二、电子文档管理的技术条件

1．电子文档管理的软硬件配置

电子文档必须依靠电子计算机的软硬件环境才能进行管理。主要包括：

（1）数据库管理系统。用于组织和存取大宗数据的管理系统，是有关电子计算机系统（硬件与基本软件）、数据库及其描述机构、数据库管理、用户及其应用程序、数据库管理员等几方面组成的总体。数据库管理系统是一组软件，它具有数据库定义功能、数据库管理功能、通信功能，通常由数据描述语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序、数据库管理例行程序等三部分组成。

（2）存储及输出设备。数据存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质。主要有磁盘存储器、磁盘、磁带和磁带机，光盘和光盘驱动器等。相应的输出设备主要有终端（通常有一个键盘和一个显示装置的组成），打印机等。

（3）软件和程序。软件即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。软件中最重要的是操作系统。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而又可分为系统程序和应用程序。

（4）数据结构和数据。数据结构即数据的组织形式，它既描述数据对象，又描述这个集合中数据元之间的相互关系。数据又有格式数据、正文数据、时态数据、图形数据、图像数据、声音数据等之分。

文档管理部门可根据目前或将要保存和处理的电子文件，参考上述四个方面来选择相应的数据库管理系统，电子计算机软硬件平台、存储及输出设备、数据结构与数据以及元数据、背景信息等，购置所必须的电子计算机软硬件及外部设备，确保电子档案的管理和开发利用。

2．电子文件的使用载体和归档载体

目前电子文件使用的载体有磁性、光学性和磁光性等类型。

（1）电子文件使用载体的种类。磁性记录包括磁记录器和磁记录介质。在20世纪40年代前，磁带已作为录音介质出现，记录模拟信号，现电子计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。但其存取速度慢，工作效率低。随后出现的硬磁盘存储技术，硬盘成为大中小型电子计算机的主要外存，在微机中也得到广泛应用。硬磁盘可随机存储，加之高速旋转，所以数据存储很快，传输率高，但硬磁盘价格昂贵，一般不能脱机存储。软磁盘是在上述两种介质的基础上吸取各自优点而发展起来的一种介质。光盘存储技术是重要的数字存储技术。其基本原理是把激光聚集在存储介质上产生微小的激光点进行数字记录。光盘可分为只读式、一次写多次读、可擦写等三种类型。

（2）电子文件归档载体的选择。电子文件的存储及归档应使用记录载体，选择不当会造成信息很快丢失，甚至造成维护、转换的极大困难。选择载体的依据是：

有国际和国家标准；

有发展前途的、其使用的软硬件有多个供应渠道；

内在性能稳定，耐久性得到公认；

能较方便地进行保护；(www.daowen.com)

载体及记录所必备的软硬件价格适宜，能为用户所接受；

能较容易地检测出载体的质变现象，以便在载体变化之前将文件复制到新的载体上。

文档管理部门应根据实际情况选用电子文件的载体，存储和下载电子文件时都应保存在载体上，在归档前的一段时期可存在软盘、磁带上，或存在大容量的可擦除光盘上。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案，则应转存到纸或缩微胶片上。

3．电子档案光盘信息的组织结构

为了更好地建立以光盘为载体的电子档案，文档管理部门应明确规定光盘存储档案信息的组织结构，弄清以下问题：

（1）每张光盘中应包括哪些文件？首先是电子档案应分图形、图像、文本等类型；其次是确定类目表，记录档案分类信息，通过类目表，可迅速方便检索电子档案具体内容；第三是确定著录文件，说明电子文件各种属性。

（2）各个文件之间的关系是什么？在类目表和著录文件中应描述清楚，才能在使用光盘时了解各电子档案的所属及相互关系、相关属性。

（3）文件格式如何规定？规定类目表、著录文件的格式，应使用符合国际标准和国家标准的格式，这是电子档案光盘适合保存、便于使用的关键。

明确规定光盘存储的档案信息组织结构后，可达到如下目的：便于光盘存储的档案信息交换；便于光盘归档；便于编制光盘信息管理系统。

4．电子文档设备过时的对策

电子文档管理因现有技术条件的限制，必将遇到记录载体不耐久，读写文档信息的软硬件技术过时等问题。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都会影响电子文档信息的读出。因此，采取相应对策，避免电子文档信息受损是不得不考虑的问题。可选择的方法为：

（1）再生性技术保护。是将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出，这样可长期保存信息。但有些信息无法转移到硬拷贝上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；也可能失去电子格式的传递、使用的灵活性等。这种方法适用于利用率较低的电子档案。

（2）建立电子计算机技术档案馆。收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，以方便读取那些过时技术载体上的信息内容。这种方法除广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能。

（3）仿真。制造一种运行过时硬件及其软件的软件，在软件中对某一硬件与软件进行模仿，使原软硬件在形式上仍可用。利用这种方法可挽救过时技术的当时记录。

（4）拷贝和迁移。在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这可作为档案馆管理电子档案的一项基本方法，也是长期保存的一种可行的方法。将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。迁移要求电子计算机既可读出旧格式，也可将它写在新格式上，电子信息可从一个存取载体转移到另一个存取载体上得到保护。