二、秘书收集信息的主要内容和形式

1．信息的主要内容

信息的数量和规模浩如瀚海，又无穷无尽，随着知识经济的到来，信息呈爆炸式渗透到我们每个人的生活中。政府机关和企事业单位需要的信息在内容、性质、层次、要求等方面都不一样，也即各行各业需要的信息应有所侧重。作为秘书，应收集的信息内容可以概括为以下几个方面：

（1）政策法规信息

这主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。这些宏观的指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的，是每一个主管都必须理解、掌握的，秘书应认真地加以收集。

（2）指挥性信息

这是指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府主管部门的管理性、业务指导性的办法、细则等，通常以内部文件、公函等形式下达。这些微观性但有针对性的信息对工作、生产有具体的指挥作用，往往是主管部门和主管领导必须熟知并遵照办理的，秘书也不可掉以轻心。

（3）本单位信息

这包括本单位内部的、来自上下两方面的信息以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。来自上面的如工作计划、单位主管的指令、批示、会议记录、会议纪要等，业务往来的如合同、协议书、工作函件等。这些都是单位决策和直接的经营管理性信息。来自下面的如各种工作报告、总结、生产报表、业务记录、账目等等。这些是操作层执行决策的反馈信息，也是领导层加强或修改，或者重新决策的依据，秘书自然需用心加以收集的。

（4）社会反馈信息

这主要是指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。这些信息反映了机关、单位工作的社会效果和社会声誉，关系到组织的生存和发展，也是秘书所不可忽视的。

（5）可比信息

这是指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息，以便参照学习，取人之长，补己之短。比如上海的城市交通建设可与北京、香港、东京、纽约等大城市比较。因为这些城市的规模、人口数量、经济发达程度、科学技术水平都有相似之处，都存在着可比性。可比信息还包括同一单位在不同时期的情况、指标、数量、质量作纵向比较，以便看出进退盛衰，自我总结经验，找出失误和教训。比如某商品销售额本月与上月相比，某地区物价某时期与上年同期相比等等。秘书应注意收集这些可比信息。

（6）相关信息

这是指粗看起来各不相干，当为研究某一课题时却相互有关联的信息。比如新建企业第一步是选址，在选址时不能只考虑土地位置及面积大小等几个简单的因素，还得顾及周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、人才市场、销售地区等相关因素。政治风云、经济形势、社会动态、突发事件，甚至领导人的健康、性格、素质等构成相关因素以致发生重大事件、重大变革的例子也是屡见不鲜的。秘书就应该注意收集本机关、本单位的相关信息。

（7）未来信息

现代社会的决策者，不能只看过去，也不能只看目前，而应目光远大，看到将来，富有预见性、前瞻性。秘书就应辅助领导、上司注意收集社会发展、经济发展、科技发展、科学推断和预测的未来信息。

过去的秘书往往只重视收集前三种信息，它们大都是送上门来的，秘书坐在办公室里只要花很少精力或不花代价就可收集。而后四种信息却是满天在飞，满地在跑，它们出现在报纸上、杂志上，出现在广播、电视中，出现在人们的交谈中，出现在社会每一个角落里，既无处不有，又稍纵即逝。这些信息是要秘书随时留心，随时动手，并且花一定的代价才能收集到的。

2．信息的形式

信息的形式，或称表现形态有三种，即文字形态、声像形态、记忆形态。

（1）文字形态信息。即以书面形式，包括文字、数字、图形、表格等等形式表达的信息资料，一般为以下类型：

报纸、杂志中的社会信息、反馈信息、动态、行情等等；

政府机关、主管部门下达的文件，公开发表的法规、宣传资料等等；

各种有价值的图书、专著、译著、图录、地图等等；

国外的专业杂志、科技文献资料、新产品说明书等等；

本地区、本机关、本单位的内部资料，如档案、总结、报表、大事记、地方志等等；

专业文献、词典、百科全书、年鉴等综合性的资料；

名人录、企业名录、电话号码簿、名片等等。

秘书在收集和使用这些信息时必须注意：报纸、杂志、文件、图书、档案等信息通常为原始信息，或称为“一次文献”，价值较高。词典、百科全书、年鉴、名录等信息则是经过整理、摘编的，往往不能显示其全貌，又可能掺杂有编者的意图，是所谓“二次文献”或“三次文献”，价值相对较低，只能作为参考或索引。但这些信息资料的优点是信息量大、面广、综合性强，可为信息收集者节省不少时间和精力。

（2）声像形态信息。即各种图文并茂的图书、照片、录音带、录像带、电影片、模型、实物所表达的信息。这类信息的优点是声、形、色、像并举，给人视觉、听觉或感觉的强烈印象，具体、真实而且栩栩如生。缺点是往往不够全面、深刻，有些观念、心态、思想等抽象的内容以及未来的、想象的、预测的事物不能很好地体现。所以，秘书最好是将声像信息与文字信息配合使用，可互相补充、相得益彰。

（3）记忆形态信息。即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息，又被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过采访、交谈才能获取。其优点是尚未发表过，有新鲜感；缺点是往往不成熟，具有不确定性。(www.daowen.com)

3．信息的渠道

信息的渠道是以信息的产生、发出（信源）和信息的到达、收存（信宿）之间的传播渠道（信道）。可分为机关、单位的内部渠道和外部渠道；外部渠道又可分为国内渠道和国外渠道。

（1）内部信息渠道与对象。即机关、企事业单位内部领导层、管理层、操作层之间的上下信息沟通与传递；各部门、科室、车间、班组之间的横向信息沟通与传递。这样纵横交错的渠道，必然形成大大小小的信息网络和信息系统。具体信息对象如：

工作、生产、经营、教学、科研的计划、总结；

统计数据、生产报表、销售记录等具体的原始资料；

各种会议记录、工作日志、大事记；

正式形成的文件，如决定、决议、请示、报告、简报、通知、合同、协议书、诉状等的原稿及存本；

调查报告、分析报告、预测报告；

员工名单、登记表、情况表、奖惩、任免、调动记录等人事档案；

产品分析、工艺流程、试验过程、技术资料、技术开发与引进等科技资料与档案；

领导和重要员工活动的发言、讲话的录音带、照片、录像带、奖品、奖状等等。

（2）国内信息渠道和对象。如：

中央、省市党政领导机关和主管部门的来文，如指示、决定、批复、通知、通报、条例、规定、办法、细则等等。

有工作或业务往来的来文和信息性文件，如信函、合同、协议书、简报等等；

有工作或业务往来的电报、传真、电话等；

政府的信息网络、各种网站；

电台、电视台、报社等新闻媒介单位；

各种会议，如研讨会、座谈会、新闻发布会、记者招待会、展览会等；

图书馆、博物馆、档案馆、咨询中心、调查研究机构等专业信息机构；

高等院校、科研机构、各种专业学会、协会、研究会等；

有业务合作的代理机构，如企业销售、维修网络等；

社会信息源地，如茶楼、酒馆、饭店等。

（3）国外信息渠道与对象。如：

国外的各种有关报纸、杂志、专著、影视片等；

国外有关咨询机构、企业集团、公共关系公司等；

国外代理机构及有业务往来的单位；

驻外使领馆、驻外办事处、商社的新闻发布和研究报告等；

各种专业性的国际会议；

友好人士往来与组织、团体的互访、交流等等。