三、信息工作的程序和方法

信息传播的基本形式是由“信源”发出信息，而信息的内容由“载体”（声、光、电波、文字、图像等）通过“信道”传递至“信宿”（信息的归宿，即接收处）。秘书则既是信宿，又是信源，是信息的集散地和传播者。信息工作的程序主要有收集、整理、加工、提供、传播、储存及管理等。

1．收集

前文已述，秘书信息的来源有文件、信函、报纸、杂志、书本、电话、广播、电视、互联网，以及人们的口头传播等。与此相应，秘书收集的方式方法则有：

（1）收存。各种文件、信函的收受、登记和保存。

（2）复印。报刊杂志和书籍上的信息，可以择其需要者复印。

（3）记录。电话、广播、口头传播（包括会议发言和各种交谈、讲话等）都可采用现场文字记录或回忆记录。

（4）录音。电话、广播等信息也可采用录音，但口头传播录音需征得讲话人的同意。

（5）录像。现场、实物、电视中的信息可采用摄影、录像等方式。

（6）电脑。电脑收集信息的方式主要是秘书自己制作软件，或利用一些信息检索工具收集和筛选，或进入国际互联网，通过网络达到国内、国际间信息的共享。

除此之外，秘书还可以通过购买、交换等方法收集信息。

2．整理

现代科技的发展使秘书收集信息无须只凭耳听手记，收集的信息量几乎无可限制，但信息也并非如“韩信将兵、多多益善”，过多的信息也会白白浪费精力和物力。即使收集时已注意初选，但一段时间之后，累积起来的信息仍会大大超过实际的需要量，这就需要进行整理和加工。整理的方法主要有：

（1）分类。对大量的信息，第一步工作就是分门别类，理清头绪，俗称“梳辫子”。分类应有科学的标准，为了和档案工作连接，一般参照“档案系统类目表”，如企业信息初步分为：行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、企业产品、基本建设、设备仪器等大类。行政管理大类又可细分为：行政事务、法纪检察、审计工作、人事管理、教育培训、治安保卫、医疗卫生、后勤福利、外事工作等小类。经营管理大类又可分为经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、综合对比（本企业与竞争对手）分析等小类。每一小类还可分为若干细类。

（2）筛选

信息筛选的第一步是甄别，就是秘书运用知识和经验将已经初步分类的信息（经过分类的信息便于比较和区别）甄别，将其划分为真实信息、虚假信息；真实信息又应划分为有效信息和失效（过时）信息。第二步是剔除虚假信息和失效信息，保留真实且有效的信息，达到筛选的目的。

3．加工

加工信息有三种基本要求：

（1）充实与综合。信息按其对决策的重要程度可分为依据性信息（如政策、法规、决议、重要计划、主要数据、关键技术、典型事例等）和参考性信息（如一般通知、信函、会议记录、社会消息、科技知识等）。对依据性信息，秘书应认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等都要准确无误，注明旁证材料和补充材料，使之得到充实提高。对参考性信息，则进行综合和概括，从数量中求其质量。

（2）提炼与摘要。对篇幅较大、含量多而分散的信息材料，秘书应加以提炼，挤出其水分，留下其精华，重新加以编写；对篇幅较小、重点信息表达比较集中的信息材料，秘书可以采用择其要点、摘录原句、重新编排的方法。

（3）归纳与分析。对叙述性信息，秘书应找出其事实中的要素并加以归纳；对评议性信息，秘书应先找出其主要论点与主要论据，然后分析其论点是否正确，是否有新意，核查其主要论据是否确凿、有力，论证方法是否科学、合乎逻辑，最后再确定该信息的有效价值。(www.daowen.com)

4．提供

秘书收集、整理、加工信息，最终目的是提供给领导、上司和同事利用。提供信息应注意以下几点：

（1）适事。这是指提供信息应有针对性、适用性。领导、上司要解决什么问题，秘书就应提供什么样的信息，既不可牛头不对马嘴，也不可泛泛而论，或老生常谈，看不出重点和新意，而应提供最本质、最新鲜、最典型、最能说明问题的信息。

（2）适时。领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间。迟了，放马后炮固然不行；但过于早了，领导、上司马上就看，会造成分心；暂时搁在一边，又容易造成贻误。所以有经验的秘书应看准时机提供信息，能帮助上司提高工作效率。

（3）适度。适度包括两方面的含义：一方面是指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，又要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，又要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确的结论。另一方面是指信息要适量，过分少了，当然不能正确解决问题；过于多了，又会使领导或上司无所适从，不得要领，最好是能恰如其分。

5．传递

有些信息需要秘书传播出去，传播的方式，如前所讲述有口头、书面、电讯、电子邮件等方式。传递的途径则有单渠道和多渠道之分：单渠道传递信息有利于保密，多渠道传递有利于信息的印证，保证其准确性。信息传递的要求是：

（1）迅速。信息的传递应尽量减少周转，简化手续，尽可能采用直达的、先进的传递方式，使信息传递迅速、及时，充分发挥其时效性和共享性。

（2）准确。信息传递无论是用口头方式、书面方式、电讯方式或电子邮件方式，都要发挥人为的和机器的积极因素，避免差错，排除故障或干扰，达到尽可能地准确。

（3）保密。有些信息具有共享性，无须保密，只要求准确和迅速，谁先抢到谁就能先发挥作用。另有些信息则具有专用性，就需要保密。一旦泄密就会失去优势，甚至造成损失或危害。信息传递的保密包括传递人员的保密，传递方式的保密，传递内容的保密，传递时间的保密和传递过程的保密。

6．储存

暂时不用但将来有用或可能有用的信息就要加以储存，储存的方式和要求是：

（1）原件储存。如文件图纸的原稿、正本、录音带、录像带、胶卷底片、实物等的储存。

（2）目录、索引储存。大量的信息资料，秘书应另外编制目录、索引置于原件之前一并储存，以便检索、查找。

（3）软件储存。使用电脑的秘书可将信息资料制成软件，储存于软盘、光盘或其他电子介质中。

（4）储存的要求是必须有专用的柜、橱或保险箱，要具备防盗、防火、防潮、防虫的功能和条件。

（5）信息储存应科学地存放排列：可按信息资料的来源地区或篇名排列，或按信息产生的时间排列，或按信息资料的内容分别排列，也可按信息的形式排列。

7．检索

信息储存的目的是为了日后需用时可以迅速而准确地提取，因此储存时就应考虑检索问题。信息检索分为手工检索和计算机检索两大类。手工检索就是将信息制成“文摘”、“索引”或“目录”，本机关、本单位可用簿式或卡片式，也可汇编成“信息资料指南”，既有近期资料，又有历史资料；既有国内资料，又有国外资料。“信息资料指南”往往由专业机构编印成书刊，以供社会各界利用。计算机检索，又称电脑检索，可由本机关、本单位秘书编排存储，自存自索，也可进入互联网，与其他机构、单位交换信息或共享信息。