三、秘书的职业特征

秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有它自己的特征。

1．服务的直接性

秘书的服务性有两种情况：一种是群体为群体服务，譬如整个办公厅或办公室人员为整个机关或领导层服务。但是，更多的秘书人员是单独为某个领导人、上司或雇主服务的，是“一对一”的服务形式。而且，无论领导或上司的身份、地位多高，哪怕是总统、部长或是大公司的总裁、董事长，其秘书都是他们“直接的”甚至可说是“贴身的”工作助手。即使级别、地位的差别再悬殊也不存在中间层次。

秘书服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

2．服务的稳定性

很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”。(www.daowen.com)

3．知识化

秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于“白领”阶层。中、高级秘书还被称为“参谋”、“顾问”、“外脑”，属于“智囊型”人物。

4．年轻化

从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。从主观上说，很多的大专院校毕业生把秘书当作理想职业（日本抽样调查表明，高中女生20%以秘书为理想职业），但不当作终身职业。他们普遍认为当秘书待遇较高，工作环境、条件好，接触人多，工作内容复杂，是锻炼、培养能力的好职业，又把秘书岗位看作是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的大专毕业生接替。从客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书不在此列。

5．女性化

我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数。近二十年来，女性秘书有明显增加的趋势。可是，从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。许多心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适于做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是中、初级秘书的工作正是这种性质。所以西方国家的中、初级秘书女性达到90%。而高级秘书侧重于调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员”，被称为“office girl”。