一、信息工作的意义与作用

1．信息工作是一切行政工作的基础

二十世纪八十年代以来，信息这一概念在我国被广泛运用。它将过去称之为情况、材料、消息、情报、知识等等的东西都能一言以概之曰：信息。信息的定义众说纷纭，最简单的可以这样说：“信息是人们对客观世界认识的反映。”一切生产、工作、科学实验活动都离不开信息。从秘书学角度来讲，信息也是一切行政工作、一切秘书工作的基础。比如办会的重要目的之一是交流信息，办文是为了表达和传递信息，调查研究是为了取得和研究原始信息，信访工作是为了收集和研究反馈信息，其他如接待、值班等工作也无不与信息有关。因此，可以说信息乃是一切行政工作的基础。

2．信息是领导决策的依据

信息是人们对客观世界认识的反映，而决策则是人们对适应客观世界、改造客观世界所决定采用的策略和措施，后者必须以前者为依据。但任何决策又不可能百分之百地符合客观实际、适应客观实际发展的需要，这就要在决策施行之后收集反馈信息。反馈信息有两种：一种证明决策是正确的，需要加强，此种反馈称之为“正反馈”；另一种则证明决策是有缺点的，甚至是错误的，需要加以修改甚至推翻重来，此种反馈称之为“负反馈”。人们的认识过程是这样的：认识实践再认识再实践……而人们的决策过程则是：信息决策执行反馈再决策再执行再反馈……依次循环，以至无穷。当然，人们期望是呈螺旋型上升的良性循环，而不是原地兜圈或倒退的恶性循环。信息、决策、执行、反馈的良性循环可以用以下简图来表示：(www.daowen.com)

秘书是帮助领导者收集、整理、研究、提供原始信息和反馈信息的。秘书做好信息工作，则起着支持和辅助领导正确决策和再决策的重要作用。

3．信息工作是增进秘书才能的最佳途径

信息工作涉及的面很广，既需要广泛的知识，又需要多种能力才能做好。比如阅读能力、理解能力、分析能力、综合能力、写作能力以及运用电脑的能力等等。所以说，从事信息工作乃是培养和增进秘书多方面才能的最佳途径。