二、秘书的类别和层次

秘书作为一个职业大类，如同教师、医生一样，横向上有类别、纵向上有层次之分。

1．秘书的类别

秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，服务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。

同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则有“教学秘书”、“科研秘书”和“行政秘书”之分。

美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：

行政秘书。他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤、差旅事宜等等。

公司秘书。又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务、人事、对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。

通讯秘书。他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草、打字、誊印、编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等等。

技术秘书。这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录、编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术项目预算；保管技术性文稿、图纸、表格等。

医学秘书。这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品等。

法律秘书。这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。

2．秘书的层次

秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。(www.daowen.com)

我国政府机关的秘书，因其职务、职责而有相应的行政级别。如中央的秘书可达正部级，省、部的秘书可达厅局级，地、市、厅、局的秘书可达处级，县、团、处的秘书可达科级。其中，有的有职务名称反映其级别，如各级政府机关秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等；更多的虽统称“秘书”，但有一定的级别。过去，我国大中型国营企业都有相应的行政级别，其秘书人员的级别、地位与同级政府机关人员相当。

通常把省、厅两级的秘书人员称为“高级秘书”，把处、科两级的秘书人员称为“中级秘书”，科员级以下的秘书人员则被称为“初级秘书”。高层机关和大型企业可以有高、中级秘书，也可以有初级秘书，可是基层机关和绝大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业则例外。

北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。

1998年3月，劳动和社会保障部开始对北京、天津、上海、重庆、河北、河南、湖北、四川、广东、广西等10个省市进行企业秘书职业鉴定，就划分为“初级秘书、中级秘书、高级秘书”三个层级。对其知识和技能要求都不同。

西方国家政府机关的秘书人员均属文官系统，有明确的层级划分，对职责、学历、资历各有要求。如英国就分为四个等级：

（1）行政级。他们是政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问。其职务和地位相当于秘书长或办公厅主任，甚至可受首长委派担任临时代理或副职。其职责为参与政要，草拟政策方案，协调内部事务，组织掌管财务及人员考核等。多数出身于名牌大学并受过专业培训，而且被规定不得参与政党活动。

（2）执行级。他们管理较小范围内的事务，直接指导、处理日常行政、文书、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长或科长。一般毕业于文官学院或行政学院。

（3）文书级。他们按照法规记录、撰写、制订文件，统计资料，处理日常行政及事务工作。一般为大专毕业生。

（4）助理文书级。他们为打字、速记、缮印、接待等工作人员。青年女性居多。一般为高中毕业生经过短期职业培训者。

其中，前两级与后两级之间有着明显的学历、资历鸿沟。

企业与私人秘书在地位和待遇上也有明显的差距，这是由学历和资历、能力决定的，名称上也有不同。

如美国、日本、澳大利亚等国对秘书学历和资历只分两级，即A级和B级证书。持B级证书者只能担任初级秘书，许多国家称为“文员”；只有取得A级证书者，才能担任正式秘书，从中级起点，以后凭经验、能力、资历升为高级秘书。

英联邦（包括41个国家和地区）有个国际性组织“特许秘书与行政人员公会”，英文全称为The Institute of Chartered Secretaries and Adm inistrators（简称ICSA），专门负责政府机关以外的秘书人员培训。每年在全球举行两次统一考试。凡参加17门课程考试全部及格、又有5年以上秘书工龄者，可取得秘书证书，工资可立即提高40%以上。