三、秘书工作机构成员

秘书工作机构是由若干成员组成的工作群体，俗称“秘书班子”。这个群体如果组合得科学、合理，就会形成群体的行为规范和工作效应，就会树立起群体威望与荣誉感，就会产生动力与压力，促使群体的每一个成员充分发挥自己的能量与潜力，并密切、融合地相互配合，其结果将是群体力量大于各个个体相加之和。反之，群体如果是盲目的、松散的结合，其成员之间貌合神离，各自为政，甚至互相矛盾、牵制，力量内耗，则工作效率必然低下，甚至造成错误、损失。因此，群体的科学组合是群体优化的前提。

1．秘书班子成员的不同层次要求

在一个秘书班子中，可能有不同层次的众多秘书人员，高层、中层、基层的秘书人员所需的知识和能力在结构和组合上有所不同。每个秘书人员应根据自己的工作责任、工作范围和职位的变化，不断调整，逐步提高自己的修养、知识和能力，并始终不渝地遵守职业道德。其所需知识和能力的结构组合和比例大小可用下表表示：

2．秘书班子的群体优化(www.daowen.com)

秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。秘书工作群体中既要有经验丰富、水平较高、能团结同事、指导工作的人担任机构或部门的负责人，又要有更多的工作认真、充满活力，有某种专长和能力的人担任普通工作人员。既要有专才，又要有通才；既要有擅长语言文字、政治法律、社会经济的文科人才，又要有懂得科学技术、工程管理、生产经营、电脑通讯等理工人才；既要有大学毕业生，也要有中专程度的工作人员；既要有青年，也要有中年；既要有性格内向、沉稳的内勤人员，也要有性格外向、活跃的外勤人员，甚至还应考虑男女性别的比例。这样，才能适应不同层次、不同性质工作的需要。

群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。不少人主张秘书应该是通才。所谓通才，主要是指每个秘书人员都应该具有全面的基础知识和专业知识，具有多方面的基本技能，不要在某一方面有明显的缺陷或偏废。但在通才的基础上，每个人总还会有、也应该有某个方面的专长。领导和秘书部门负责人要善于发现秘书人员的专长，予以合理使用，使之充分发挥其才能。成员之间必须互相了解，互相尊重，紧密合作。这样，除了共同遵守规章制度之外，群体中会自然形成融洽、默契的工作程序和行为方式，工作就会得心应手，效率也会显著提高。

群体优化不仅仅表现在组合之际，还体现在不断运动的过程之中。一方面，经过一段时间的实践、运转之后，群体可能作部分调整甚至重新组合。这里，新陈代谢的规律同样是不可抗拒的。部分的淘汰、补充和其他因素造成的成员流动、替换是正常现象，群体应该挑选更优秀的成员来优化自己。另一方面，群体的知识量和能力度也不可能一成不变。群体的每个成员都应该不断提高自身的水平和能力，补充、更新自己的知识，使群体在不断实践、不断再学习的过程中不断地得到优化。