二、秘书写作的特点

1．代单位立言，非个人意愿

秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个最大的特点就是非个人意愿，而是代机关、单位立言。文艺创作是作家在生活或读书中有所感受、冲动而动笔，论文写作是作者在科学研究或实验中有所领悟、发现而著文，秘书却是秉承机关、单位主管的旨意才撰拟成文的。即使是新闻写作，记者采访也往往是奉主编之命行事。但采访之后究竟值不值得写？或者写成篇什么样的作品，是消息还是通讯？是特写还是综合报道？记者多少有些自主权或建议权。可是秘书连这点权力都没有。代笔立言，这是秘书的职业特征所决定的。

2．集体成果，非个人创作

秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信，也要有①上司授意②秘书拟稿③上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发、打印、校对、缮印才能成为正式文件。一份文件往往要集中多人的智慧，要经过好几个人的手笔和努力才能完成。秘书在其中也许起着主要作用，但决非个人创作和个人功劳。所以说，秘书所写的文章都是集体的成果，秘书不能个人署名，也没有著作权，也谈不上文责自负。

3．内容真实、实用、客观，符合政策(www.daowen.com)

秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允许文艺创作的虚构；要求实用、有针对性，能解决实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符合党和国家的方针政策、法律法规，不允许随心所欲。

4．语言要求流畅、平实、简洁、规范

秘书写作的语言要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃、理性和抽象；要求平铺直叙、实实在在，不要求曲折、华丽；要求简洁和扼要，反对啰唆；要求规范的词语和句法，不允许用方言俚语或作家所谓的语言风格个性化。一般多用单句和复句，少用排比句、对偶句和反复句；多用陈述句和判断句，少用疑问句和反诘句；讲究字斟句酌，多加推敲，而不用夸张、拟人等修辞手法。

5．讲究文体格式

凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式，既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如：文件名称、文号、编号、密级、缓急标志、横隔线、标题、受文机关、正文、附件、发文机关、发文日期、主题词等等。其他应用文也有约定俗成的格式，讲究的是统一、规范，不存在什么百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。