二、督查工作的原则和程序

1．督查工作的原则

秘书督查工作必须遵循以下原则：

（1）领导负责。秘书可能承担的督查工作任务范围甚广，来源渠道甚多，但无论是上级机关交办的、本级领导指定的、下级请示的、社会反映的或是秘书发现的，都需经本级领导批准或同意，都必须遵循领导负责、秘书承办的原则。领导负责包括：事前批准、事后检查，以及办理过程中必要的指导。秘书则应在事前、事后和办理过程中作必要的请示和汇报，重大事项不可独断专行。

（2）分级负责。从政府机关和大中型企事业单位来看，督查工作也是一个系统工程。督查工作既要帮助下级完成因困难、忙乱、忽视、拖延等原因而未做好的工作，又不能挫伤下级的工作积极性。人们经常说，秘书做工作“不能越权”，这个不能越权，既是指不能越上级的权，也是指不能越下级的权。只能一级促一级，一级抓一级，形成自上而下逐级落实，都抓落实的正常机制。中央办公厅一位负责人就曾说过，查办工作“要健全分级责任制度，哪些事项由哪一部门、哪一级负责督促检查，要分清责任，既不能推诿扯皮，无人负责，也不要越权。”

（3）实事求是。秘书督查工作的第一步是了解情况，只有查清了情况才有资格督促。所以，秘书决不能以“钦差大臣”自居，下车伊始就哇啦哇啦，而应该深入实际，做细致的调查研究。在查清事实、分析研究、找出症结的基础上，才能提出完成或整改未完工作的建议或意见。

（4）不直接办案。秘书督查只是督促、检查、帮助下级工作，而不是越俎代庖。秘书提出的意见和建议（重要的还得经过领导同意），仍然得交给下级去办。既是尊重下级的职权，维护下级的威信，又可避免因隔手包办而产生新的矛盾。

（5）讲求时效。秘书督查的内容往往是旷日持久未办的，或办而未果的。这更需要秘书以只争朝夕、锲而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不可再加拖延或半途而废。实在解决不了的问题，秘书也应及时汇报领导，由领导另想办法。

2．督查工作的程序(www.daowen.com)

领导临时交办的督查任务，秘书可随机进行，及时汇报；较重大的事项则需按以下程序进行：

（1）查办立项。就是由秘书把查办的单位、内容和目的填写查办单。单内还应写明查办的具体指标、操作步骤、负责部门及人员，然后呈送领导批示。

（2）查办通知。立项后由秘书将查办内容、要求与领导批示通知原经办单位、部门或人员，要求他们在规定时限内核实情况，予以处理。通知的形式有会议、发文、电话、派员四种。

（3）催办。通知下达后，秘书应定时催办或查问，以了解办理的进程和结果，如有重大疑难，要及时向领导汇报。

（4）直接调查。如经催办到限时仍无结果者，由秘书直接调查。其目的是为了摸清情况，不宜当场表态。

（5）商讨处理。秘书对调查得来的情况进行分析研究，提出处理意见，经领导审核同意后，再会同原经办单位、人员商讨决定，仍由原经办单位、人员处理。

（6）结案反馈。原经办单位、人员处理后，将结果反馈给秘书。秘书应审核是否正确、适当，然后将处理结果连同秘书审核意见呈报领导。

（7）立卷归档。最后，秘书应将查办过程中形成的全部文件：立项单、领导批示、查办原件、调查报告、处理结果、审核意见等组成案卷，归档备查。