二、秘书写作的要求
秘书在写作中应注意并做到：
1．信息量大，措施具体，指示性强
机关秘书撰写指示、指令性公文时，要求提供确切、有效、全面的信息，提出适时的政策、适事的具体措施，以便下级遵照执行，不必再反复请示，延误时机。如中共中央、国务院曾联合发出：“关于防御特大洪水的指示”。指示一共只写了四段。第一段小结了前阶段长江中下游抗洪抢险工作，并表示慰问，要求再接再厉，夺取全胜。第二段即通报了全国的洪水信息并提出了防洪要求：
“当前长江洪水险情未过，黄河、淮河、海河和松花江、辽河都进入大汛时期，珠江流域仍有发生洪水和台风灾害的可能。据气象部门分析，今年我国许多地区降雨偏多，一些地区可能发生大水，对此必须有高度警惕。……要求各省、市、自治区都要做好防御特大洪水的充分准备，认真检查落实各项防汛措施，做到有备无患，力争在发生不可抗御的特大洪水时，尽可能减少损失。”
第三段则直截了当地提出了“分洪”、“蓄洪”的措施和要求：
“根据我国目前大江大河防洪工程的能力，如遇特大洪水，为了保全大局，减少损失，需要在一些地方有计划地采取分洪、蓄洪措施。各有关地区要及时做好组织群众安全转移的各项准备，同时向分洪区、蓄洪区的广大干部和群众做好宣传教育工作，……特别是各级领导干部，必须以身作则，加强组织性、纪律性；对不服从指挥调度而造成恶果的，要严格惩处。”
第四段则对可能发生的破坏、犯罪行为提出针锋相对的政策和措施：
“各地区防汛抗洪斗争中，必须大力加强治安工作。对制造谣言、聚众哄抢的为首分子，对乘机抢劫、盗窃国家、集体和个人财物、破坏防洪抢险设施，以及其他破坏防洪救灾工作的犯罪分子，可采取特别措施和必要手段坚决镇压，严厉打击，依法从重从快惩处，以确保防汛工作的顺利进行。”
全文不用过渡句、段，也没有人为的开头、结尾，简洁明快、干净利落、极其紧凑。
2．内容高度概括，语言表达实用、精确
1990年，朱镕基在上海市九届人大三次会议上作的枟政府工作报告枠，堪称是秘书写作的楷模。
报告一开始即简要明确地提出总论点：
“展望本世纪最后十年，上海面临着国际和国内竞争的双重挑战。在严峻的挑战面前，上海既充满希望，又困难重重。”
接着就将上海四十年来的建设与发展概括为五个有利条件：
“一方面，上海作为全国最大的经济中心和太平洋西岸有影响的国际城市，经过四十年来特别是近十年来的发展，经济实力有了新的增强，而且有着地理位置优越，工业基础较好，科技实力较强，对外联系广泛等优势，在经济发展和改革开放等方面完全有条件走在全国前列。”
这几句话毫不夸张，完全是实事求是，恰如其分。对上海，不敢号称世界大城市，因为除了人口之外，其他如城市建设、交通、住房、居民收入、绿化面积、空气清新度等指标的综合评价，上海在世界大城市中排不进前20位，只能说是“太平洋西岸有影响的国际城市”。五个有利条件中，“地理位置优越”和“对外联系广泛”两个是实实在在的，另外三个都用了“增强”、“较好”、“较强”等比较级形容词。而他谈到不利条件时说：
“另一方面，上海作为一个传统的加工工业城市，基础设施落后，城市改造受到空间和财力的制约，经济发展受到技术装备陈旧、资源短缺等因素带来的严重影响，兄弟省市与上海经济结构趋同带来的市场压力，国际政治和经济形势变化带来的新的困难，上海原有的优势正在逐步削弱。”
这几句话对上海的评价是立足于和同时期世界经济发达城市比，和国内先进省市比，横向比较才能看出上海的落后，而不是和40年前比，只看到成绩而沾沾自喜。前几句说上海的劣势，毫不缩小，更不掩饰，且高度概括，相当确切，最后一句由于人所共知的原因才用了一句模糊语言。最后，朱镕基说：
“因此，上海要摆脱困境，走向振兴，必须走发展外向型经济的道路，这是历史的抉择。”
他把开发浦东的原因和作用归结为“摆脱困境，走向振兴”，也是百分之百的实在话，并没有说什么豪言壮语，可是却能鼓舞人心，它促使上海人憋足了一口气，非要把浦东开发好不可。最后一句“这是历史的抉择”，既是高瞻远瞩，又胜过庄严的宣告。
3．用材精要，语言深入浅出，主题富有个性
秘书写“规划”、“计划”或“总结”很容易流于一般，说些套话，犯公式化、概念化的毛病。福建省原省委书记项南1984年在福建省三级干部会议上谈“发展规划”时，很注意抓“个性”。他说：
“如何发挥福建省的优势，这就要找到福建自己的个性。毫无疑问，福建跟兄弟省市在许多方面是相同的，但有三点不大相同。这个‘不同’就是福建的特点，或者叫福建的个性。”
他把福建的“个性”归结为三个特点：一是“福建面对台、澎、金、马”；二是“福建华侨多”；三是“福建山多海阔”。
在论述第一个论点时，他并没有引用专门性的材料，而是直接说明，因为这些都是普通的常识。“福建面对台、澎、金、马”，这是打开任何一本中国地图都能一目了然的。接着说：“金、马本来就是福建的行政管辖区，台、澎在一百年前也是归福建管辖的。1885年才从福建分出去，建立省治”，这也是任何有点历史知识的人都能明白的。接着又说：“台湾的居民大部分是福建去的。闽台两省血缘相亲，语言相通，风俗相近。”后三句概括力相当强，读起来也整齐有力。这就从“地理”、“历史”、“行政”、“人缘”四方面论说了福建和台湾的亲密关系。最后的结论是：“福建在统一祖国工作中自然负有特别的责任。”
在论述第二个论点时，他先说福建华侨“大概有五六百万，数量仅次于广东”，接着又找了个特点，就是：“但福建华侨资产多，经营范围广”。这里，作者用了一个典型的材料：
“香港枟大公报枠1983年7月曾登载，全世界有12个最富有的银行家，其中沙特阿拉伯占4个，泰国、德国、阿拉伯联合酋长国各占一个，其余5个都是华裔。这5个人中，福建籍的占了4个。”
这一个典型、有力的材料就足以说明论点了。接着作者说：“把五六百万华侨华裔的工作做好，其作用之大是不言而喻的，所以福建必须搞好华侨工作。”
论述第三个论点，作者是用了两个简单的数据：“全省耕地只有2000万亩，而总面积有1．8亿亩；海域面积又比可耕地面积大得多。一个山，一个海，这是福建真正的潜力所在。”最后作者风趣地说，“福建要振兴，必须念好‘山海经’。”
4．讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
公文写作要求严肃、规范，可是秘书写信函，尤其是与顾客业务往来的信函含有感情沟通的因素，要讲究文明礼貌，语言得体，多一点体谅，多一份人情味。下面是引自美国枟韦氏秘书手册枠中的两封信。一封是催款信，一封是关于停止使用票据改用现金购货的注销信。
亲爱的霍普金斯夫人：(www.daowen.com)
您曾经不得已写过催款信吗？现在我们竟面临着这种情况。
近一年来，您总是准时给我们寄来按月摊付的钱款。可是，我们发现您在9月1日和10月1日应支付的钱款（购买帕克特汽车分期付款，每月305美元），却至今没有寄来。
也许，您支付的款项已在寄往我们的邮途中了，如果是这样，那么请您忽略此信吧。另外，在这件事情上您如有困难，请立即告诉我们，也许我们能提供些有用的建议。
能否很快听到您的回音？
您真诚的（签名）
1996年10月8日
这封信一开始用了小说式的开头，说明自己写催款信是不得已的，并让对方设身处地地想想。这样能很快引起收信人的注意，取得收信人的谅解。
第二段先肯定对方一年来一直是准时付款的，表达了对收信人的信任和尊重。接着，具体地指出哪两次（日期）、什么款项（购买帕克特汽车）、多少金额至今没有收到，确切地提示给对方。
第三段设想几种可能性，也许，收信人只是晚寄了几天，催单刚发出，钱就到了，那就应该招呼打在前面。也许，对方确有什么困难，也让她说出来，共同商量解决。总而言之，不能把客户看成是存心赖账而出言不逊，而是要抱着体谅的态度多为对方考虑。当然，根本目的还是要对方把应支付的款项早日寄来。
最后是有礼貌地请求答复。
这封信在语气、措辞上客气，在字里行间还体现着既维护本组织的利益——为公司催讨欠款，又能处处替客户着想。为了企业长远的利益，不是理直气壮地要对方“过期几天，罚款多少”，而是尽力争取每一个顾客、客户，体现出公共关系的效果。
企业之间的往来中，难免会发生不得不终止交往或改变业务往来方式的事情，下面就是某公司代表写给另一家公司经理的，关于停止使用票据改用现金购货的注销信。
亲爱的安得逊先生：
我们评价了过去的7年中你们与我们所结的账目，认为它是我们最好的账目之一。
近来，商业萧条，我们注意到你们每月票据的贴现业务已经停止，你们上次支付的款项晚了3个月。
保持我们应收账目的流通是绝对必要的，因此，很遗憾，请你们今后用现金购买，直至结清你们的账目为止。
请收下所附的以便今后用现金购买的特别优待贴现券，这将给你们3%现金贴现的权利，以帮助你们度过这个眼前的困难。
安得逊先生，我可以很快听到您的回音吗？
至诚的（签名）
贷方经理：艾伯特·特兰克福
1995年11月5日
写这样的信，目的是为了收回货款，保护本组织的利益，但是，也应顾及与对方多年的友好往来，以及改变结账办法后给对方带来的困难。更何况，业务往来并未完全停止。这里，无论从商业道德或公共关系准则来说，都还需要一种与人为善的态度，在不损害自己利益的前提下伸出援助之手。
信中首先肯定了对方以往的积极行为，不能一笔抹杀。接着尽量客气地指出对方存在的现实问题。
下面，为了维护本公司的利益，坚决而明确地提出改变业务往来的理由和方法。
随后，又提议帮助对方渡过难关，给予某种优惠。
最后，要求对方迅速作出答复，措辞坚决而又有礼貌。
秘书如何写信函，也许能从这两封信中得到一些启示。
思考题
1．秘书写作有哪些特点？
2．秘书写作的过程、步骤是怎样的？
3．秘书写作有哪些原则和要求？
4．秘书怎样才能写好业务信函？
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