三、秘书写作的过程

秘书写作的过程大致有立意、选材、组织结构、文字表达、修改、审核六个步骤。

1．立意

立意，就是确立文章的主题或中心思想。学生作文是教师命题，学生必须审题以后才可立意。文艺作品、科技论文、新闻写作都是作者自己立意，唯独秘书写作却是机关领导或单位主管“授意”。但有时的授意不一定是成熟的主题思想，只是一种大概的意图，或只是一个目的，或是一个简单的结论，仍需秘书加以酝酿、提炼，使主题思想明确、完整、丰富起来。

2．选材

文章的主题犹如人的灵魂，它要附于躯体、有血有肉，才能体现出来。这些血肉就是材料。秘书选用的材料通常有四种：

（1）典型事例。也就是有时间、有地点、有名有姓、有原因、过程、结果，既有代表性又有个性的具体事实。典型事例具体、生动、形象，在文章中用于逻辑中的类比推理。其公式是：A＝B，B＝C，A必然＝C。公式中的B是典型事例，它作为中介来证明命题A和结论C。

（2）概括事例。这是不一定写具体的时间、地点，也无须写详细过程，只要是确实发生过的事即可，表述简明扼要。但文章中使用概括事例要求在三个以上，还必须是同类事例。这合乎逻辑中的归纳推理，其公式是AX＋BX＋CX＝X（A＋B＋C），其中X就是归纳出的结论。此结论可再用于演绎推理。演绎推理的公式是A≥B，B≥C，则A必然≥C。其中A是大前提，B是小前提，C是求知项。

1949年毛泽东与美国记者路易·斯特朗谈话中曾把俄国沙皇、希特勒、日本帝国主义、国民党反动派的下场归纳成一个结论：“帝国主义和一切反动派都是纸老虎。”再用这个科学结论作为大前提演绎小前提：“美国也是帝国主义”，“美帝国主义也是纸老虎”；“原子弹只有美帝国主义所拥有”，因此得出“原子弹也是纸老虎”的结论。当时，这真是大胆的预言，因为美国在世界上还没有被打败过，原子弹已在日本的广岛和长崎投了两颗，杀伤了数十万人。然而，没过几年，美帝国主义的纸老虎本性在朝鲜战争、越南战争中一再显示出来了。至今又过去了50多年，世界上几个大国储存的原子弹足以毁灭地球几十次，可哪一个狂人敢动用第三颗原子弹呢？历史已证明了毛泽东预言的伟大，也证明了逻辑推理的科学性。

（3）统计数据。这是大量同类事实的数学概括，也适用于归纳推理，又可用于定量分析。它和典型事例、概括事例相辅相成，典型事例用于定性分析，说明或证明事物的质的存在与变化，统计数据则说明或证明事物的量的存在与变化，概括事例则既能说明事物的质又能说明事物的量。三者又有密不可分的辩证关系，因为“量变引起质变”，新的质变之后又是不断的量变，到了一定程度又会发生更新的质变，依次循环无穷。

（4）理论依据。这是指党和国家的方针、政策、法律、法规、名人名言等等。用于文章作为论点或主题的依据，也可作为旁证，或作为演绎推理的大前提。前文所举毛泽东以“帝国主义和一切反动派都是纸老虎”为大前提，以“美国是帝国主义，原子弹又只为美国所拥有”为小前提，演绎出“美帝国主义和原子弹也是纸老虎”的结论，这就是一个很好的例子。

以上四种材料小部分来自上面，如上级的各种政策、方针、指示、计划、公报、通知等文件；大部分来自下面，如基层的报告、总结、报表、公众反馈、秘书向社会做调查研究或自己读书读报所得。所以要写好公文和应用文，有“吃透两头”的说法。意思是秘书既要深刻领会上面的意图，熟悉自上而下的各种材料；又要广泛收集、深入研究来自下级、基层和社会的各种材料。能用于文章的材料应有根有据，不能道听途说，故而以书面材料为主。

收集材料当然多多益善，只要是真实的、新鲜的、有用的都可以收集。但选用材料却不在于多，而在于精了。选用材料只有一个标准，就是能为表现主题服务。即所谓“材料为观点服务，观点与材料相统一”。与主题无关的材料，即使再生动有趣，秘书也应该忍痛割爱。

3．结构

材料基本选定之后，秘书就要把材料根据主题的驾驭加以组织、组成结构。结构就是框架，就是文章部分与部分之间，部分与整体之间的构造、位置和比例的关系，犹如人体的骨骼。应用文的结构讲究的是完整、匀称、平稳、层次分明，连接自然。通常有以下几种：

（1）串联式。以记叙为主的应用文，一般按时间的先后、地点的变化以及事情的过程，即起因、发展、变化、结果为线索、顺序来组织结构。即通常所说的“顺叙”，而不采用倒叙、插叙、补叙等方法。以论说为主、主题单一的应用文，一般按事理的逻辑关系，如由远而近、由此及彼、由表及里、由现象而本质，由浅入深，或先立论，再举例或引用，再论证或说明，后结论的方式，一环扣一环，一条线贯穿到底。

（2）并列式。内容比较复杂的应用文，可先将内容分门别类，或条分缕析，然后按主次轻重分段写来。或可标以序数，或立小标题，使看来条理清楚，听来也层次分明。各种口头宣讲的报告底稿多采用这种结构形式。

（3）总分式。就是开头先总述，中间再分述，最后再总结。这种结构方式在应用文中用得最多。

（4）综合式。就是把上面三种方式综合运用于一篇文章。传统写文章讲究“起、承、转、合”。起，就是开头；合，就是结尾、总结；中间的承，就是连接、过渡或发展、深入；转，就是转折，可以是串联的转折，也可以是并列的转折。当然，一篇复杂的文章可能不止一次用“承”和“转”，也可以多次使用“承”和“转”，而每一次的“承”和“转”都是较小的串联或并列或总分结构，从而形成较复杂的结构。如毛泽东有篇文章，名为枟什么是知识枠。开头提出一个问题：什么是知识？接着回答：知识有两种：一种是自然知识，一种是社会知识，下面合起来说：哲学则是这两种知识的总和。似乎已经说完了。可作者又提出一个问题：什么是完全的知识？接着写道：实践知识和理论知识都是不完全的知识，只有两者结合才是完全的知识。最后才提出：工农干部要多学习理论，知识分子干部要多参加实践，才能取得完全的知识。其结构就是综合式。简图如下：

（注：实线和箭头表示文章的结构连接，虚线则表示文章意思的连接。）

4．文字表达(www.daowen.com)

在立意、选材、组织结构之后，写作的第四个过程就是文字表达。一切在头脑中形成的东西最后都要形诸于笔端。人们常说：语言是思维的工具，也是思想的外壳，它犹如人体的肌肤。文句，则是书面的语言，是文章内容的表现形式。文章的好坏最终也是看文字的表达如何。前文提及，秘书写作的语言特点是“流畅、平实、简洁、规范”，当然要和内容的要求“真实、实用、客观、符合政策”结合起来。文字专家们曾提出过，使用语言文字要“纯洁、健康、准确、鲜明、生动”。对所有的写作形式这些要求都是正确的，但是从秘书写作的特点来说，特别应该强调的综合起来的要求还是两条：一是实用，二是简洁。

（1）实用。就是实在、有用。实在的第一要求是“真实”，说真话、不说假话；第二要求是“准确”，即恰如其分，不夸张、不缩小、不说大话；第三要求是“充实”，不要说空话、套话。即使是真话、实话，还要看它在文章特定的时代背景、特定的主题要求、特定的场合中是否有用。如：上海是个什么样的城市？小学生也能回答出几十句来：“上海是我国最大的经济中心”、“上海是我国人口最多的城市”、“上海是我国重要的交通枢纽”、“上海是中国共产党的诞生地”、“上海是既古老又年轻的城市”、“上海是帝国主义列强侵略我国的历史见证”等等。可是，凡是写到上海的文章是否把这些话都用上去呢？肯定不需要！这里就要考虑哪些真话、实话对表达文章主题有用。比如说上海人口最多，在谈计划生育的文章里就有用；上海是党的诞生地，在纪念党的报告中才有用；上海是列强侵略的见证，在谈到改革开放、引进外资的文章中就不宜用。

（2）简洁。就是要以最少的文句表达最多的内容。一句话说够了，不要写第二句；一个形容词够了，决不再多用一个。这首先要求作者的思维要清晰，思维不清晰，说话、写文章容易反反复复，甚而颠三倒四。简洁又和准确有关，作者找准了字、词、句，就不会再添加一些可用可不用的字句。第三是与作者的语文修养有关，包括掌握的词语和句型多少有关。掌握得越多，就越容易选到最合适的字句。比如，汉语中丰富的成语，都是经过千锤百炼的，文字生动形象而含意丰富深刻，真是言简意赅。又如有些习惯使用于应用文，带有文言色彩的词语也是相当简练的，如“欣闻”、“惊悉”、“呈请”、“奉告”、“倾接”、“盼复”等等。秘书写作中可以多用成语和习惯用语，不仅简洁，而且显得典雅。

当然，简洁不只是指用词谴句，也包括整篇文章的思路和表达。我国应用文源远流长，三千年的历史留下了许多传世名篇，如诸葛亮的枟出师表枠、李密的枟陈情表枠、魏征的枟谏太宗十思疏枠、韩愈的枟原毁枠和枟祭十二郎文枠、文天祥的枟枙指南录枛后序枠等等，都是只有几百字，即使写成现代文也不会超过1500字。在此，我们提倡秘书应有些古文功底，以提高文字修养。但不应有复古倾向，即不宜写得半文不白。除了使用于特定地区（如香港、台湾等）的文字，不应用繁体字。还要防止另一种倾向，即随意滥用外来语、方言、俚语、合成词等等。

5．修改

修改，就是文章在初步形成之后再作修饰、改动。以上立意、选材、结构三个步骤都可以在作者头脑中进行酝酿，有些不足千字的小文章或书信之类，连文句也可在脑子中完成。这种酝酿，又称为“构思”或“打腹稿”。较为复杂的文章可将构思的大略写成“概要”或“提纲”，再作改动，或者等全部初稿写完之后再作修改、润色。修改的方法主要有：

（1）提炼。提炼是针对主题的修改而言的。构思文章时由大到小，即由主题，而材料，而结构，而文句。写文章时却由小到大，所谓“积字以成句，积句以成章，积章以成篇”。修改文章时又反过来，应“从大处着眼、小处着手”。即不是先改文字、标点，而是首先应考虑主题是否需要改动。由于秘书所写文章的主题总是再三酝酿而定的，修改时彻底推翻重来的情况毕竟是极少的，除非是领导、上司另有意图。但是，事先基本确定的主题在文章写成以后，或由秘书自己复看再思，或经上司审查，或集体讨论之后局部改动却是常有的事。这里主要的是“提炼”，即所谓“去芜存精”。主题思想应集中，不应芜杂；应精确，不应模糊；文字表达应精练，不应冗长、繁复。最重要的当然是完全忠实于领导意图，符合党和国家的方针政策。文字表达上要反复推敲、斟酌。

（2）调整。调整的内容主要是指材料和结构。以充分表现主题为标准，再次衡量文章中所使用的各种材料是否确实，是否新鲜，是否符合主题的需要，从而确定是否要增加点什么，或删除些什么，或替换些什么，或是否需要调整一下位置。结构上主要考虑各章节段落的衔接是否得当，起承转合、过渡、照应是否自然妥帖，篇幅大小比例是否匀称，是否要作位置上的调整，是否要作文字上的扩充或压缩。

（3）改、删、增。最后着手于字、词、句的修改。即改正错别字和标点符号的错误，改换用得不够准确、鲜明、生动的词语，改正病句。改的过程中同时要考虑文句的增或删。一般说来，用删除比较多，删去可有可无的句子，删去多余的字。通常说，改文章是“十篇文章九篇删”。当然，经常也会发现不该删的删了，那就要恢复，也可能要增补一些字句。

（4）誊清。秘书修改文章，和教师、编辑的要求一样，应使用规范的修改符号，如删除、恢复、增补、换字、换位、移行、增大或缩小间隔，改换字号、字体等等。切不可乱涂乱改，一般也不使用橡皮或修正液。改过的底稿一定要重新打印或誊清。有时会改几次，秘书就得誊清或打印几次，于是就有了“一稿”、“二稿”、“三稿”，或“草稿”、“修改稿”、“讨论稿”、“定稿”等名称。重要文件的草稿及修改稿，秘书都要保存备查。秘书也可用电脑中的相应软件程序、文件处理功能进行文件的起草、修改和定稿。

6．审核

秘书所写的文件、文章、信函等，都应由上一级人员审核，主管签字后才能印发。审核者通常是中高级秘书、秘书科长、处长、办公室主任等，或是机关、单位的主管。审核的标准共有六条：

（1）是否需要行文；

（2）是否符合现行政策和法律，是否符合领导意图；

（3）是否符合客观实际，要求和措施是否明确、具体、可行；

（4）重要的事实、引文、人名、地名、日期、数据是否都经过核实；

（5）涉及其他部门的问题是否经过协商而取得一致；

（6）文字表达和格式是否规范。

经审核不合格者，或取消原文，或退回由秘书修改，或重写。