三、文书整理归档的基本程序和方法

1．编制分类方案类目

分类方案类目是指根据本单位工作的规律，在分析研究本单位工作性质、职权范围、内部机构及分工情况的基础上，预测下一年度可能形成的文书，按照文书整理的原则拟定的归档文书的类别和条目。新枟规则枠对每年文书编制类别一般有三种方法：按保管期限分类、按组织机构分类、按问题分类。

2．初步整理

初步整理指平时归整，即文书处理部门在平时就有计划地把本单位一年中形成的应归档的文书逐步整理起来。根据文书分类方案把已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时归整，装入“案盒”，到年终或第二年年初再严格按归档要求进行调整，以保证归整文件的全面和完整，并通过检查可及时纠正文件归错类别的现象。

3．系统整理

一年的工作结束后，秘书人员在平时归整的基础上，对文件进行系统整理和编制目录，以便于移交和对档案文件进行管理和利用。

（1）确定案盒内文件。认真检查每个案盒内积累的文件，按文书整理归档原则和要求进行调整，并对案盒内文件排列、编号，最后确定案盒内的归档文书。主要检查是否以“件”为单位，归类是否合理，归类的文件是否齐全，文件保管期限是否一致，文件数量是否合适等。发现不合理的应进行调整和补充。

对案盒内文件进行排列，即在专门盛放文件的盒子内按一定顺序叠放以“件”为单位的文件，不作装订。应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单位进行排列，可以按事由结合时间排列、按事由结合重要程度排列、成套性文件集中排列、短期保管的文件按归档先后顺序排列等方式进行排列。

（2）对案盒内文件编号。文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端注明。归档章的位置可在首页右上角，也可在首页上端空白处，但在整个案盒文件中，其位置应一致。

（3）填写案盒各项内容。填写的内容包括：

案盒内文件目录表。其内容一般包括七项：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数和备注。(www.daowen.com)

备考表。盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等。并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。

案盒封面、盒脊。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号（档案馆给立档单位编制的代号）、年度、保管期限、起止件号、盒号等。

4．归档

文书经过整理，形成了系统的案盒后，应向单位档案室进行移交，即归档，以便由档案室集中保管。移交时应办理好移交手续，要求为：

（1）归档范围。凡属整理归档范围的文件，一律归档；不属文书整理归档范围的文件，不需归档。不归档的文件可按制度销毁。

（2）归档时间。文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况确定适当的归档时间。

（3）归档质量要求。应做到以下四点：

应归档的文件材料要收集齐全、完整。

应按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档。

归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。

编制移交目录，至少一式两份；交接双方经过清点案盒，履行签字手续。