四、近代中国的秘书工作

1．晚清时期的秘书工作

1840年鸦片战争以后，帝国主义势力入侵，中国开始沦为半封建半殖民地社会。秘书工作也随之发生了一些变化。

清朝政府与列强签订了一系列不平等条约，不仅其内容是丧权辱国的，而且外交文书上也表现出不平等性，对外行文称“大英国”、“大法国”、“大日本”等。中外文对照文书，凡句意词义理解有争议处，概以外文为准。如清朝政府曾与日本政府签订由日本在中国东北修建中长铁路的协定。其中有一条规定，铁路修成后，日本可在铁路两旁驻军保护。按中文意思两旁“共”15公里宽度，可按日文意思是“各”15公里范围。日军驻扎的地区即增加了一倍。随着外事活动的增加，也新出现了不少外交文书，如照会、条约、全权证书、出使报告等。

这时秘书工作机构相应增加，秘书工作也开始参照外国制度。

1860年，清朝中央政府设立了“总理各国事务衙门”，下设“司务厅”掌管办理外事文书往来与一应秘书工作。1901年，总理各国事务衙门改名为“外务部”，除司务厅外，又增设了“文报局、翻译处、电报处、机要股、清档房”等秘书部门，秘书工作量大大增加，分工也更细，各司其职。

1907年，各省设“咨议局”，专事收受处理民众建议陈请文书及事宜，以供朝廷资政院咨询参考，相当于政府秘书工作系统中的信访与调研机构。

1911年，清朝中央政府仿照欧洲各国制度，设置“内阁官报”，作为公布法令的机关。

1911年5月，又仿照日本，颁布了枟内阁属官官制枠，规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。

陆军部首先设置“承政司”，下分四科，其一即名“秘书科”。秘书科的职责是：①掌管机密事宜；②掌收发奏咨函电及编纂、翻译事宜；③掌监守部印；④掌保管图书资料事宜。成为我国近代史上名副其实的秘书部门。

地方上，总督、巡抚等大员都在身边设“秘书员”，专管机密文电函牍以及不属其他科室的事宜。

2．民国建立后的秘书工作(www.daowen.com)

1911年10月，辛亥革命成功，武昌首先成立了军政府，下设秘书处掌管文书与庶务。都督府、军务部、参谋部和总督察处都设秘书员，掌管机要文件并配合各科文书事宜。

1912年元旦，孙中山在南京就任中华民国临时大总统。总统府下设秘书处（不久即改为“秘书厅”）。各部设“承政厅”，设置秘书长一人，承总长之命总理厅务并掌管机要文书。承政厅下设“纂辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处”，各设置秘书一人，分管其事。同年4月，孙中山公布了枟参议院法枠，规定参议院也设“秘书厅”。

南京临时政府还颁布了枟公文程式条例枠，废除“制、诏、敕、题、奏、表”等封建公文名称，代之以“令、咨、呈、示、状”五种新公文。上级公署下行文用“令”，同级公署平行文用“咨”，下级公署上行文用“呈”，政府公告用“示”，任用或授赏人员用“状”。大大简化了官府文书，明显提高了秘书工作效率。

1912年3月，北洋军阀头目袁世凯在北京建立了反动政权，秘书工作有所加强，秘书人员也有所增加。如总统秘书厅设秘书长和6名秘书，国务院秘书官员分为“秘书长、秘书、佥事、主事”四级。而后，袁世凯企图恢复帝制，把秘书厅改名为“内史厅”，秘书称“内史”；公文中也改“呈”为“奏”。其倒行逆施的复辟阴谋，也反映在秘书工作上。

1916年，袁世凯称帝失败死去，北京政府仍由北洋军阀把持。中央及各部秘书机构恢复了先前的名称，在总务厅下又加设了“机要科”和“文书科”；文件收发登记制度更加严密，并规定了文书部门立卷、年终移交档案处的制度。还在其培养文官的“直隶法政专门学校”开设了文书课程，编出了枟公文程式枠讲义，这是我国文书教学的开端。

3．国民党统治时期的秘书工作

1927年以后，国民党为强化其统治，在各级政府机关建立了一整套秘书机构，增加了秘书人员，扩大了秘书的职权，并且对文书工作进行了改良。

南京中央政府设秘书处，由秘书长主持工作，下设秘书8人，科员8至12人，书记员若干人。秘书处分设“总务、机要、撰拟”三科，分别负责文件撰制、处理、保管和机关事务工作。

各省政府也都设秘书处，有秘书长1人，秘书4至6人。除掌管机要、文件、会议、印信之外，秘书处还兼管人事、物资、会计、编制、统计及报告事宜。县政府则普遍设秘书室，有秘书1至2人，科员2至4人，另有录事和事务员承办文书与庶务。各乡只设书记员1人，负责文书事务。

1927年至1945年，国民政府进行过三次文书工作改革。颁布过“公文改良办法”，确定了政府机关间的行文关系，提倡公文改用白话文，并统一了文书收发和档案管理的办法。

此外，城市的一些大中型企业也开始设有秘书部门和秘书人员，协助厂长、经理处理文件、统计报表、编制计划、考核职工等。政府要员、社会名流聘用私人秘书也逐渐普遍起来。