三、接待工作的程序与内容

1．内宾接待的一般程序与内容

预定性的内宾接待一般按下列程序进行：

①接受任务②了解来宾③制订计划④预订食宿⑤迎接来宾⑥商议日程⑦安排会谈⑧陪同参观⑨送别客人皕瑏瑠接待小结。

内容说明如下：

①秘书从上司处接受接待任务。

②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。

③秘书按来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。

④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。

⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。

⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后，即与对方秘书或相应人员商定日程安排。

⑦秘书将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。

⑧如安排参观访问，秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。

⑨客人访问结束返回时，秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。

皕瑏瑠重要的接待一结束，秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。

2．外宾接待的一般程序与内容

外宾接待较之内宾通常要复杂一些，内容要求也有所不同，一般程序如下：(www.daowen.com)

①接受任务②了解来宾③制订计划④预订食宿⑤欢迎来宾⑥商议日程⑦礼节性拜访⑧宴请⑨正式会谈皕瑏瑠签订协议书皕瑏瑡陪同参观游览皕瑏瑢互赠礼品皕瑏瑣欢送来宾皕瑏瑤接待小结。

内容说明如下：

①接待任务由秘书接受，或由外事部门主办，秘书协办。

②对来宾的了解除了人数、身份、性别、来意、要求等外，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等。

③制订计划应该更周详细致，政府机关的外宾接待计划需报上一级领导批准，重要外宾还需通报交通和安全部门配合。

④按计划规格在宾馆预订标准客房或套间，预订中式或西式餐饮，说明特殊要求或指定菜谱。

⑤按计划由主管亲自迎接或由秘书代劳，或需组织一定的欢迎仪式。

⑥秘书到宾客下榻处和客方商定日程。

⑦主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。

⑧主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等。

⑨双方主管进行正式会见或会谈，秘书应做好资料和物质准备，默契配合。

皕瑏瑠如双方达成协议并签订协议书，秘书应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。

皕瑏瑡秘书陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。

皕瑏瑢秘书准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的，并登记在册，宾客再度来访时应作变换。

皕瑏瑣以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客。

皕瑏瑤一般应作书面小结，立卷存档备查。