已。

3．电子文件的整理与归档

（1）电子文件的整理。是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做准备。主要工作包括：

一是对电子文件分类、排序。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态；

二是建立数据库。首先是对电子文件进行分类编号，即按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定、唯一的号码；其次对电子文件进行登记。

（2）电子文件的归档。是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件下产生的电子文件的归档方法不同。如果是网络，可按要求转到档案数据库或在文件上记有归档的标识；如果是载体传递归档，应做档案数据库或作文件归档的标识，还要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的要求和方法是：

确定电子文件的归档范围，应按照国家和组织的有关规定进行。

归档要求。主要是真实、完整。首先要遵从归档各阶段的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式应尽可能地通用和标准。

归档方法。一是将最终版本的应归档的电子文件存入磁、光介质上；二是采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范；三是将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。

归档时间。一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称阶段归档）。因涉及电子文件的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，一般不超过2—3个月。

归档份数。一般应拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网络上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。以提高信息的安全性和可行性。

4．电子文件的鉴定工作

电子文件的归档鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，予以销毁。鉴定内容体现在两个方面：(www.daowen.com)

（1）确定归档电子文件的原始性、准确性、完整性。即确定是否是形成时的或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过公务事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的系统的电子文件。

（2）确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管期限。

电子文件归档的鉴定，主要是在归档前由电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。鉴别电子文件的价值，同时也应对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。在电子档案管理过程中也有鉴定工作，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除、销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系、相辅相成的。归档时的鉴定是基础，电子档案管理过程中的鉴定是前一阶段鉴定的继续和补充。

5．电子档案的保存与维护

保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用，是一项极其重要而复杂的工作。文档管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式。

（1）要保证电子档案载体物理上的安全。电子档案主要是以脱机方式存储在磁、光介质上，因而要建立一个适合磁、光介质保存的环境，诸如对温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到有关标准，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体，载体应直立排放等。

（2）要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容必须依赖于电子计算机的软硬件平台，并将其还原成能够直接阅读的格式才能显示。但电子档案来自各个方面，在不同的电子计算机系统上形成，内容格式编排上也不尽一致，再加上电子档案在形成时所依赖的技术有些可能已经过时。因此，除对电子档案本身进行保存外，还需对其所依赖的技术、数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法、技术加以转换。

（3）要保证电子档案的原始性。对一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用三种方法：一是保存电子档案相关的支持软件，并与电子档案存储在一起，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，这是最为稳妥的永久保存方法。

（4）要保证电子档案的可理解性。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等。

（5）要对电子档案载体进行有效的检测与维护。文档管理人员对保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制的检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测如发现有出错的载体，需进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。

对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。文档管理部门必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

6．电子档案的利用与管理

（1）电子档案的利用。对档案部门来说，电子档案的提供利用一般有三种方法：

提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

直接利用。是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。

（2）电子档案的利用管理。文档管理部门对电子档案的利用管理，是从信息安全的角度出发，有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及制定利用中的安全保密措施等，应特别注意：

使用权限的审核。电子档案利用所涉及的人员有：档案载体的保管人员；数据系统的管理人员；利用者及维护操作人员等。首先应根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予警告提示。其次在存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度来确定其使用程度，依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但因为利用时间、地点的分散，管理不善可能造成档案信息的散失，所以应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝制作。尽量避免对电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的利用手续，提供者和利用者应对其内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理。

利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，应特别注意以下几点：一是采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不宜向利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等方式时，有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错纠错能力，避免由于误操作带来不可挽回的损失。

思考题

1．收文和发文的办理程序是怎样的？

2．怎样进行公文立卷？

3．怎样进行案卷归档？

4．进行电子文档管理有哪些要求和条件？

5．怎样进行电子文档的收集和整理？

6．电子档案的利用与管理有什么要求？