一、文书整理归档新规则的主要内容

2002年12月6日，国家档案局发布了枟档案文件整理规则枠（以下简称枟规则枠），对归档工作进行了改革。枟规则枠提出：文书整理工作以“件”取代“卷”，即对文书实行文件级管理；并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位；以“年度、机构（问题）、保管期限”的文书整理分类方式取代过去“六个特征”的分类方式，取消硬卷皮和软卷皮；用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”，增设“保管期限”；取消案卷目录，增设归档文件目录，作为移交清册。对文档管理工作影响比较大的主要有以下内容。

1．以“件”取代“卷”为整理单位

以“件”为单位进行整理，即以文件本身固有的客观特征为整理标准。以“卷”为单位进行整理，是以秘书人员的主观判断（六个特征）为标准。将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。

2．以“案盒”取代“案卷”为保管单位

过去文书整理工作就是将文书整理，然后进行装订。装订案卷的工作量较大，要花很多时间。现在以“案盒”取代“案卷”，将文件装盒，以“件”取代“卷”，节省了装订的时间，同时也减轻了秘书人员的工作负担。枟规则枠规定档案盒封面标明全宗名称，根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项，盒内文件不必装订。(www.daowen.com)

3．以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”为分类方式

传统的文书整理分类方式是按“六个特征”，标准不易掌握，工作难度较大，且有一定的主观随意性。而以“件”为单位按“年度、机构（问题）、保管期限”的标准进行分类整理，降低了难度，简化了程序，使文书整理工作更简便易行。同时，因以“件”为单位进行整理，只使用年度、机构（问题）、保管期限、时间、收发文等一些客观标准，并不用归纳案卷标题，避免了人为因素的影响，因此，即使不同的人来整理，其整理结果也基本一致，这就使文书整理的结果更具确定性。

（1）按保管期限分类。保管期限分为短期、长期、永久三种。短期保管的期限为1至15年，长期保管的期限为16至50年，永久保管即需永久保存。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备相应数量的档案盒。需归档的文书先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类。

（2）按组织机构分类。即按机关内部各部门名称分类，组织机构也即问题。如直接采用总经理室、销售部、财务处等名称作为类名。每类中如形成的文件较多，可再编制一定的具体条目。适用于较大型的机关或内部组织机构相对稳定的组织。这种分类较易掌握，也方便归档，还可看出某单位内部机构设置及其职能、任务等。

（3）按问题分类。即按工作性质及内容分类，如人事类、宣传类、财经类等。这种分类不受机构的限制，但要注意各类别之间应标准清楚，不能互相包含，类名也应清晰明确。各类别之间可以按重要程度和系统性排列，每类也可以再编制一定的具体条目。这种方法比较灵活，可长期使用，也可随时增加有关类别，一般适合于较小型的机关、职能较少或内部组织机构不大稳定的组织。