一、秘书与主管上司的关系

对于秘书，尽管每一个体的职务有高有低，但就其职业整体而言，在组织中总是处于中层——管理层地位。即上有决策层，经营层，下有执行层或操作层。或者说，上有领导者和上司，下有直接的或非直接的下属。秘书的职业特征又是助手，其辅助对象通常有两种情况。一种是“群体对群体”的辅助，如我国政府机关和大中型国营企业中都设有秘书部门，部门中有若干秘书人员集体地为领导班子服务。另一种是“个体对个体”的辅助，如一定级别的政府官员或企业的主管人员身边配置的专职秘书人员，这些秘书人员是“一对一”地为主管上司服务，这在外资企业、合资企业中更为多见。前者，每一位秘书虽然面对几位上司，但其中往往有一位是秘书的直接主管上司。我们在此讨论的主要是秘书与直接主管上司的关系，也涉及与一般上司的关系。

1．秘书与上司关系的特征

（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。秘书应以上司的工作目标（往往代表着组织的目标）为目标，以上司的工作任务为任务。秘书应尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上配合好上司，与上司保持一致。

（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。这就要求秘书的知识结构与专长、能力与体力、思维的方向与方法等，既与上司有共同的成分，这是为了完成同一专业目标；又应与上司有不同的质与量，才能作为上司的补充，更好地辅助上司做好各项工作。譬如，年高的上司更富有工作经验，年轻的秘书更富于现代科技知识和外语能力；上司着重于宏观的决策与计划，秘书侧重于微观的执行与具体的操作；上司如果是正向思维，秘书就应多向思维或者逆向思维。正因如此，国外有人把高级秘书称为领导或主管的“外脑”。如果秘书样样都不如上司，秘书也就失去了存在的必要。

（3）人际关系的首属性。社会学家把人际关系中地位重要、影响大、交往频率高、时间长的关系称之为“首属关系”；反之，把地位次要、影响小、交往频率低、时间短的关系称为“次属关系”。秘书与上司尤其是主管上司的关系，毫无疑问应该是首属关系。建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。这就要求秘书对上司尤其是主管上司辅助与服务的内容与时间上不能局限于工作需要。比如，秘书还应该关心上司的健康或情绪，给予生活上必要的帮助与照顾，有共同的业余爱好，陪同上司参加一些业余的社会活动等等，当然，这些都应以不影响双方的家庭生活，不违背社会道德为原则。

（4）人格上的平等性。不管秘书与上司在职务、地位或财富上多么悬殊，也不管秘书与上司的首属关系发展到什么程度，秘书与上司在人格上永远是平等的。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。如在日本，二次大战后已发生过50多起秘书为政府领导人的罪错或危机而自杀“殉职”的事件，这样的悲剧在现代社会中原不该发生。中国人的传统意识“士为知己者用”，在现代社会似乎还能为秘书所遵循，但封建色彩浓重的“士为知己者死”，现代秘书应该彻底摒弃。秘书应该认识到：自己的地位、待遇是靠自己的努力挣来的，不是哪一个人恩赐的，秘书对上司应有清醒的、客观的认识，应该服从，但决不盲从，即不帮助上司做违法乱纪的事，不做丧失人格、国格的事。秘书应该有“不愿为五斗米折腰”，“合则留、不合则去”的骨气。

2．秘书与上司关系的处理原则(www.daowen.com)

在对秘书与上司关系的特征有了正确的认知之后，秘书如何处理与上司关系就能找到适当的原则与方法。

（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。几乎所有发达国家的领导人、成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力。枟新民晚报枠1997年1月28日载：浦东松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做、又能将事情做成功的人；其次是积极去做，但失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人。这位总经理感叹，在中国有时往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示，而这种素质在激烈的市场竞争中是于事无补甚至有害的。

对于上司明确授权的工作，秘书应自己多动脑筋去独立完成，而不必事事请示。上司没有明确授权的事，秘书应凭经验掌握哪些事应该先请示后执行，哪些事无须请示即可以去做，哪些事可以先做了再汇报。尽可能地与上司配合默契，使上司对自己的秘书感到得心应手。秘书还应努力适应上司的工作方法和工作习惯。上司有各种类型，有经验的秘书应该都能适应。比如，有的上司是事务型，遇事考虑周到，一件件、一步步都给秘书细细交代，秘书只要照章办事，不出差错就行。有的上司是学者型，遇事先要考问秘书，秘书就应多动脑筋，提出建议甚至几种方案，供上司选优决定。有的上司属开明型，对事只是简要地布置任务，事成之后检查结果，合格就“OK”，秘书就应全盘考虑，步步为营，不能辜负上司的信任。也有的上司是“放任型”，一般的事都交给秘书去做而不加过问。这样，秘书更应加强责任感，所做工作已不仅是对上司负责，而且是对更高一级、对整个组织负责。不同类型的上司对秘书的锻炼、培养有不同的影响和作用。秘书应有正确的认识和态度，既不因上司是事务型，自己工作轻松而庆幸；也不因上司是放任型，自己责任重大、工作繁重而埋怨，而应适应上司的特点努力去做好工作，进一步以上司之长补己之短，使自己在各方面都能更快地成长。

（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。但是秘书的服从与军人的服从毕竟不同，军人的服从以上级的命令指挥、刻不容缓的军事行动为前提，而秘书的角色地位相当于助手和参谋，所从事的又是行政事务和业务工作。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。上司如有明显的差错，秘书出于对组织的责任心不能听之任之；上司如有违法乱纪，秘书更不能一味迁就，而应采取适当的方式提醒、规劝，甚而辞职、举报。

（3）委婉提醒，适时规劝。当秘书发现上司作出明显错误的决定时，一般不应立即正面提出意见，尤其是有其他人在场时。除非是情况紧迫而且秘书与上司的关系又较深时，秘书不得已才可偶然这样做。通常是上司年长于秘书，地位、权力、经验都高于秘书，秘书理应照顾到上司的自尊心，秘书提出不同意见的目的只是要上司理解、接受就行，决不是为了证明或炫耀自己的正确，更不能达到贬低上司、抬高自己的客观效果。因此，秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再作请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。比如，有位机关秘书发现局长对某一请示的批复明显违背市里的新规定，他没有正面提出，而是把市里的文件找出来，在有关条文下划了红线，趁局长离开时摊开在他的办公桌上。一会儿之后，局长果然召来秘书，要回了刚才的批文，重新作了批复。又如，某公司总经理接到一客户不太礼貌的信件，一怒之下叫秘书小姐回信断绝业务关系。这位秘书既未拒绝或劝阻，也没有写了信立即寄出，而是打完信稿搁了近半小时，再去请示总经理是否要寄出。总经理已冷静下来，收回成命，让秘书另写一信，继续争取这位客户。

（4）维护上司间的团结。前文提及在集体领导或规模较大的组织内，秘书除了主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。比如，某公司经理在工作时间应朋友之邀去打桌球，当然不瞒秘书。几分钟后，总经理来电话找经理，聪明的秘书这样回答：“他刚刚有事出去。”或“我马上通知他给您回电话。”就是不能明确地告诉总经理：“他和朋友打桌球去了。”明确的回答于事无补，反而影响了总经理对经理的看法。再说，秘书对总经理的回答并没有说谎，并不违背忠诚于上司的原则。有时，上司之间背后说来说去，秘书听到也应该充耳不闻，千万不可附和或传播，以免影响上司间的团结，也影响自己的地位与利益。上司之间的矛盾冲突，秘书以不介入为原则，以保持中立为前提。在可能条件下，应尽力加以协调、化解。如实在无法处理，甚至难以安身，秘书应考虑另谋他职，但也不能把原单位上司的矛盾或丑闻传到新单位去，这也属于秘书职业道德的范围。