一、收文办理程序

1．签收、拆封和登记

签收要对照文件投递清单或送文登记簿认真清点，做到四个“查清”：

（1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；

（2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；

（3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固；

（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

拆封。文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。

登记。文件登记的作用为：

（1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；

（2）便于检查和检索文件；

（3）便于文件的统计和催办工作；

（4）作为核对与交接文件的凭据。

收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。

2．分办和传阅

分办的基本做法是：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；(www.daowen.com)

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。

传阅的做法与要求是：

（1）文件传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；

（2）所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。

（3）文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；

（4）每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。

大中型机关设有“阅文室”，凡属传阅的文件，由文书人员送到阅文室。用“阅文通知单”通知有关人员到阅文室看文件。

3．拟办与批办

拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办，是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

4．承办、催办和注办

承办，指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办，指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

注办，指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。注办也称办复。