二、邮件收发

秘书可能每天收到一大堆邮件，报纸、杂志、信件、印刷品、包裹等等，什么都有，也可能每天要寄出一些信函或包裹。这些收收发发看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除了细心与熟练之外，也需要掌握一定的程序和方法。

1．邮件收进的程序和要求

（1）分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类，然后按其轻重缓急分别处理。a．电报、特快专递、航空信等急件；b．政府部门或上级公司文件；c．业务往来公函；d．写明上司亲启的信函；e．汇票、汇款单；f．包裹、印刷品；g．报纸、杂志；h．同事的私人信件。

（2）拆封。写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明“误拆”，还需秘书签字，一般会取得谅解。其他邮件均需拆去封皮，应注意原件的完好、整洁，不受破损。拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏。信封不可丢弃，因上有邮戳、地址、电话号码等。

（3）登记。除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期等。

（4）分送。上司亲收件应立即呈送，应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件。同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。报章杂志则分别上夹或上架。一般邮件按常规或授权由秘书自己阅办。

（5）阅办。秘书阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意；还应为上司处理提供有关依据，如注明参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚而提出拟办意见置于信前。每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，也便于办毕保管备查。

2．邮件发出

规模较大的机关、单位往往有专门的信邮寄送部门或人员，小型公司则由秘书负责。但无论是秘书将邮件交专人寄或自己直接寄送，秘书都需在发出前完成下列工作程序。(www.daowen.com)

（1）内容校核。由秘书拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。如有附件，必须收齐无遗漏。

（2）信封、封皮查对。凡寄出的信件和邮件，信封与封皮必须查对。如地址、收件人姓名或单位、邮政编码、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号如“急件”、“秘密”、“挂号”、“亲启”等。纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。

（3）邮件寄发。秘书去邮局寄发邮件时应将邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件则进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等。同等邮资的信件一起寄，这样计算邮资和粘贴邮票都更方便些。

3．现代通讯事务

现代通讯事务是指传真、电传、电脑网络通讯等通讯手段，具有快速、准确、简便等特点。近几年来已逐渐在我国大中城市尤其是外资、合资企业普遍使用。现代秘书应掌握运用其技术。

（1）传真。传真机全称电话传真机，是利用电话线路来传输数字信号，使接收方获得文字、图像等信息副本。由于传真机能快速、准确无误地传示文字与图像，较之电话电报有更大的优越性，特别适用于传送批示件、签名、手稿、图像等等。使用传真机的秘书在办公室即可，甚至在无人值班的条件下也可自动发送和接收信函、图纸。但是，传真也有缺点：一是容易被窃取；二是传递的文字图像保存时间不长，不能存档备用；三是不适合传送礼仪性文书。

（2）电传。电传机是用户通过电报局的线路与对方直接通报所传用的通讯设备，可与国内用户电传，也可与国际用户电传。电传打字机可安装在用户的办公室，秘书不必到电报局拍发电报，而且是由秘书直接通报，不必由电报局转发译送，可避免差错，节省时间。电传打字机又可日夜开启，随时自动收报。

（3）电脑网络通讯。电脑网络通讯是将众多分散的用户的电脑终端、线路、外围设备和数据中心等联结在一起，形成网络，从而可以互相通信、信息共享和情报交换。秘书使用电脑网络通讯可以发送通知、召开会议、查询资料、传递信息，十分迅捷、方便，而且保密性能也好。