二、我国秘书工作方式的转变

1．服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务

改革开放以来，秘书工作一直致力于为上级、同级、下级和人民群众提供“三个服务”，其中主要是为上司、领导和机关服务。加入W TO后，服务贸易市场逐渐开放，也迫使国内的服务贸易市场迅速建立、发展和成熟起来。从而，为社会和个人提供各种服务的企业秘书、涉外秘书、私人秘书、钟点秘书的比例逐渐增大。

秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、BP机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。如2000年初中国移动就开展了附加业务（其中包括秘书台业务），此后全国各地的移动通信相继开通了全球通秘书服务。沿海和经济发达地区还出现了更专业化、规模化的秘书服务公司。如北京、上海、广州等地的专业秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务会员资源，开展商务秘书服务，为这个行业带来了新的热点，并有迅速扩大之势。

秘书服务业的兴起有其背景和必然的因素。首先是专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾，促使了秘书服务公司的诞生。人们必须把自己最擅长的、最核心的事务限时、保质保量完成，而把不擅长的非核心的工作委托他人来做。秘书服务业的兴起，正是这种专业化分工的结果。

其次，现代生活的节奏越来越快，人们被迫在最短时间内完成大量综合性的工作，在以速度取胜的局势下，许多商品生产者只能完成最核心的业务，而在同一时间把其他业务（包括秘书业务）外包给专业化公司和人员。

第三，现代科技的发展、通讯以及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使秘书服务行业的发展有了物质基础，并逐步实现传统和现代时尚的有机结合。

第四，其他专业化公司的增加，也对秘书服务市场起到了促进作用。秘书服务公司在为客户提供服务的同时，也连接着其他专业性公司。如秘书写好的文件需要由速递公司来传送，速递行业与秘书服务业的联系会变得越来越密切。

第五，秘书职业化的不断加强，拥有秘书职业资格证书的专业人才队伍日益壮大。现代专业人才市场的迅猛发展，也使许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者，利用网络便可以很方便地组织自由秘书工作者一起来为某项业务出力。这些为秘书服务行业提供了人力资源上的保证。

2．办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

很长一段时间内，我国政府机关和秘书部门过于强调保密的范围和程度，有些地方利用“内部掌握”的文件进行“黑箱”操作，剥夺了广大公众的知情权，甚至变相实行行业垄断和市场封锁等。许多来中国投资的外商都以看不到、看不透政策而深感苦恼。这些做法都是违背“公开透明”的世贸协定规则的。按照世贸组织协定的公开透明原则，要求政府及部门做到：没有公开的文件不得执行，必须执行的则要公开；而且在公布和实行某个政策措施之间，必须有时间上的间隔，不能像过去那样一公布就执行，否则极易引发市场冲突和国际贸易争端，使我国政府的形象受损。我国各级政府在制订和修改地方性法规、规章、措施的过程中，已注意到发扬民主，广泛征求各方面包括被规范对象的意见，召开听证会，文件公开刊登等。

对秘书部门而言，应贯彻上级领导的指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐步向“电子政府”的方向发展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，包括公开办事制度、公开办事程序、公开办事结果、公开办事人员（挂牌办公）。要求秘书人员严格遵循岗位责任制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事能力和效率。并充分利用信息载体和传播媒介的作用，通过指示牌、宣传手册、咨询服务热线、网上办公公示等公开化手段，提高政务活动流转的公开化和透明化，减少“踢皮球”、“公文旅行”等扯皮推诿现象，遏止各种行政摩擦和矛盾纠纷，增强广大群众对政府部门和企事业单位的信任和支持。

秘书的办公形式不仅体现在由封闭式、窗口式向开放式、透明式转化，随着现代通讯技术和网络技术的日益完善，多元化的新的办公形式已经出现，如远程办公、SOHO（small office home office）办公。据美国Cah‐ners In‐Stat公布的一项调查表明，截至2001年底，美国利用因特网在家工作的人数达到了2100万，预计到2005年，这一数字将增加到3500万。每年省下的上下班时间合计可达35亿小时。不仅如此，这种新型的办公形式促进了高速因特网接入服务的普及，将成为推动美国经济发展的重要动力。

这些新型办公形式已经带给秘书人员全新的观念、全新的办公程序、全新的办公手法。需要秘书人员全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧，更需要秘书改变传统的信息沟通、联络协调的意识，主动、积极、全面地协助上司筹划企业运作方案，用电话、电脑、网络联系每个雇员，加强上司与雇员的沟通，帮助解决问题、协调矛盾。秘书的独立操作意识和主动服务能力也应大大加强。

3．会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展

办文办会一向是秘书重要的工作内容。会议具有传达信息、部署工作、作出决定、收集创意等诸多功能。秘书遵循一定的规则，按照一定的程序组织会议。从定议题、发通知，安排会场，到提供会议服务，作会议记录，每一项环节无不需要秘书细致周到的工作。

进入新世纪以后，无论是政府机关、企事业单位，还是社会团体，对秘书搞好会务工作提出了更高的要求。改革开放后，涉外机构日益增加，对外交往频繁，促使我们只有尽快了解与办会有关的国际规则，才能适应环境，迎接挑战。在沿海地区，有不少企业已经参照国际规则组织会议。譬如：每次举行会议时，在会场醒目处张贴“会议成本计算表”，把本次会议耗费的显性成本与隐性成本分别列出，提醒与会者注意会议效率、效果，考虑会议的投入产出效应。在作本次会议记录时，程序中要求宣读上一次的会议记录，经批准通过或修改后才能正式生效。这样既保证了两次会议内容的连续性，也发挥了会议记录的凭证作用。电视、电话会议也日渐被电脑会议所取代，因为后者能够把与会者声音、图像完整记录下来，在会后可以进行仔细分析，并能迅速整理成文。

如果说秘书组织会议更多是被动地按照领导、上司的指示办事，则新的会议形式——会展，就需要秘书发挥主动精神，运用创新思维和多种才艺。

目前全球每年举办大型展会4000多个，直接经济效益达2800亿美元。我国的会展业也已成为刺激经济的新的亮点，成为第三产业的重要方面，以年均20%的速度递增，并日益向国际化、专业化、规模化和品牌化方向迈进。随着上海申办世博会的成功，我国的会展业渗透到了各个经济领域，从机械、电子、汽车、建筑，到纺织、花卉、食品、家具，遍及国内外的各个地区。

会展，顾名思义为开会和办展览，过去秘书组织会议，重点在“议”；而办会展，重点在“展”。会展是一项系统工程，对会展主办单位而言，从筹办到招展、展出；对参展单位，则从搭建展台，选题策划，使用光、声、色、形，采取包括多媒体在内多种形式展示产品、理念或观点，突出自己的独特个性和鲜明形象，一直到和客户联系、提供咨询、接受订单等都需要付出心血和努力。

秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、策划作用。这要求秘书补充市场和管理知识，懂营销、会策划，有艺术灵感。能够协助提供周密的预算方案、按照预算计划组织，布置展台。根据会展的主题、内容联系广告公司、策划公司、礼仪公司等，做到编排操作有条不紊，富有宣传性、艺术性，使展示的产品和企业形象独树一帜，给人留下深刻印象，为企业带来经济效益和社会效益。

会展同样也是收集信息的重要来源。秘书在展场上应能深入了解并及时掌握从销售一线反馈回来的市场信息，并且善于把被动的展示功能转换成主动的引导功能，加强展会的互动作用，吸引参会人员共同加入到企业的活动中来。会展需要秘书，主要表现在三个方面。

（1）会展的联络、协调和组织工作

大中型会展筹办时间通常都在一年以上。会展头绪繁多，环节复杂，涉及面又广，需要大量的周密的联络、协调和组织工作。首先是项目的选定，需要做大量的市场调查，收集目标客户的信息、合作单位的信息，该项目的行业、产业的信息；联络该会展所属行业的主办单位、主管部门；建立与全国及海外的合作伙伴、招展组团代理的关系、与各专业媒体和公众媒体的关系等。接着是寻求支持单位、合作单位，建立营销网络。然后是招展工作，收集和建立潜在客户名单，发送参展说明书，进行招展宣传；选择参展商，签订参展合同。最后是招展组团管理，人员的确定和分工，制订工作方案等等。这一系列工作都离不开秘书。(www.daowen.com)

（2）会展的会议组织工作

会展的重点是“展”，可是必然要召开一系列的会议。譬如：展出之前有筹备会、检查会、动员会；展出期间有开幕式、报告会、新产品发布会、技术交流会、研讨会、贸易洽谈会、记者招待会；展出以后又有评估会、总结会、新闻发布会等等。这些会议的组织安排、服务工作都需要秘书去做。

（3）会展的文书工作

会展除了展品、展台、操作、演示之外，还会产生大量的多样的文书、资料。譬如市场调查报告、企业参展情况分析、会展说明书、新闻宣传资料、产品的文字介绍、广告文案、工作方案、邀请书、参展合同、会展日程表、参观须知、会议记录、会议纪要、客户及潜在客户名单、档案、评估报告、总结报告等等。这些文件、资料的撰写、制作，秘书更是责无旁贷。

4．操作方式，由手工操作转变为电子操作

我国经济日益融入世界经济的大潮中，面对发达国家先进的网络技术和数字经济局面，我国正在奋起直追，改变传统观念和做法，加紧电子政府建设，利用电脑网络来了解社情民意，处理行政事务。以上海两级政府形象统一对外的“中国上海”政府门户网站已经于2002年1月正式运行。这座“政情民意立交桥”使100多个政府部门宣传了自己，切实地把为民服务、网上办事作为重点。这充分说明了政府的信息化建设成为了社会信息化基础，也标志着上海政务公开走入了全新的发展空间。其中包括了“市民办事”、“企业办事”、“投资上海”、“透视政府”、“公众监督”核心模块，许多诸如递送统计报表、年检、项目审批、招标等工作，不必再像过去那样专门到各职能部门去索取表格、填写、盖章、上交来回跑，可以随时根据需要到政府网站的政务平台上下载或上传各种报表。群众也可以根据网站的导航，了解政策、措施，了解办事程序和办事进度，再通过表格下载，在线办理、咨询等不同形式接受政府部门的各种服务。

企事业单位也加强了信息化和电子商务建设，利用电脑进行设计、创新、生产；通过互联网进行原料采购和市场营销。消费者可以直接通过网络告诉厂商：我需要什么样的产品，请你们根据我的要求设计出来。厂商为消费者量身定做并迅速提供产品和服务，通过网络发现并创造消费者的需求。随着网络技术的应用，招聘、培训、考核、薪酬福利、与员工沟通、人力资源信息统计等等，企业管理的全部工作几乎都可以在电子信息系统中得以体现。

秘书部门的信息枢纽中心也日益适应网络时代要求，正在迅速改变其办公方式和操作方式。电话、电脑、传真机、复印机、投影仪、打印机、数码摄影机等办公自动化设备得到了广泛地运用。秘书通过内部局域网，接受上司命令和指示；通过网络向下级和职能部门发布上司指令；通过网络搜集信息、调查研究、制订方案；通过电脑和网络撰拟文稿、写作信函；通过电脑排版布局、修改打印；通过网络收发电子邮件、制定日程计划和订购办公用品；通过网络进行社交活动；通过网络进修培训更新知识……

电脑和网络几乎改变了办公室的一切，不仅提高了办公效率，也把秘书从繁重的手工劳动中解放了出来。秘书应熟练使用各种办公机器，尤其是电脑和网络，逐渐摸索出电子化办公的一般规律，尽可能避免电脑和网络的负面影响，如电脑病毒导致的数据丢失、文件失踪甚至系统瘫痪；更要预防黑客攻击所造成的业务受损、组织形象被破坏。

电子操作要求秘书人员必须跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本领，这样才不至于面对电脑罢工而手足无措，影响工作。

秘书工作的这些变化冲击着秘书人员的从业理念，也为秘书人员的个性发展和潜力发挥提供了契机。秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善自身，与时俱进。

思考题

1．什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

2．秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？

3．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

4．怎样才能学好秘书学？

5．秘书怎样才能适应现代社会的变革？

【注释】

[1]王千弓等：枟秘书学与秘书工作枠，第12页，光明日报出版社1984年。

[2]张金安、常崇宜：枟秘书学概论枠，第1页，云南人民出版社1984年。

[3]袁维国：枟秘书学枠，第5页，广东高教出版社1987年。

[4]陈合宜：枟秘书学枠，第7页、第9页，暨南大学出版社1994年。