1．秘书机构、人员和职责
秦始皇统一中国后，建立了封建中央集权国家，也开始确立比较完整的秘书工作体制。从中央（皇帝、丞相）到地方（郡、县）形成了一支多层次的庞大的秘书队伍，主要有：
御史大夫。众御史之首，为皇帝收发重要文书，并督察百官，相当于中央的秘书长兼最高检察长。下设监察御史（督察中下级官吏）、侍御史（为皇帝办事的）各数名。
尚书。主管文书起草、呈阅、拟办，是皇帝身边的文字秘书。
谒者令。专为皇帝引见百官、传达旨意的秘书。
主玺令史。专管皇帝印章（玉玺）的秘书。
长史。丞相府及汉代诸侯王的秘书长。
主簿。郡守、县令的文字秘书。
记室令史。郡县地方官的文书人员。
西汉时，御史大夫与丞相（掌管行政）、太尉（掌管军事）同为中央的最高官员，称之“三公”。其职责既为丞相之副，又掌管行政督察。秘书工作主要由尚书担任。尚书职权日益重要，人员也逐渐增加。
西汉成帝设置了专门机构“尚书台”（后改称“尚书省”，相当于目前的中央政府办公厅）。主管官员称“尚书令”，下设左右两名“尚书仆射”，再下设四名“尚书郎”，分管图书、文件、奏章、宣示等事宜。
东汉桓帝新设“秘书监”，却是专管宫内秘藏图书的，并非名副其实的秘书机构，前文已经述及。
三国时，曹操晋封魏王之后，曾设“秘书令”一职，代替尚书令，既掌文书，又参与机要政务，是名副其实的中央秘书长角色，但设置时间不长。
魏文帝曹丕继位后，新建中央秘书机构——中书省。改秘书令为“中书令”，下设“中书侍郎”、“中书舍人”，为皇帝拟制诏书，记录朝议大事，充当顾问。曹丕又将宫廷侍从文官集中起来，成立了皇帝近身侍从机构——门下省。主管官员称“侍中”，次为“黄门侍郎”、“散骑常侍”，多由皇帝亲信名士担任。在皇帝左右议论大政，传达王命，听候差遣，具有皇帝私人顾问和机要秘书的性质。
隋唐以后，尚书省已转化为行政执行机构（当时设吏、兵、刑、户、礼、工六部，各部尚书即为部长，侍郎为副部长。此制度延至清代末）。中央的秘书工作主要由中书、门下两省担任。唐玄宗时，又设立“学士院”（亦称“翰林院”），考选文人才子（选上者即为“进士”），拔尖者担任“翰林学士”，由皇帝直接管辖。翰林学士品级高于一般秘书官，经常跟随皇帝左右，应对诗文，提供咨询，起草任免将相、册立后妃、王子等重要诏令，是皇帝最宠信的顾问和秘书官，甚至有“内相”之称，大诗人李白就曾任此职。
唐朝集军政财大权于一身的封疆大吏是“节度使”。节度使府有“掌书记”一职，为专职秘书，掌管朝见、慰问、祈祝的文书并公布升任令状，地位重要，多由名士充任。边塞派诗人岑参、高适和南宋豪放派词人辛弃疾都曾担任过此职。节度使下属衙门的秘书称“孔目”，文书人员称“录事”。
宋代中央行政系统的秘书工作仍属中书、门下两省，军事系统的文书工作属新设的“枢密院”。省院之下设置了更细的秘书部门如“通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房”等，负责文书的收发、登记、呈阅和催办等工作。
元朝疆域辽阔，崇尚武功，但也重视文书。为加强行政与秘书工作，取消了门下省与尚书省，以中书省独揽行政大权，而在各大区设立“行中书省”和“行枢密院”（中央派出机构）。中书省和行中书省下设“检校所、照磨所、承发司、架阁库”等部门，负责文书的检查、校对、发送、立卷和档案的保管工作。又在全国各地设立“急传铺”，有紧急文书，派专使快马日夜兼程传递。
明朝朱元璋新设置了中央的文书总收发和总接待机构，名为“通政使司”。朱元璋亲自说明建立这个机构的目的，他说，政事好像水流，要经常畅通。通政使司的主要职责是审核朝廷的命令以匡正百官，彰明幽暗隐蔽的情况以沟通政事。他要求通政使司的官员：该报告的事不必顾虑；该纠正的错误不可苟同；该申诉的冤屈不可隐瞒；该引见的人员不得留难。
清朝中央的秘书机构仍承继明朝制度。雍正时代，新建“军机处”，原为专管西北军务的临时性参谋机构，后成为常设性机要部门。军机处设军机大臣三至六名，每日晋见皇帝，参议国政，起草谕旨；又有军机章京十数人，协助军机大臣专事机要文书工作。军机处人员精干，中间层次环节少，办事效率高。戊戌变法时，就因光绪皇帝授予康有为以专折奏事的权力，又把谭嗣同等人安排在军机处，所以即使只在百日之内，也得以拟制和颁布了一些改良经济、交通，创办实业、教育的法令。
清朝后期，官场极其腐败，子袭父职和卖官鬻爵相当普遍。不少官员既无德才，又无能力，上任后不得不聘请幕僚帮办文书及事务。幕僚中浙江绍兴文人甚多，俗称“绍兴师爷”，也属于私人秘书性质。当时情形是：有财有势、无德无才的贵族豪门子弟当官，无财无势却有才能的秀才举人当秘书。
2．秘书工作制度
我国长期封建社会中，秘书工作逐渐形成了各种制度，主要有：
保密制度。西周、春秋时代已经确立保密制度，并为以后历代所重视与加强。如唐朝法律对中书舍人有四禁：一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。凡泄密者轻则杖责，重则绞刑。宋朝规定：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。
行文制度。秦朝规定：地方官的上行文书一律先送交丞相府，由丞相府送尚书再呈皇帝；皇帝批示后，由尚书拟办，再交丞相府分发各部各地执行。人事察举性诏书由尚书先交御史大夫阅办，再交丞相府颁布下达。(www.daowen.com)
三省制。三省制在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既互相分工、配合，又互相监督、牵制。
一文一事制。宋朝规定：朝廷百官和地方官员的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。
文书立卷制。元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。
限期承办制。唐代法律规定：公文必须如期完成，误期一日办理人笞十下，三日加一等。明代法律规定：承办事务者，小事五日、中事十日、大事二十日，限期完成，误期则罚。清朝规定：办理文书超限一月者，罚三个月官俸。
贴黄、引黄制。魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。
条旨制。明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。
催办制度。宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办。元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，同时也实行限期催办。公文下达后，根据公文行移路程的远近，规定：五百里内十五日一催，一千里内三十日一催，三千里内七十日一催，如三催不报，主管官员则解京问罪。
文书制度。秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定。唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则。元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘（检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度。清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则。
以上这些秘书工作制度，有的至今仍在沿用，有的虽已废止或有较大的改革，但仍有一定的参考价值。
3．官府文书和应用文
我国漫长的历史上形成的官府文书及应用文名目繁多，其中绝大部分已废止不用，但有些内容对理解现行文书仍有参考价值，现简要说明如下：
典。上古帝王颁布政令、法典的文书。枟尚书枠中有“尧典”、“舜典”。
命、诰、谕、诏、旨。黄帝、尧舜时代，下达文武百官的文书称“命”，其本义为制约之意。夏商周三代还用“诰”和“谕”。诰是君王对臣下的命令，谕是对臣下的训示。秦统一后，把颁布法令、训示百官的文书统称为“制书”。汉初又分为四种：册封或罢免三公王侯的称“策书”，施行赦命的称“制书”，告谕百官的称“诏书”，训诫地方官的称“敕书”。宋代皇帝颁布军政命令称“御札”，戒励百官或晓谕军民的称“敕榜”，封赠官员贵族的称“诰命”。元代的诏命性文书称“圣旨”。清代皇帝主动下行百官的文书称“上谕”，答复奏请而下行的文书称“旨”。
章、表、奏、议、疏。这一类是百官向帝王或朝廷的上行文书。最早称“章、表”，战国时称“上书”，如秦国李斯有枟谏逐客书枠，或称“上疏”，后代沿用此名。秦统一后改称为“奏”，是进言的意思。汉代又分四种：用以谢恩的叫“章”，弹劾别官的称“奏”，陈述情况的称“表”，如李密的枟陈情表枠，表示不同意见的称“议”。如是回答皇帝提问，“应诏而陈政”的就叫“对”或“对策”。如是机密文书，则加封并置皂囊内进呈，称之为“封事”。清代康熙、雍正时期，百官有机密文书进呈皇帝，以长条纸折成小本，藏于袖内，临时出班进呈，称“奏折”。
令、教。战国时诸侯下行的军政文书称“令”。唐代皇太子和诸侯王下行文书也称“令”。三国开始，王侯将相训示属下官吏的文书称“教”。如诸葛亮曾颁布过枟劝将士勤攻己阙教枠要求部下敢于对自己提出批评。
移。春秋时官吏间来往平行文书称“移书”或“移文”。三国和唐代用作正式平行公文。至清代，官府向不相隶属的下级行文也用移文。
檄。战国始用以征召或声讨性的文书，后多用于征伐前鼓舞士气，震慑敌人，争取中间力量。檄文又称“露布”，有可以公开张贴布告、露板不封之意。
关。其意是通达，由此达彼叫做关。用作文书名称，相当于通知、通报。唐代中央部司之间互通消息用“关”。宋至明清一直沿用。古代出国人员持有的护照即称“关牒”。
咨。宋代学士院始用的平行文书。自元至清，地位相等的官府间查问文书都用“咨”。民国以后用得更广。至今西方国家总统仍向议会提出“国情咨文”。
咨呈。明清两代下级官府送上级官府的请示性文书，民国时仍沿用。
照会。明代开始，文武官府不相隶属者往来文书用“照会”。清初沿用，晚清始用于外事。民国以后专用作国际外交文书之用。
告示。明代晓告百姓的文书称“告示”。民国仍沿用，起初以口头宣告，后来公开张贴。其内容或通告官府决定，或解释政令，或说明情况，或通缉罪犯等。
铭。原意是镂刻，也指刻在器物上的文字，称“铭文”。铭源于上古，内容一般有两种：一是表示誓戒；二是记载功德。黄帝和成汤都曾在座车或铜盘上刻铭文自勉，后世也称“座右铭”，如唐代诗人刘禹锡有枟陋室铭枠。
书、简、牍、笺、素。书，原先泛指一切刻写的文字材料，春秋时代成为列国士大夫间来往的应用文，用以谈家事、国事、天下事，即为“公函”。也可以叙说情谊，表明心志，抒散郁闷，寄托风采，相当于信函。因古代的书刻写在竹简或木片上，又称“简”、“牍”、“尺牍”、“小笺”等。后来写在白绢上，又称“素”、“尺素”。
序、引、跋。序是序言，指写在书籍或诗文前的文字，用以说明写作的缘起、背景以及作品的要旨、体例或写作过程等。序置于书或诗文之前，则称“引”，意为全书之引言；也可置于书后，称“后序”如文天祥有枟指南录后序枠。宋代又称后序为“跋”。
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