二、秘书人员的自我管理

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

1．工作管理

秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，如领导交办的工作或集体承担的工作；也有自己支配的部分，如职责内的日常工作。这两者都需要秘书善于管理。

首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等等，都要了然在胸。

其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。一般来说，受制约的工作置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作用整段时间，集中精力去做，日常事务工作利用空余时间，分散去做。

但无论做什么工作都要高标准、严要求。秘书工作中许多看来是小事，但许多老秘书的体会则是“秘书无小事”。细小的差错（如文件中的字句、标点错误或是会务、接待工作中的某些疏漏）往往影响大局，因此秘书工作标准是不能降低的。古人说：“取法于上，及乎其中；取法于中，及乎其下。”但又要按照弹性原则，留有一定的余地。古人又说：“一张一弛，文武之道也。”工作的弦不能老是绷得紧紧的，适当的空隙和余地，既能保证身心健康，又能提高工作效率。

2．行为管理

通常对行为的理解，既包括行为方式，也含有言语、举止、态度等因素。秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书做事要干净利落，动作准确到位。秘书在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求，做到穿着得体、谈吐文雅、举止落落大方。一般而言，秘书的言谈、举止、行为动作不宜呆板、迟缓，也不宜激烈、张扬。应保持一种冷静、谦逊、随和的形象。秘书尤其不能有意无意地卖弄才学，炫人耳目，而应该谦虚谨慎，言辞简要、清晰，语气温和、明朗。秘书还应做到在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

3．时间管理

秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。要善于利用大段或整段时间去处理复杂并具连续性的工作，如重要文稿的拟写；善于利用小段、零星时间去从事简单或可间断的工作，如一般邮件的分类、整理和查阅资料等。秘书还应有效控制某些工作时间的弹性幅度，如接待来访者、接答电话等，不要因无谓地敷衍而浪费工作时间。秘书还应养成定期记录自己在一定时间（约一周）内的工作时间使用情况，如检查自己在拟稿、会务、接待、联络等工作中的时间花费情况，总结经验教训，结合工作成果作必要的调整，以提高工作效率。

4．办公环境管理(www.daowen.com)

秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。因而，秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯。办公室和接待室应保持窗明几净，办公桌面应整洁美观，文具、文件、电话机、电脑、打字机、复印机等办公用品应分门别类，安放整齐而又随手可及。秘书还要经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等，既可清除废纸废物，又可及时发现遗忘的信函、文件，抓紧处理，避免积压。这对提高秘书工作实际效率，树立良好组织形象大有好处。

思考题

1．秘书工作机构设置有哪几项原则？

2．秘书工作机构有哪些职能？

3．秘书班子怎样才能群体优化？

4．秘书部门管理包括哪些内容？

5．秘书人员怎样进行自我管理？

【注释】

[1]袁维国：枟秘书学枠，第282页，广东高等教育出版社，1987年。

[2]王兆国：枟充分发挥办公厅的参谋、助手作用枠，载枟领导同志谈秘书工作枠，第74—75页，现代出版社，1989年12月。

[3]枟国务院办公厅关于建设全国行政首脑机关办公决策服务系统的通知枠，国办发［1992］25号。