一、接待工作的类型与方式

接待工作纷繁复杂，可分为多种类型，各种类型有各自的特点和要求。秘书人员也应采用不同的方式去适应，才能圆满地完成各种接待任务，达到组织的目标和上司的要求。

1．接待的类型

接待工作按来客的目的、任务来分，有上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参观、访问等等。

按来客的地域可分：本地接待、外省市接待、境外及国外来客（通常称为“外宾”）接待。

按来客的人数可分为：个别接待、团体接待。

按是否预约联系则分为：随机性接待、预定性接待或计划接待。

不同的接待类型有不同的特点和要求，现择其重点作简要介绍，其余的结合接待方式讲述。

（1）上级检查。上级检查的接待工作要求主管人员亲自出面并负责，秘书则配合做好各项具体工作。要求庄重、周全、细致，如汇报材料的准备，现场情况的如实反映等等。餐饮、住宿、用车等生活服务要体贴、周到，但不能超标准，不搞不必要的宴请、游览、赠礼等，不得奢侈、铺张，但应特别注意安全和保密。

（2）会议接待。会议接待属于团体接待和预定性接待，重点在于事先要有周密计划，要作经费预算。接、送、吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内，尽可能提高服务质量，注意对不同性别、年龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾，以保证会议目标任务的圆满实现。(www.daowen.com)

（3）外宾接待。外宾接待尤其要注重礼仪和礼节，事先应有计划并报上级主管批准，内容和标准应比内宾放宽一些。主要内容如会谈、演讲等应安排得隆重、得体，讲求实效。可增加些次要内容，如参观、游览，既要弘扬民族精神、民族文化，又要显示祖国大好河山和建设风貌。生活安排一定要顾及来宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。

（4）随机接待。这是指事先未经预约而突然来访的客人，如联络、咨询、推销、求助等人员，采访的记者以及其他各种不速之客。这类接待要求秘书随机应变、灵活处理，既要维护组织的利益与形象，又要以不得罪人、尽量广结良缘为原则。秘书首先要确认来客身份，摸清意图，然后按常规或上司授意分别处置，或婉言挡驾，或转达意图，或引见给上司，或转给其他部门接待、处理。

2．接待的方式

秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有以下几种：

（1）迎送式。迎来送往是接待客人的最基本方式，根据客人的重要程度和不同情况而有不同的形式。对于来访的客人，秘书应从座椅上起身迎接，招呼致意。客人离开时，秘书应离座相送（但有些外资企业规定可坐在原位接待），稍重要一些的应送至办公室门口或者电梯门口；对老人或带儿童者则应送至大门口。对随车接送的贵宾，秘书应坐在前排司机旁的助手席，而让客人坐在后排席位（按年龄、身份高低先右后左）；秘书还应主动敏捷地开关车门，照顾贵宾上下车；对远道而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送。

（2）引见式。上司愿意会见的客人，秘书应加以引见。秘书领客人去上司办公室时应走在左前侧。穿越走廊，拐弯，上下楼梯时均应回头招呼客人。到达上司办公室时，秘书先敲门进入通报，然后侧身示意请客人进入。秘书为宾主作介绍，请客人就座，敬上茶水，便可告退。会见结束，秘书仍应代上司将客人送至办公室门口道别。

（3）参与式。有些主宾会见或会谈，应上司要求，秘书也参与。秘书除了尽招待礼仪之外，主要任务是在上司身旁陪同，准备会谈资料，做好会谈记录，以及现场服务等等。除非上司授意，秘书通常不发表意见，切不可喧宾夺主。

（4）陪同式。有些外地来的贵宾，主方安排参观、游览，需要秘书陪同，此时之秘书又充当“导游”的角色。秘书应提前到宾馆等候，陪同过程中要处处照顾，还要对参观的交通路线、用餐、休息点等作好事先联络安排，并对参观内容和游览景点作适当介绍。这就要求秘书熟悉本地的建设概貌、发展特色、历史演变、人文和自然景观乃至风土人情等。既有丰富的知识，又有生动、幽默的口才。

（5）完全式。有些重要的宾客，上司会要求秘书承担完全式接待。这就是从事先联络、制定计划、作好准备、迎接、参与会见、陪同访问、送别客人直至事后小结、汇报，全过程都由秘书负责进行。这要求秘书应有丰富的经验和周到细致的安排。