一、我国秘书工作职能的转变

1．支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

中国入世后，市场愈加开放，交流日益广泛。政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。把自身思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随时参与对外政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。秘书还有更多的机会跟随领导、上司，深入基层，深入实地调查研究，主动接受大量信息和鲜活经验，经常处于市场前沿、社会热点地区，促使思维活跃、观念常新。领导、上司对中高级秘书的要求已不仅仅是收集、筛选、整理、提供信息，还要求秘书能分析、研究信息，准确把握社会动态、市场形势，提出和拟制多种方案，帮助上司选择目标，确定任务，制订出达到目标、完成任务的具体步骤、方法、措施、时间；以及人力、物力、财力、信息、技术的投入与分配；还应预测成果及下一步如何发展，预测可能产生的风险及防范措施等等。在上司决策过程中，秘书应运用逆向性思维、发散性思维来补充领导、上司的不足，从多方面考虑决策方案的经济效益和社会效益。总之，中高级秘书的参谋作用更加突出了。

2．辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制

“计划、组织、指挥、协调、控制”是法国管理学家法约尔在1916年提出的“管理五职能论”。经后人补充、修正，到了20世纪40年代可以说已是举世公认了。美国的西蒙又提出了“决策论”，马斯洛提出了“需要五层次论”，等等。20世纪80年代初，这些理论传入我国，成为我国管理学者和社会心理学者研究、介绍的重点，并运用在实践中。但传统的计划经济模式习惯地侧重于前三项，即“计划、组织、指挥”，通用的方式是，从中央到地方层层“开会、发文件、传达，再开会、发文件……”似乎当领导、搞管理的职能就是“开会、发文件”，而很少做其他。这就导致了秘书工作就是“办会、办文”，再加上“服务”就是为领导“办事”了。

市场经济时代，尤其是入世后我国进入了全球经济的大环境中，自上而下的垂直领导、指挥仍不可少，但只限于政府的“公共管理”职能，而不适用于拥有充分自主权的企事业单位。政府对企业只能是以信息、政策进行宏观指导，加强横向的协调、平衡，做好各项具体的服务工作，为企业提供扶持和方便，以法规、条例实施最低限度的控制，即侧重于管理职能的后者。作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作。

3．处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

秘书部门一向被认为是组织的信息枢纽，起着连接上下、沟通左右、联络内外的作用。很长一段时间以来，秘书部门的这种作用更多地体现在单向地传达上级的指示、命令，被动接受外在信息，而不习惯主动收集和寻求反馈信息。尤其是政府机关的秘书，承担了发布重要政策、传达政府管理信息的重任，在历次发布的枟国家行政机关公文处理办法枠中，也都以指令、指示等文种形式来强调政府的权威性以及调控经济活动的必要性。(www.daowen.com)

伴随着我国改革开放的不断深入，尤其是入世后，经济领域中的重大变化莫过于政府部门职能的转变。改变“政企”不分、“政社”不分现象，促使政府的经济、社会管理职能与国有资产所有者的职能完全分离。政府与国有企业的联结方式不再是行政隶属关系，应转变为资本纽带关系，管理手段上是股权控制和政策指导，改变了行政命令和行政指挥，更多地通过加强法治、整治市场环境，为企业提供信息来调控经济。这一点在2000年8月国务院颁布的枟国家行政机关公文处理办法枠中得到了印证：取消了“指示”文种，而代之以平等协商（虽仍带有指导作用）的“意见”。

秘书部门同样承担着强化政府的宏观管理职能、弱化政府微观管理职能、分化部分政府职能、转化政府社会管理职能的重任。这需要秘书部门加强新枢纽作用，发挥预警系统的功能，更好地履行收集信息、监测环境、双向沟通的职责。运用各种调查研究方法，听取意见，监视环境，反馈舆论，预测趋势，评估效果，以此帮助领导部门和上司面对复杂多变的社会经济环境。一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。

4．计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

领导层作出决策后，由管理层将决策转化为明确的、具体的、可供操作的计划，然后交给操作层去实施。计划工作，往往由管理层指示秘书去做。传统的秘书总是传达、理解，秉承领导和管理者的意旨去制订计划，写成书面文字。如果连管理层都很少有创造、发挥的余地，更不用说秘书了。在很多机关和企业，秘书和文员混为一谈，难以区分，原因之一也在于此。

入世后，政府对企业不再管手管脚，企业真正有了自主权。企业的经营主要关注两方面；一方面是市场的需要、需求；另一方面是政府的法律、法规。在此之间，存在着广大的空间。也就是说，任何一个企业只要不超越市场需要，不突破法律界限，就有生存之地。如果企业能够在满足市场前提下创造条件、抓住机遇，做到经济效益和社会效益并重，就能赢得广大消费者的青睐，走上持续发展、良性循环的道路；反之，则可能一时辉煌，自食“短期行为”之恶果。

管理层秘书（不是文员）的首要职能就是根据决策目标辅助上司制订计划。这种计划不仅仅是把上一级的计划作简单的演绎或细化，而必须是让企业占有尽可能大的空间，在此前提下充分施展自己的才华，作出有独特个性的计划。秘书必须具备独立企划和创造能力。过去我们常说秘书做计划，写文章要“吃透两头”，上头是方针、政策，下头是基层情况。现在我们提出要控制在两条线之间。上线已成倍地充实、丰富；下线更是成十倍地扩大、复杂，秘书已不能只是读几份文件，看几份基层报告，就可动手做计划，而是要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。因此，中高级秘书要起到的是助理甚至代理的作用。