五、调查研究的程序和步骤

重大的调查研究必须有科学的程序，这是做好调查研究的前提和基础。调查研究的程序和步骤大体如下：

1．确定调查研究的课题

调查研究的课题，就是机关、单位或领导层在决策、管理、推行工作、生产以及科学实验中需要掌握的信息资料主题或必须解决的问题。提出课题是很重要的，因为事物总是在不停地发展，社会总在不断进步的。任何工作都不能因循守旧，墨守成规，总有新的情况、新的问题等待人们去调查、去研究、去解决。爱因斯坦曾说过：“提出一个问题往往比解决一个问题更重要。因为解决问题也许仅是数学上或实验上的技能而已，而提出新的问题、新的可能性，从新的角度去看旧的问题，却需要有创造性的想象力，而且标志着科学的真正进步。”

提出课题通常是领导层的事，但是秘书作为辅助人员比一般职工更接近领导，又比领导更接近实践，应该也有可能从工作实践和反馈中发现问题，提出后经领导批准而成为调查研究的课题。至于日常工作中小型、分散的调查研究则无须提出待批，而是随时可主动去做的。

课题必须既是“必要的”，又是“可行的”，否则，调查研究就会徒劳无功，白白浪费人力、物力。通常，领导层更多地考虑必要性而提出课题，秘书则更多地考虑可行性，去实施课题的调查研究。秘书人员必须深刻领会课题的重要性和必要性，领会领导的意图，即调查研究的目的和要求，才能把意图变为现实。

2．确立调查的对象、类型和方式

秘书接受课题以后，首先应考虑课题的性质和要求，即课题对信息、资料的要求属于哪种性质、类型。譬如，是侧重历史资料的复述性调查，还是侧重现实状况的描述性调查；是反映某种或几种事物特有属性的比较性调查研究，还是反映事物主客观因素及相互作用的因果性调查研究；或是反映事物的社会价值或经济价值的评价性调查研究。

秘书只有真正了解这些以后，才能确定调查的范围大小，对象的多少，应该找哪些单位、部门、人员，才能确定用何种类型、何种方式去调查和研究。

3．拟定调查项目和题型

课题是调查研究的总体内容和要求。在实施调查时，秘书人员应将课题分解成大小、粗细不等的项目，即要求被调查者回答的问题和提供的具体内容。同时还应考虑设计适当的题型，即题目的形式。访问法通常都是提问题，书面问卷则有多种题目形式。

拟定调查项目和题型，同样应遵循“必要的”和“可能的”两个原则。“必要的”原则是指与课题无关的项目不应习惯性或想当然地列入。枟解放日报枠曾登载过一封读者来信：两名干部反映，单位做计划生育调查，调查表中有“家庭出身”、“个人成分”、“是否党团员”、“何时何地受过何种奖励或处分”等项目。他们请问这些项目和计划生育究竟有什么关系？不必要的项目既浪费了调查研究的人力、物力，也容易引起被调查者的反感。“可能的”则是指项目要切合实际，有这方面的资料或被调查者能够回答；也是指设计题目时要考虑到被调查者的文化程度和知识面，尽可能使人容易理解，便于回答。

另外，拟定调查项目和题目时，应尽可能使其具有可测度性或可度量性，即尽可能有科学的衡量指标，便于做定量研究。还应考虑题目的直接性或委婉性，以适应被调查者的心理状况。

4．规定调查的时间和地点

调查时间有两个概念：一是指调查研究所需用的时间，包括开始的时间和完成的时间；二是指调查内容、项目中的时间限度。比如，我国已进行的四次全国人口普查，时间限度都规定在当年的7月1日零点整，而第五次人口普查的时间是2000年11月1日零点整。许多重要的统计资料也都要考虑时间因素。否则，事过境迁，调查研究就会失真，甚而失去价值。

地点是又一个重要因素。我国地域辽阔，东西南北中发展很不平衡，各地区之间差异很大，调查者应注意到地区特点。比如前文所举的中国人民大学的“职业声望”调查，就不一定符合上海或深圳的情况。

5．制订调查研究计划

在明确了上述程序与因素之后，便可着手制订调查研究计划。计划一般包括调查研究的主题、目的、内容与要求；调查的对象、范围、方法；调查的步骤与时间安排；调查研究的人员和组织安排，以及经费和物质保证等等。

计划不宜太紧，要适当留有余地，以应付各种预想不到的情况。(www.daowen.com)

6．组织调查研究实施

调查研究计划制订之后，便应有组织地去实施。重大的调研活动可以分成几个小组或几个阶段进行。可以是先调查收集资料与情况，而后集中力量作研究；也可以边调查边研究，可使调查与研究互相促进，步步深入。实施既要按计划进行，又不可过于拘泥于计划。如果情况发生变化，则应修改计划以适应客观实际，而不是将客观实际削足适履，硬性纳入主观的轨道。

一切调查研究都不能事先设置框框，正确的结论只能是在客观冷静地分析事实之后得出，还应注意深入和全面，不能走马观花、浅尝即止，也不可感情用事、偏听偏信。

7．研究调查资料

调查所得的各种信息资料先要经过整理，如核实、筛选、誊清、分类，然后进行研究。研究时要注意资料的全面性，与考虑资料的重点性并重。全面性指的是既要注意正面的，又要注意反面的；既要注意现实的，又要注意历史的；既要注意本地区、本国的，又要注意外地的、外国的；既要重视书面的，也不可轻视口头的。重点性是指某些资料是少数甚至是个别的，或是某个细节，却又是很重要的，不可忽视的，应把它们挑选出来单独研究，或进一步求证。这种重点资料通常具有突破性，有新的价值和意义。

有些资料的研究往往超过调查者的知识和能力水平，必须邀请专业人员指导或协助进行。

8．撰写调查研究报告

调查研究的最后一道程序就是将调查研究的结果写成书面报告，供领导参阅使用。调研报告一般包括：调查过程（必要的或概要的）、调查结果（主要的及重要的事实、情况、资料或数据等）、研究结果（原因、因素、评价、问题的症结、解决问题的办法、意见或建议等）三个组成部分。可以按照调查研究的先后顺序写，也可以将结论提前写，也可以按问题分类和轻重主次写。最重要的是一定要实事求是，如实反映情况，不隐瞒调查者自己的观点。

思考题

1．秘书应注意收集哪几方面的信息？

2．秘书应怎样综合处理信息？

3．秘书向领导提供信息应注意哪些问题？

4．调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点。

5．研究有哪几种主要方法？试比较其侧重点。

6．重大课题的调查研究应该用怎样的程序和步骤？

【注释】

[1]郑志：枟上海人比北京人更现代枠，枟中国经营报枠，2001年1月23日。