三、办公室管理的内容与要求

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这里所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：

1．整洁

办公室的首要要求是整齐和清洁。整洁能给人秩序感和舒适感，使人的情绪安定而愉快，有助于提高工作效率。整齐要求办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色（主管人员的桌椅可以特殊一些），排列尽可能有规则或朝同一方向。办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、钉书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。柜橱书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。

清洁和整齐是不可分的。清洁要求窗明几净，地面应天天打扫，桌椅柜橱应天天揩拭，门窗应定期擦洗。每张办公桌边都应有废纸篓，废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸，办公室内应禁止吸烟。地毯虽有美观、保暖、减少噪音之利，但也是藏污纳垢之所。人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设，小办公室铺设后应经常清扫。打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。

2．安静

办公人员经常要思考问题或起草文件，需要安静。因此，办公室最好不要沿街，也不宜靠近生产车间或门市部，以免外界噪音干扰。办公人员都应养成轻步走路、轻声说话的习惯，尤其是在大办公室。秘书应该以身作则，在办公室内不嬉笑喧闹。如需与同事讨论，则应到走廊或休息室、接待室去。

3．光线、空气与温度

办公室要求光亮适度，空气清新，温度适宜。

白天办公当然最好是自然采光，但以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影响视力。这要求办公桌不要靠窗摆放，或以白色或淡颜色活页窗帘调整光照。自然光不足时，必须以灯光补充或代替。可在办公桌上安放台灯，台灯应有灯罩，不直接照射人眼，也不可太亮，以20至25W为宜。也可采用整体灯光，以光线柔和的日光灯为宜，最好安置在室顶或天花板四周，采用室顶反射光，柔和、均匀，利于保护视力。如用集中光源，则应加磨砂或乳白玻璃灯面。办公室不宜采用五颜六色的光线。(www.daowen.com)

空气清新有利于办公人员的呼吸与健康。因人员在办公室内每天要呆七八个小时，不比在户外或是在家走动较多，因而办公室的空气显得格外重要。春秋两季应经常开窗，保持空气流通。夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。办公室内放置绿色植物或盆景，固然既赏心悦目又利于空气调节，但不要忘记植物在没有光照时照样是吸入氧气，吐出二氧化碳的。所以，最好晚上下班时将盆景搬出办公室，早上再搬进来，或者一早就通风5至10分钟，让隔夜植物呼吸的浑浊空气排除出去。

人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。春秋两季自然温度适宜，夏冬就要靠空调器来调节了。但在酷暑或寒冬季节不要一下子把室内温度调到和室外反差太大，以免人员进出办公室时暴冷暴热，容易得病，而应逐渐升温或降温，让人们在上班后下班前有一段适应过程。

4．色调与美化

色调视觉影响人的心理。办公室的色调总的要求是单纯和柔和，使人员的心理感觉平静和舒适，不要搞得色彩斑斓、光怪陆离，反使人感到烦躁不安。色调又有冷暖（对光的反射程度和由人的视觉影响到感觉）之分。黄、红、棕等为暖色，白、绿、蓝等为冷色，灰、紫等则为中间色。通常办公室的天花板为白色，有利于光线的反射，墙壁和地板则视需要而定，一般四面墙的色调应淡些，地面则可深些。讲究的办公室一年换两次色调，春末夏初，墙用冷色，铺绿色地毯；秋末冬初则墙用暖色，换紫红色地毯，室顶不变。如不随季节而改变色调，地毯则以浅灰色或米色为宜。

办公室除了上述整洁等要求以外，适当地美化也是必要的。美化当然包括办公桌椅、书架、柜橱、室顶、墙壁、地毯的色彩和布置格局等，也包括盆景、鲜花和主管人员办公桌上的精致小摆设以及陈列柜内的样品等，还包括墙壁上挂置的油画或大幅照片等。办公室美化应精心设计，不应只是某个主管或秘书的个人所好或心血来潮。办公室美化要与整个单位的性质或企业文化相适应。比如，政府机关的办公室以庄重、简洁为好，不宜多加装饰；商业企业办公室则可以华丽一些，以显示自己的财源丰盛；工业企业则应显示自己的技术先进、产品精良和实力雄厚。但不管何种机关和企事业单位的办公室，都应避免奢侈和俗气。

还有一点必须指出的是：新装修的办公室，其塑料家具、化纤地毯、油漆、地板蜡、粘合剂等等在日光照射下都会发出有毒气体。因此，最好先通风一段时期再进入使用，并每日要通风几次。

5．设备与用品

较重要的办公设备，如桌椅柜橱、沙发、空调器、电话机、电脑、传真机、复印机等等，置办时一般在年初由秘书订出计划、作出预算，由主管上司批准后交秘书或总务人员购办。购买设备、用品必须有正式发票，票物齐全、相符，由秘书验收、登记后方可进入办公室。专用设备由使用人负责保管，共用设备由秘书负责。损耗、报废、添置等都应有账可查，防止因混乱而造成的浪费或资产流失。笔、墨、信纸、信封等易耗品自可按需要随时领用，但也应由秘书保管和登记。