经验表明，国家对工业基础信息资源必须统一管理，且需落实到每一产品类。对非关键性形式与规格，技术要求等一律放开，给企业创新留有空间。因此，指南管理重点就放在描述模型、描述标准与描述资源这三类资源以及管理职责体制的建立、统一资源载体的运行上。

1）物品识别指南管理的行政体系

无论从数量规模、还是技术内容来看，指南都是庞大的专用资源体系。指南面对的设计机构、生产企业、供应渠道、信息机构、主管部门纷繁众多（如美国是按政府及专业机构职能来划分“物资统一管理部门”的，即所谓的大单位（MOE）其中如:联邦勤务总署、国防通用物资补给中心、国防工业品供应中心、国防补给器材供应中心、国防建筑器材补给中心、陆军坦克与汽车部、国防电子器材供应中心、国防人员保障中心、国防油料物资供应中心等），管理难度大且要求高，需要强有力的行政保障机制。为此，各国都对相关机构的责任进行了严格的划分。以美国为例，其行政保障机构及职能如下。

（1）主管机构 国防后勤局为法定的物品信息行政主管单位，代表国防部统管和维护联邦编目体系。具体职责如下:

①由负责设施和后勤的助理国防部长具体管理指南的建立与改进工作。

②为指南改进提供一般性指导，完善相关计划和规程，确定建设顺序和方式，组织培训，开展全局性领导和监督。该职责在联邦勤务总署和各军种、国防部各直属局协助下开展。

③为政府和军方各供应单位提供指导和相关工具类资源。

（2）机构责任划分 联邦勤务总署、各军种与国防部直属局的相关职责如下:

①联邦勤务总署协助国防后勤局制定相关政策，建立指南的原则和协调方式。

②对政府和军方的物资编目提供技术指导，制订计划与规程，组织培训，提供资源和领导。

（3）物品识别指南发起机构 任何一种新产品均由一个单位向官方提出指南的注册申请，此即发起机构。其职责是开发、拟定、保管相应指南，与所有参与单位协调。发起单位在指南建立中应满足如下要求。

①单位内部充分协作。

②物品识别需经单位内部确认对各项应用有效。

③确保不重复制定指南，或不对客户产生负面影响。

④各项规章能满足命名结构及主需求规程要求。

（4）物品识别指南需求机构 物品识别指南作为一类规范资源，必然关系一批用户。发起单位应向这些单位提交指南需求。具体提交对象与内容为:

①物品识别指南需求客户为政府机构、军方部门、北约各国、签约供应商等。

②提交内容应包括指南的生成需求、主需求规程、修改或删除规程等。

③新物品定名需求、取消某一物品名称、替换物品名称等。(www.daowen.com)

（5）数据支持机构 各编目责任单位均应制定或修订物品识别定义规定，并在通过审定后著录入国防后勤数据系统。

（6）业务主管机构 国防后勤服务中心为技术主管单位。其职责为:

①制定、修订与维护物品识别指南系统。

②最终审查指南内容和其统一性，根据审查结果决定是否批准发布。终审内容为: （a）解答所有协作方的意见和问题。（b）对指南集作出修改、升级或取消处理。（c）指南集被发布实施，或终止。

③制定和修订军事标准物品特征代码结构（Military Standard Item Characteristics Coding Structure，MILSTICCS）主需求指南及应答表。这是一套与政府和民用领域不同的编码结构，是用于识别指南中物品标识、运输、贮存、处理数据编码的编码结构。其中包括如主原址代码、格式代码、应答代码等是一类格式更严的标识代码体系。

④制定自动输入、筛选和输出的内容、格式与相关技术。

⑤编辑指南建设和计算机处理所需的数据。

⑥发布指南建设和运行管理的相关信息。

⑦为编目库中无用户的或管理者认为均已撤销的物品，拟定物品识别定义规定。

⑧负责提出指南的制定、修订、维护以及所有参加指南使用的单位间的协调工作。正式协调程序为:（a）一件指南文件包需要发至所有协作机构（如相关政府机构、军事服务单位和北约各国），供各单位以30天为周期进行审查。（b）各协作机构也许同意，或不同意，或对指南包（即成套文件）提出修改建议等。

2）物品识别指南建立流程

物品识别信息资源的加工和使用，始终需要行政和技术双方的支持与保障，技术支持是一个上及宏观体制、下达微观数据处理的资源加工与升值过程。因位于国家层面，故有极严格的要求，结合物品识别体系的建立，相关流程如下:

（1）发起单位首先建立反映物品技术特征属性的数据资源，填报建立指南要求的各数据项，并按标准建立特征标识代码，输入中央编码档案中心，待主管机构审批。在联邦编目系统发展史上，“中央编目档案中心”是集中收录物品名称与标识代码等信息的机构。长期以纸介质载体建立物品信息、向政府与军方提供服务。1975年导入数据库系统后，才实现全面数字化，其后逐步演化为“国防综合数据系统”。

（2）经系统自动格式审查与主管机构审批后，将物品识别数据、物品供应方数据、使用方信息等输入综合业务数据库中，以支持政府、军方、企业与服务机构的各项业务。美国的“国防综合数据系统”数据库中，与此相关的内容有两部分:物品总记录和系统支持记录。总记录包含每种供应品的相关数据，主要有国家物品识别号，物品描述特征数据，厂商零件号、参考号，编目管理数据等。系统支持记录则包含与系统有关的数据，如数据编辑与验证表、控制数据以及保障、指示物品总记录的内容和应用的其他代码和数据等。

（3）系统自动格式审查时，将自动比较和校对新增物品、新增供应方的标识与管理数据等，然后再流转到机构审批环节。

（4）对新物品，主管理机构首先审核其联邦物品识别定义规定，从模式上比较是否为重复物品，若无，则建立指南。再将物品特征数据提交中央库，比对库中数据，从特征与性能上找出可能重复、类似的物品。

（5）根据特征数据确定物品间的互换性和替代性。此类数据为“标准化关系”信息，是在国家机构主持下，经广泛协调后，认定某一“授权采购品”可作为“非授权采购品”的替代品，两类物品均编以“物品标准化代码（ISC）”。只有编有物品标准化代码的物品，才具有互换性或替代性。有些物品虽经授权采购，但若无采购需要时，可在标准化关系规定中记为“替代品”。而标准化关系数据（包括其变更、增加与删除等），均由规定的物品标准化数据上报单位上报后记入“中央编目档案”（即数据库），并由其输出提供给规定的数据接收单位，供其他用户查询时提供服务。

（6）生成其他管理功能数据（如指南发布、统计分析、报表制作、控制数据等）。